Les « Critères de Comparaison Fournisseurs » ou « Supplier Comparison Factors » en anglais. Il s’agit des critères qui vont permettre à l’acheteur d’effectuer la bonne décision.

Cela a plusieurs intérêts :

  • Le 1er est sortir du choix reposant uniquement sur le prix
  • Le 2nd est de permettre aux commerciaux de comprendre la logique de l’acheteur.

Le fait d’être transparent sur les critères de prise de décision augmente la probabilité de réaliser un bon achat. Le commercial peut alors ajuster son offre selon les critères qui vous satisferont.

comparaison fournisseurs

Les critères principaux de comparaison fournisseurs

Respect du Cahier des charges.

Vous demanderez à vos fournisseurs de détailler toutes les déviations par rapport aux spécifications que vous avez demandé. Ceci vous facilitera grandement la tâche de dépouillement des offres.

Pour vous assurer qu’il soit honnête et exhaustif, vous pourrez lui faire signer un document stipulant que toutes les différences par rapport au cahier des charges qui ne sont pas listées sur le document X, sont susceptibles de faire l’objet d’une réclamation pouvant aller jusqu’au non-paiement d’une certaine fraction de la facture.

 

Prix

Le prix reste évidemment un critère essentiel à la prise de décision. Vous remarquerez que je ne l’ai pas placé en première position.

Savez-vous pourquoi ?

Si les offres reçues ne sont pas au niveau demandé dans le cahier des charges alors les prix ne sont pas comparables. En d’autres termes, pour évaluer un prix et estimer sa pertinence, il faut d’abord que toutes les offres soient acceptables sur le plan technique. Malgré tout, le prix est un critère clé de comparaison fournisseurs.

 

Délais

Vous avez peut-être une date limite à respecter pour votre projet. Il arrive parfois que cette date de livraison soit plus importante que le prix.

criteres de comparaison fournisseur

 

Si vous devez par exemple livrer un chantier à un client et que ce chantier doit être impérativement terminé à une date donnée, alors vous pourrez être amené à sélectionner un fournisseur plus cher mais plus rapide. Cela vous évitera de payer des pénalités de retard à votre client.

Un autre exemple dans le cas d’un magasin de produits. Si vous avez un fournisseur qui livre en 3 jours et un autre en 3 semaines, alors vous devrez avancer plus de trésorerie pour éviter une rupture avec le second fournisseur. Par conséquent, les délais impactent votre BFR (Besoin en Fond de Roulement) et peuvent limiter votre développement.

 

Qualité

Vous pouvez demander à votre fournisseur de maintenir un certain niveau de qualité produit sous peine de refuser et renvoyer la livraison.

Comment faire ?

Vous pouvez établir un certain niveau de ppm. Le ppm signifie partie par million et indique le nombre de pièces défectueuses que vous acceptez de recevoir. Une demande à 0 ppm veut dire que vous n’acceptez aucune pièce défectueuse. C’est quasi impossible à garantir. Une demande à 10 000 ppm signifie que vous acceptez 1% de défauts, soit 1 pièce sur 100.

 

Les critères secondaires de comparaison fournisseurs

Ils sont secondaires mais quand même très importants. C’est simplement pour donner une hiérarchie. Dans certains cas, ils peuvent même être considérés comme critères principaux. Tous les critères de comparaison fournisseurs que je vous liste ne sont pas forcément utiles à votre cas. La liste n’est pas non plus exhaustive.

 

Conditions de paiement

La LME impose en France à payer dans un maximum de 60 jours. Les petites entreprises travaillent souvent avec un paiement à 30 jours.

Si vous arrivez à négocier un paiement à 60 jours ou 45 jours fin de mois alors vous gagnez en besoin en fond de roulement. Votre trésorerie sera moins impactée par l’achat.

Pourquoi ?

Si vous payez à 60 jours et que vous vendez en 15 jours, alors vous n’aurez pas sortie d’argent pour acheter le produit. Vous aurez même reçu le paiement des clients avant d’avoir effectué votre paiement. C’est un sacré avantage qui vous permettra d’investir ailleurs pour augmenter la croissance de votre entreprise.

