La technique de négociation avancée permet d’obtenir des accords plus intéressants que les techniques habituelles. Elle peut dérouter les entreprises avec qui vous négocierez la première fois. Cependant elle nécessite d’avoir une expérience confirmée car elle est un peu plus complexe à mettre en œuvre. La méthodologie est plus fine, plus précise. Elle fait appel à des notions qui nécessitent de l’expérience comme la théorie des jeux, les enchères inversées, un travail transverse … Je vous transmets ici une technique de négociation point par point. L’art de la négociation n’aura plus de secret.

Méthode de Négociation traditionnelle

Analyse de la demande

Il est un peu prématuré de commencer par parler de technique de négociation. En fait, tout démarre avec une analyse de la demande.

Un projet arrive ou une analyse du portefeuille produit est faite. Ensuite l’acheteur cherche à rassembler toutes les informations qui peuvent lui permettre de créer un cahier des charges, une spécification technique et logistique. Il ne le fait évidemment pas seul. Les services techniques fourniront les spécifications techniques, la qualité donnera les minimums qualitatifs à respecter, les méthodes informeront sur les conditionnements permettant une intégration directement sur la ligne de production et les approvisionnements sur la taille de lots.

Consultation ou RFQ

Grâce à toutes ces données, l’acheteur prépare ce qu’on appelle une RFQ ou Request For Quotation. C’est une consultation qui contient toutes les données précédentes ainsi que les quantités que l’entreprise souhaite acheter.

L’idéal pour l’acheteur est de préparer une consultation avec un format de réponse pré-établi qui permettra une comparaison des offres facilement. Vous pourrez en savoir plus en lisant l’article sur la consultation fournisseur.

Vous pouvez aussi lire cet article pour savoir comment trouver des fournisseurs.

Analyse des offres

Une fois les discussions préliminaires effectuées avec les fournisseurs, vous devriez recevoir quelques réponses. Il vous faudra les comparer dans un tableau de comparaison afin d’établir factuellement lesquelles pourraient être retenues.

C’est le moment de noter toutes les questions que vous pourriez poser à chacun des fournisseurs.

Clarification technique

Vous organisez à ce moment-là, par téléphone, des discussions pour clarifier les points techniques des offres. Vous ne faîtes pas de négociation et vous n’abordez pas le sujet du prix. Aucune technique de négociation n’est à utiliser, vous questionnez simplement. Votre but est de savoir si l’offre est comparable à votre demande et si le fournisseur peut potentiellement être sélectionné. Vous êtes en train de construire votre « short list » de fournisseurs avec qui vous entrerez en négociation.

Négociation conventionnelle

Vous menez ensuite votre négociation suivant votre méthode. Vous faîtes sans doute pour le mieux dans ce contexte-là.

Vous pouvez faire plusieurs tours de négociation, utiliser la décomposition des coûts, la programmation neurolinguistique (PNL), une simple demande de prix cible, etc…

Évaluation des offres

Vous réunissez à cet instant vos collègues des services techniques, qualité et logistique afin de décider ensemble du choix du fournisseur. Il n’est pas nécessaire d’organiser cette réunion pour les petits projets, évidemment.

Le but de cette évaluation est de définir des critères factuels pour compléter l’analyse de prix. Il faudra pondérer les critères et noter les propositions des fournisseurs par rapport à chacun des critères. Je répète, il faut absolument faire venir le débat sur du factuel.

Il arrive souvent que l’évaluation fasse ressortir des zones manquantes aux offres ou à minima des informations à vérifier. Il faut alors refaire un tour de négociation.

Décision d’attribution

Enfin, vous allez communiquer aux différents fournisseurs s’ils ont perdu le projet ou remporté la partie.

Il est parfois difficile d’annoncer à un fournisseur qu’il n’a pas le projet mais cela peut lui permettre de s’améliorer si vous lui expliquer les raisons. A noter que lorsqu’un fournisseur historique perd un marché, il essaiera souvent de faire pression sur vous en appelant toutes les personnes avec qui il a eu contact dans votre entreprise.

Schéma du processus de négociation traditionnel
Schéma d’une technique de négociation conventionnelle

Concept de Négociation Avancée

Objectifs de la Technique de Négociation

Le concept de négociation avancée décrit une méthode innovante et globale de la négociation. Cette technique démarre avec la préparation et l’exécution systématique du processus de négociation. Elle termine par l’attribution du contrat de la manière la plus efficace qui soit.

