En fonction du niveau de maturité du niveau de gestion de vos approvisionnements, vous pouvez mettre en place différents modèles logistiques. Nous allons voir ensemble les contrats d’approvisionnement les plus pertinents pour une optimisation de vos coûts de stockage et de gestion. C’est-à-dire les coûts indirects liés à vos appros. On pense ici aux coûts de passation de commande, de facturation, de réception, etc…
Modèle logistique simple : La commande en fonction des besoins
C’est la solution de base utilisée par toutes les sociétés, surtout lorsqu’elles démarrent. Cette méthode a l’avantage de ne pas demander une grande analyse, elle est donc très simple. La simplicité est un choix que je préconise souvent.
Cependant, selon la manière dont sont exprimés les besoins, vous pourrez être amené à passer des commandes à chaque fois qu’une unité d’une référence est demandée. Elle implique donc des coûts indirects élevés. En effet, elle n’est pas associée à une analyse de la fréquence d’utilisation et il n’y a pas de réflexion sur la taille de lot économique. La notion de taille de lot économique est une notion clé en approvisionnement car elle détermine la quantité optimale pour modérer votre niveau de stock et vos frais de gestion.
De plus les fournisseurs n’ont aucune visibilité sur vos besoins. Ils ne peuvent donc pas optimiser leurs productions. S’il y a des frais de lancement ou des réductions de coûts en fonction des quantités, vous aurez du mal à en profiter.
Le contrat d’approvisionnement basé sur le quantitatif annuel
Valeur des références et fréquence d’utilisation
C’est un modèle que je trouve très pertinent car il va plus loin que le modèle précédent. Vous allez identifier les références qui représentent 95% de vos dépenses. C’est-à-dire, vous allez vous intéresser aux références A et B. Pour la définition des classements des références, vous pouvez vous référer à notre article sur le classement ABC XYZ.
Ensuite vous vous intéresserez à la fréquence d’utilisation et vous favoriserez le contrat quantitatif pour les fréquences X, voir Y si le montant est conséquent.
Les avantages de la visibilité
La communication avec vos fournisseurs
Le but du contrat est de communiquer à vos fournisseurs vos besoins annuels sur 12 mois. Grâce à cette information, ils vont pouvoir optimiser leurs productions et par conséquent diminuer les coûts. Ensuite vous vous mettrez d’accord sur la taille des lots à approvisionner. Par exemple, vous achetez 12 000 unités de la référence A1001. Vous notez que votre consommation est régulière. Au lieu de faire des commandes au fil des besoins, vous prévenez donc votre fournisseur que vous ferez des appels de 1000 unités chaque mois. De plus, il devra avoir 1 cadence de 1000 pièces en stock chez lui pour constituer un stock de sécurité.
Les délais réduits
Vous diminuez alors drastiquement vos délais. En effet, un délai habituel de livraison était avant par exemple de 6 semaines, il passe maintenant à 3 ou 5 jours. Il a simplement besoin du temps de traitement interne de votre commande plus le délai du transporteur. Dans cet exemple, les 12 000 unités annuelles peuvent être produites en 1 fois, 2 fois, 3 fois, … C’est au choix du fabricant. En effet cela dépend de la taille des pièces. Si elles sont petites, le coût de stockage associé sera négligeable.
Pour finir sur ce contrat, vous préciserez que les besoins communiqués correspondent à 12 mois de consommations mais que vous vous réservez le droit de les appeler entre 9 mois et 18 mois. Cela vous permettra d’absorber les aléas des ventes.
Un résultat gagnant gagnant
Le fournisseur gagne ainsi l’avantage de la visibilité et de l’assurance que les unités produites seront achetées. Vous avez de votre côté l’avantage de délais raccourcis et de prix d’achats plus faibles. De plus, vous avez la flexibilité de les consommer entre 9 et 18 mois, ce qui vous laisse le temps d’absorber les variations des performances des ventes.