 

Conditions de livraison

Vous avez peut être entendu parler des InCoTerms qui signifient International Commercial Trade. Il s’agit d’un acronyme de 3 lettres qui va désigner le fonctionnement des conditions de livraison. Pour en savoir plus, il y a un excellent article sur Wikipedia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Incoterm

Vous y trouverez un tableau qui regroupe tous les InCoTerms ainsi que les différents paramètres régies.

Pour vous donner une idée, on y mentionne le chargement camion, le dédouanement, le pré-acheminement, le transport principal, les assurances, etc…

Les 2 extrêmes étant :

  • DDP = tout est inclus dans le prix de transport. Les produits seront livrés chez vous.
  • EXW = Le fournisseur met à disposition ses produits sur le quai de chargement. Vous devez tout organiser.

Les 2 choix ont un intérêt. Si vous avez de bonnes conditions de transport alors peut être qu’il vaut mieux sélectionner EXW.

Pour vous donner une idées, les grands groupes utilisent principalement :

  • EXW
  • FCA (europe)
  • FOB (départ Asie)
  • DDP

 

Prix valides pour toutes les entités du monde

Si vous êtes un groupe international ou multi-sites, je vous conseille fortement de demander à ce que les prix que vous négociez soient valables pour toutes vos entités. Vous pourrez pénaliser ceux qui n’accepteront pas.

 

Monnaie utilisée et son risque

La monnaie est en effet une donnée importante. Si vous êtes européen et que vous achetez en Euros, alors l’effet est neutre. Vous ne connaissez pas de fluctuations.

Par contre, si vous achetez en $ dollars américains, RMB (Renminbi) ou CNI (Yuan) [la monnaie chinoise], la livre anglaise, le franc suisse, ou toute autre monnaie, alors vous devez prendre en compte les risques de fluctuations.

Pourquoi ?

Vous payez toujours vos employés en euros et par conséquent si vous dépensez plus ou moins selon le taux de change, vous devez couvrir ou limiter vos risques.

En effet, j’ai connu des changements importants de valeur de monnaies qui changèrent toute la donne.

Quelques exemples :

  • La livre est passée de 1€ = 1.42 GBP en novembre 2015 à 1€ = 1.11 GBP en septembre 2018. Cela signifie que les acheteurs européens ont gagné 22% sur les prix. Par contre les anglais ont vu leurs coûts d’importation augmenter de 28%. Cela a déclenché le plus grave déficit de l’histoire de Rolls Royce avec un peu plus de 5 milliard d’Euros et 3600 suppressions de postes.
  • Le franc suisse est passé de 1CHF = 1,65 € en juin 2007 à 1 CHF = 1.06€ en février 2017. Cela signifie que l’importation de produits Suisse est extrêmement chère, voire impossible, et que les Suisses ont tout intérêt à importer un maximum dans les pays vendant en euros.

 

LCC ou Low Cost Country

Si vous souhaitez vous développer dans les pays à bas coût vous pouvez prendre en compte ce critère.

 

Localisation géographique

Il est toujours plus simple de travailler avec quelqu’un proche de chez soi. C’est un avantage indéniable qui sera à prendre en compte dans votre comparaison fournisseurs.

 

Différence culturelle

Cela rejoint un peu la localisation géographique. En effet, une culture différente peut amener beaucoup de positifs mais aussi beaucoup de problèmes de communications. Une différence culturelle est parfois liée à un fuseau horaire différent comme l’Inde, la Chine ou les Etats-Unis. Il faudra donc s’adapter pour trouver les créneaux de communication. En effet il peut y avoir 6 à 8h de décalage avec ces pays.

 

Transparence avec la décomposition des coûts

Vous avez eu des exemples de tableaux de décomposition des coûts dans mon E-book « Les 3 étapes pour augmenter vos bénéfices rapidement », pensez à le télécharger dans un des formulaires qui vous le propose.