L’élément le plus important du concept est qu’il intègre les résultats de la théorie des jeux et des enchères dans le contexte de conditions spécifiques à un projet.

L’objectif de la méthode est d’obtenir le résultat de négociation optimal pour l’utilisateur. Le facteur de succès clé est ici l’utilisation combinée de leviers traditionnels et de leviers innovants supplémentaires.

Technique de Négociation : Méthodologie

Contrairement aux formes traditionnelles de négociation, la négociation avancée se fait par la mise en œuvre de règles préalables à la négociation et l’attribution de contrats. Cela a un impact sur les mécanismes de négociation et sur les stratégies de négociation. L’application d’un système de bonus / malus permet de comparer toutes les offres individuelles d’un point de vue coût / bénéfice total, et permet une analyse comparative directe entre les participants.

Les règles de négociation et d’attribution des contrats, ainsi que l’évaluation individuelle des bonus ou malus pour chaque participant sont formulées avant la négociation proprement dite et sont communiquées de manière transparente. La tarification finale et la sélection du fournisseur (telles que définies dans la décision d’attribution du marché) sont réalisées par la mise en œuvre pratique des règles de négociation et de passation de marché qui ont été communiquées aux participants.

Compréhension de la demande

Cette étape est globalement la même que dans la méthode de négociation habituelle. Cependant il faudra en plus s’assurer qu’elle est éligible à cette technique de négociation avancée. En effet, la préparation est plutôt importante alors il faut que le jeu en vaille la chandelle, comme on dit.

Il y a 2 conditions à remplir :

  • Le volume d’achat est-il suffisamment important ? Je conseille un minimum de 50 k€ / an.
  • Le marché est-il suffisamment compétitif pour faire jouer la compétition ? Il faut avoir dans l’idéal 3 fournisseurs ou plus. Dans certains cas, 2 fournisseurs peuvent suffire mais il faudra être vigilant.

Consultation, Analyse et clarification technique

Cette étape se passe de la même manière que précédemment. Il vous faut bien prendre un premier contact avec le marché afin de savoir ce qui est faisable techniquement et connaître la valeur de votre projet. C’est pourquoi il vous faut lancer une consultation standard.

Technique de Négociation : Détermination, Pondération des Bonus-Malus

Vous organiserez le même type de réunion que celle nommée « évaluation » dans la méthode de négociation standard. Cependant au lieu de définir les critères à posteriori, vous les déterminerez à priori. C’est-à-dire avant de commencer la négociation. Cela nécessite de très bien connaître le besoin afin de ne rien oublier. C’est un point clé de la technique de négociation que je partage avec vous.

Votre équipe transverse et vous-même vous mettrez d’accord sur l’importance de chacun de ces facteurs. Vous ferez en sorte de pouvoir les valoriser en pourcentage et/ou en valeur absolue afin de les fusionner avec le montant de l’offre. Cela vous permettra de réaliser une comparaison chiffrée de toutes les offres.

Vous pouvez lire cet article pour connaître les critères de comparaison fournisseur.

Communiquer les règles du jeu

Théorie des jeux appliquée aux achats : les critères d’influence

C’est là que la méthode avancée devient très intéressante. En effet, vous allez définir les règles du jeu auxquelles vont participer vos fournisseurs. Qui dit règles du jeu, dit aussi « Théorie des jeux » : nous y voilà !

La détermination des critères de comparaison ainsi que leurs pondérations vont énormément influencer les fournisseurs sur les facteurs clés de succès qui leur permettront de remporter l’appel d’offres.

En effet, ils sauront de manière certaine s’ils doivent :

  • faire une offre en euros ou en dollars
  • mettre en place un stock de consignation
  • regarder de quoi il est question dans le contrat Qualité
  • etc…

Ils connaîtront aussi la valeur de leur offre en fonction de réponses non tarifées habituellement. Cela constitue la 1ère partie des règles du jeu.

Théorie des jeux appliquée aux achats : les règles du jeu

La seconde partie correspond à la méthode d’attribution du marché. Voici un exemple :

Vous avez un marché X que vous allez attribuer à 2 fournisseurs pour limiter les risques de ruptures d’approvisionnement. Disons que vous ferez 30% – 70%.

Vous pouvez demander une offre en même temps pour 30% du volume et une offre pour 70%. Vous pouvez aussi demander une offre pour 70% et dire que le moins bon aura 30% à un tarif à définir.