Modèle logistique avancé : La délégation de l’approvisionnement aux fournisseurs
Ce modèle d’approvisionnement est encore d’un niveau au-dessus car il nécessite d’avoir des fournisseurs d’une grande fiabilité.
Pour fonctionner, vous devez utiliser des références qui sont en contrat quantitatif annuel et lui ajouter quelques fonctions supplémentaires. C’est pourquoi il vous faudra pour cela disposer d’un ERP capable de gérer le niveau de stock et le calcul des besoins.
Informations à transmettre au fournisseur
Pour chaque référence mise sous cette forme de contrat, vous devrez fournir chaque semaine au fournisseur, par mail automatisé ou via un accès intranet :
- Votre niveau de stock actuel
- Le niveau de stock mini accepté
- La taille de lot par référence
- Le niveau de stock maxi à ne pas dépasser
- L’historique des consommations sur les X dernières semaines, par exemple 10
- La prévision de vos consommations sur les Y semaines suivantes. Cela sera en fonction de votre métier. Avez-vous de la visibilité sur 4 semaines, 8 semaines, ou plus ? Plus vous donnerez de visibilité, meilleur sera le service du fournisseur.
En conséquent, pour 1 référence mise sous contrat avec délégation d’approvisionnement, vous fournirez des informations sous cette forme :
Référence A1001, désignation AAAAAA
On voit bien sur ce graphique que le stock oscille entre le mini et le maxi. La partie en pointillé représente l’état du stock en fonction des prévisions.
Historique des consommations
| A1001 | S N-4 | S N-3 | S N-2 | S N-1 | S N |
| Historique conso | 40 pièces | 200 pièces | 50 pièces | 300 pièces |
(Pour information, les valeurs du tableau n’ont dans cet exemple pas de lien avec le graphique. Dans la réalité, les valeurs devront correspondre)
Prévisions des consommations
| A1001 | S N | S N+1 | S N+2 | S N+3 | S N+4 |
| Historique conso | 60 pièces | 80 pièces | 100 pièces | 40 pièces | 20 pièces |
Grâce à ces informations associées à votre taille de lot économique, votre fournisseur sait quand il doit vous réapprovisionner. Ainsi, vous n’avez plus qu’à surveiller de temps en temps que le niveau de stock est bien respecté. Vous pouvez programmer des alertes pour vous prémunir d’un stock trop haut ou trop bas afin de contacter le fournisseur en cas de déviation.
Contrats d’approvisionnement Expert : la consignation
Le contrat d’approvisionnement en consignation est le dernier niveau des contrats que je vous recommande. Il est à mettre en place avec les références AX, AY et BX. C’est-à-dire, celles qui ont une grande valeur et une fréquence de consommation élevée.
Ce mode de gestion reprend le contrat quantitatif et le contrat de délégation. Cependant il ajoute une nouvelle couche par la gestion en consignation. Un stock de consignation est un stock qui est physiquement chez vous, dans vos locaux, mais comptablement chez le fournisseur, dans ses comptes. En d’autres termes, cela signifie que vous avez le stock à portée de main sans l’avoir payé. Le mode de fonctionnement est une facturation à la consommation. C’est pourquoi vous déclarerez chaque mois à votre fournisseur les consommations que vous avez faîtes. Il pourra également venir s’en assurer en programmant des tournées régulières. C’est ce qui se fait de plus avancé en terme de contrats d’approvisionnement.
Les contrats d’approvisionnement : ce qu’il faut retenir
Il n’y a pas un contrat d’approvisionnement qu’il serait bon d’appliquer dans tous les cas. Le choix doit se faire en fonction de la catégorisation ABC XYZ. En principe, ce sont des outils qui vous permettront de fiabiliser votre chaîne d’approvisionnement, de raccourcir vos délais, de réduire votre stock et enfin de diminuer les frais indirects liés au surnombre de commandes.
C’est vraiment intéressant !
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