Ces tableaux vous aideront à comprendre où se situent les marges et quel est votre potentiel de négociation.

 

Coût outillage

Lors d’achat de pièces nécessitant un outillage comme les pièces plastiques par exemple, vous pouvez comparer les prix des outils.

Pensez à y intégrer la garantie de production. C’est-à-dire le nombre de pièces que le fournisseur vous garantit de pouvoir produire sans avoir besoin de changer l’outil.

 

Coût de développement

Votre achat nécessite peut être un travail de la part de la R&D. En conséquent, il peut vous être facturé. Cela fera partie de votre négociation.

 

Contrat cadre signé

Vous avez sans doute des contrats cadres à disposition. Certains fournisseurs l’auront déjà signé et pourront recevoir un bonus pour cela. C’est un aspect important de votre comparaison fournisseurs.

signature contrat

Contrat logistique ou d’approvisionnement signé

Il est possible que vous ayez une annexe à votre contrat qui précise le fonctionnement des approvisionnements. Si elle est signée, c’est un plus.

Stock de consignation

Demandez-vous un stock de consignation ? C’est-à-dire un stock qui est chez vous mais qui appartient au fournisseur. L’avantage est que vous n’avez rien payé pour ce stock et que vous ne payez qu’à la consommation. C’est un bon avantage à récompenser dans une comparaison fournisseurs.

 

Contrat Qualité signé

De la même manière, si le contrat Qualité est signé, vous pouvez alors avantager ces fournisseurs.

Accepte de supporter les coûts de non-conformité

Vous devez demander à votre fournisseur s’il prend en charge les coûts de non-conformité. Cela veut dire s’il reprend les pièces défectueuses qu’il vous aura livré. En cas d’accord, c’est un avantage qui vous fera gagner un temps précieux.

 

Force de proposition

Après vos premières rencontres avec les fournisseurs, vous avez pu identifier ceux qui vous auront faits des propositions allant au-delà de ce qui était initialement attendu. Si vous le jugez pertinent, vous pouvez avantager ces prestataires. En tout cas, je vous le recommande.

 

Innovation

Vous pouvez essayer d’obtenir l’historique des innovations de l’entreprise pour voir dans quelle dynamique elle se situe. C’est toujours un point positif de travailler avec des personnes moteurs et vous pouvez en faire un critère de comparaison fournisseurs. Vous n’hésiterez pas non plus à lui demander sur quelles innovations, l’entreprise travaille actuellement. Les commerciaux sont souvent bavards et seront ravis de vous en dire plus.

 

Capacité de production (ou de livraison en cas de produits catalogues)

Vous savez probablement quelle quantité vous allez acheter par an et quelle est votre progression. Assurez-vous d’en informer clairement vos fournisseurs afin qu’ils s’engagent à répondre à la demande.

 

Productivité

Vous pouvez demander à vos prestataires s’ils peuvent vous proposer un plan de réduction des coûts sur plusieurs années. En principe avec l’expérience, ils vont plus vite à fabriquer vos pièces. Une base de -5% la 2ème année, -4% la 3ème, -3% la 4ème et -2% la 5ème est un bon départ à la discussion.

 

Résultat de l’audit

Qu’avez-vous pensé de son process de management de la qualité ? Son entreprise est-elle conforme à vos attentes ? Le lieu de production est-il propre ? Le personnel est-il formé ? Y a-t-il des contrôles réguliers mis en place tout au long de la production ? etc…

Ces points vous permettent de donner une note à votre fournisseur. Le meilleur recevra un bonus.

 

Performances passées

Le fournisseur est peut-être déjà habitué à travailler avec vous. Vous pouvez alors juger de ses performances sur les aspects :

  • évolutions de prix
  • solutions techniques
  • solutions logistiques
  • niveau de qualité

Profitez-en pour recueillir les impressions de vos collègues des différents services.

 

Les risques

Pensez-vous que certains fournisseurs ont un risque

  • d’approvisionnement ?
  • de démarrage de production ?