Ces 2 options ne vous donneront pas l’avantage :

  • Pour la 1ère, vos connaitrez tout de suite les 2 tarifs mais le 30% sera sans doute peu intéressant. En effet, tous les participants voudront le lot de 70% du volume.
  • Pour la 2nde, vous ne connaitrez même pas le coût des 30% du volume. Il est peu probable que vous vous en sortiez gagnant.

C’est pourquoi la théorie des jeux préconise que vous commenciez par le volume de 30%. Vous optimiserez ainsi son coût. Vous pourrez donner un bonus incitatif comme par exemple, le meilleur aura l’opportunité de négocier pour 1 tour en exclusivité avec l’acheteur. Cela vous permettra d’optimiser le coût du second package de 70%. De nombreuses variantes existent, comme par exemple seules les 2 meilleures offres pourront proposer une offre sur le 70%.

Vous devez penser chaque option que vous avez et retenir la plus bénéfique pour vous. Vous devez aussi analyser les différentes réponses possibles qu’aurait un fournisseur et lui donner des incitations qui l’amèneront à choisir votre solution préférentielle.

Négociation par enchère inversée

Vous pouvez lancer votre négociation de manière traditionnelle par email mais la plus bénéfique pour vous est d’utiliser les enchères inversées. C’est une des armes de la Technique de Négociation Avancée.

A nouveau, la théorie des jeux doit être prise en compte. Quelle type d’enchère doit être utilisée ? Pouvez-vous combiner plusieurs enchères afin de faire plusieurs rounds de négociation ?

Je ferai un article spécifiquement là-dessus mais sachez que des enchères peuvent monter ou descendre. Cela donne de nombreuses possibilités de règles du jeu.

Schéma de la Technique de Négociation Avancée
Technique de Négociation Avancée

Technique de Négociation : les points à connaître

Il y a 7 domaines que vous devez considérer pour maîtriser l’art de la négociation avancée.

Les critères de comparaison fournisseurs

J’ai répertorié 36 critères dans un article spécifique qui traite des points de comparaison des fournisseurs. Cette liste n’est pas exhaustive mais vous donne déjà de quoi travailler.

La définition des règles du jeu

En théorie des jeux, vous êtes le maître du jeu. C’est vous qui définissez ce qu’il y a à gagner et comment on le gagne. Commencez par formuler des hypothèses et testez les jusqu’à obtenir toutes les options. Vous pouvez utiliser un arbre des choix pour vous aider.

Transparence des informations et critères d’évaluation

Pour que ce type de négociation fonctionne, il faut que vos fournisseurs aient confiance en vous. Vous devez faire preuve d’honnêteté. Lorsque les règles sont établies, vous devez vous y tenir même si le résultat n’est pas celui que vous espériez. Par exemple, si le fournisseur gagnant n’est pas le bon, dîtes vous qu’il l’a quand même remporté et que votre avis était subjectif. Votre jugement était peut-être pollué par des rumeurs. Le résultats a été établit factuellement.

Théorie des jeux appliquée aux enchères

Je ferais un article spécifique à ce sujet. Rappelez vous que le choix des enchères et leurs imbrications aura un impact sur les réponses obtenues.

Travail en équipe transverse

La clé de l’adhésion de tous est de travailler très tôt en équipe transverse ou mixte. C’est à dire de bénéficier des points de vue des principaux services de l’entreprise susceptibles d’être liés au choix du fournisseur.

Compétition entre les fournisseurs

Il ne serait pas opportun de lancer une telle négociation avec un fournisseur en monopole. Ainsi vous devrez vous assurer d’avoir une compétition suffisante pour créer une émulation.

Technique de Négociation Avancée sur des Projets incitatifs

La démarche de la négociation avancée demande une somme de travail importante. Il faudra donc s’assurer que le projet est suffisamment gros pour que les fournisseurs et votre entreprise aient envie de se lancer dedans.

Retrouvez ici tous nos articles sur les meilleures pratiques achats.

Si vous découvrir un spectre plus large de la négociation, wikipédia propose une page qui balaie plusieurs domaines : https://fr.wikipedia.org/wiki/N%C3%A9gociation

Et vous, avez vous déjà utilisé ces méthodes ? En connaissez-vous d’autres que vous trouvez efficace ? Commentez cet articles et échangeons ensemble sur les meilleures pratiques.

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