 

Certifications

Vous demandez peut être des certificats pour vos produits comme le Bio, ISO9001, etc… Si tous les fournisseurs ne les possèdent pas, vous pouvez les distinguer par ce critère de comparaison fournisseurs.

 

Garantie

Le produit ou service que vous allez acheter est-il couvert par une garantie ? De combien d’année ? Vous vous apercevrez que la durée est négociable et que vous pourrez avantager la meilleure garantie.

 

Situation financière

Vous pouvez et parfois devez demander les bilans ainsi que les comptes de résultats de vos fournisseurs. Si vous vous engagez avec quelqu’un qui accepte toutes vos conditions mais qui risque de faire faillite, vous serez alors en mauvaise posture d’ici quelques mois. C’est un critère de comparaison fournisseurs important dans le cas d’achats récurrents.

 

Votre part dans le chiffre d’affaires du fournisseur

Essayez autant que possible de peser dans le chiffre d’affaires de votre fournisseur. Vous aurez ainsi toute son attention. Cependant, faîtes attention à ne pas le rendre dépendant de vous. En effet, je recommande d’essayer d’être entre 5% et 25% du chiffre d’affaires de votre fournisseur.

En-dessous, vous risquez de ne pas avoir beaucoup de poids.

Au-dessus, si du jour au lendemain vous décidez de ne plus travailler avec lui, alors vous pouvez le mettre en faillite. Ce n’est pas souhaitable.

 

Fournisseur préférentiel

Avec l’expérience, vous avez sans doute établi une base de fournisseurs préférentiels. Ces partenaires peuvent être avantagés si vous le décidez. Je vous le recommande car c’est toujours plus simple de travailler avec quelqu’un qui vous connaît. Cela vous fera gagner du temps.

 

Relation avec le fournisseur

Si vous connaissez déjà le fournisseur, vous êtes capable d’évaluer votre niveau de relation avec lui. C’est un critère subjectif qui permet néanmoins de prendre en compte quelqu’un qui sera aidant ou compliqué.

Demandez-vous s’il vous a aidé lors des problèmes que vous avez rencontrés ? Est-ce qu’il répond rapidement à vos sollicitations ?

Nouveau fournisseur

Un nouveau fournisseur que vous ne connaissez pas peut représenter un risque et nécessiter plus de travail afin de valider qu’il est au niveau minimum requis. Un nouveau fournisseur peut donc être désavantagé.

 

Réputation du fournisseur

Si un de vos fournisseurs est réputé sur le marché, alors c’est un petit gage de qualité. Vous pouvez l’avantager dans votre comparaison fournisseurs.

 

Réciprocité de la relation

C’est une petite astuce qu’il vaut mieux avoir à l’esprit, on est souvent plus satisfait quand on travaille avec quelqu’un d’une taille équivalente.

Exemples :

  • Un logiciel ERP pour la gestion de votre entreprise. Si vous êtes un groupe important et international, alors SAP sera idéal. Si vous êtes une PME, alors cet outil puissant sera démesuré par rapport à vos besoins. Vous payerez trop cher par rapport à l’utilisation que vous en ferez. A l’inverse si vous êtes un grand groupe et que vous pensez faire des économies en prenant un logiciel d’une petite structure, vous aurez du mal à obtenir l’assistance à l’international.
  • Une agence de publicité. Si vous êtes une petite entreprise et que vous faîtes appel à un des leaders internationaux, vous aurez sans doute droit à l’équipe de stagiaires. De la même manière si vous êtes international, alors il vous faudra faire appel à ces grandes agences internationales pour construire un message cohérent à travers plusieurs cultures.

Désir de développement

Ressentez-vous un désir de développer la relation de la part de vos fournisseurs ? Si oui, alors cherchez à savoir pour quelles raisons. Cela conduire à lui mettre un bonus ou un malus. C’est un critère de comparaison fournisseurs assez subjectif et on peut parfois se tromper.

 

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