Il est important de réaliser des audits de vos fournisseurs régulièrement afin de vous assurer de leur niveau technique, management de la qualité et processus. Vous cherchez à avoir des partenaires qui maîtrisent leurs processus de fabrication, qui cherchent à s’améliorer constamment et qui vous font bénéficier de leurs progrès. Il est donc primordial d’effectuer un bilan ou contrôle à intervalle régulier. Un audit fournisseur se planifie et il est bien d’auditer la même entreprise avec un cycle de 3 ans.

Au cas où vous ne soyez par familier avec ce terme, l’audit est un contrôle, un diagnostic, un bilan ou une vérification de l’état du fournisseur.

Chacune des grandes parties de l’évaluation doivent être pondérées. Vous trouverez le bon équilibre en fonction de vos priorités. A la fin, cela vous permet d’attribuer une note au fournisseur. En fonction du résultat vous en déduirez s’il est apte à travailler avec vous, si vous devez l’aider à s’améliorer ou si vous devez arrêter toute collaboration.

L'audit d'un fournisseur est une simple liste de questions à vérifier

Audit Fournisseur : Structure, Capacités et Savoir-Faire

Taille de l’entreprise

La question à se poser lors de l’audit fournisseur est : l’entreprise a-t-elle la taille requise pour bien vous servir ? Si vous êtes une entreprise internationale et que vous traitez avec un artisan ou une très petite structure, cela peut poser quelques soucis d’échelle. Le sous-traitant pourra avoir des difficultés à livrer les quantités demandées dans les zones géographiques requises.

Le volume d’achats que vous faîtes chez cette entreprise est-il trop important et le rend il dépendant de vous ? Une situation de dépendance vous oblige à quelques obligations légales car il peut s’agir de salariats déguisés. On dit souvent qu’il ne faut pas dépasser 30% du chiffre d’affaires de votre fournisseur.

Propriétaire de l’entreprise et son réseau

La société est elle la propriété d’une personne avec qui vous avez un contact direct ou est-ce un fond de pension ? La question porte sur l’accès aux décisionnaires. Généralement, plus on a accès au sommet de la hiérarchie et plus on peut être sûr des engagements pris par le fournisseur.

Le prestataire a-t-il un réseau, local, régional, national ou international ? Sera-t-il capable de vous accompagner où vous le souhaitez ?

Une nouvelle société ou une start-up est souvent déconseillé car 50% des nouvelles entreprises ferment après 5 ans. Vous auriez alors 1 chance sur 2 pour que votre partenaire ne soit pas viable.

Le Réseau de Sous-traitants de votre Fournisseur

Ce sujet demande à ce qu’on vérifie que le fournisseur audité est bien capable d’approvisionner tous les composants du produit que vous lui achetez. Il faut alors veiller à faire un bilan de son processus achats. Par exemple, comment valide-t-il un nouveau fournisseur ?

Ses sous-traitants sont-ils capables de rayonner sur la même zone géographique : locale, régionale, nationale, internationale. Ainsi l’idée est de s’assurer qu’il n’y a pas de « trou » dans l’approvisionnement.

Contacts clés du fournisseur

La question à vérifier lors de l’audit fournisseur est de savoir si on sait à qui s’adresser dans chacun des cas que nous rencontrerons. En d’autres termes, avez-vous un contact commercial, qualité, production, logistique, R&D ? Cette vérification peut paraître anodine mais cela confirme si l’entreprise est structurée.

Imaginez que ce soit le dirigeant de l’entreprise qui réponde à tous ces rôles. Pensez-vous qu’il aura toujours le temps de régler ces problèmes ?

Lorsque vous travaillerez avec des équipes et des fournisseurs à l’international, il est préférable de savoir dans quelle langue se fera la communication. Par conséquent, il est utile de s’assurer que le fournisseur parle anglais (ou une autre langue commune) lors de l’audit.

Audit Fournisseur : Évaluation de son expérience

Vous essaierez maintenant de comparer les produits ou services qu’il vend actuellement à ce que vous comptez lui acheter. Ceci peut être assez subjectif, cependant vous devez vous assurer qu’il y a une correspondance pour plus de sûreté.

Les quantités que vous planifiez d’acheter sont elles cohérentes avec les capacités de production de l’entreprise fournisseur ? Cette question est donc un peu liée à sa taille ou ses capacités libres.

Vous pouvez aussi demander qui sont ses clients et voir s’ils vous ressemblent. Ce sera toujours un gage de sûreté. Néanmoins, il est préférable de ne pas avoir de concurrents directs.

Enfin, vous pouvez le questionner sur les technologies qu’il possède afin de constater si certaines peuvent vous intéresser.

Engagement et détermination de la direction

Cette partie de l’audit fournisseur consiste à évaluer l’intérêt réel du Top Management. Le fait de travailler avec vous est-il un intérêt stratégique ? Si vous êtes stratégie pour le fournisseur alors vous bénéficierez d’une attention toute particulière. Le Top Management fera des efforts pour satisfaire vos besoins.

Audit Fournisseur : Qualité et processus de Management

Système d’assurance Qualité concernant les procédures et l’organisation

Nous cherchons à connaître la maturité des procédures chez le fournisseur. A-t-il décrit ce que chaque poste fait et chaque poste fait-il ce qui est écrit pour une situation donnée ?

Ainsi, si le fournisseur est ISO 9001 alors vous avez déjà votre réponse. Au cas où ce ne soit pas le cas, vous devez vérifier son fonctionnement. Ma méthode favorite est de lui demander de décrire son fonctionnement et de demander des preuves documentées pour chacune des informations.

Vous pouvez aussi demander si des clients prestigieux ont effectué un audit et quelle note ils ont obtenu. J’ai souvent pu observer que certaines entreprises affichaient les résultats d’audits dans le hall d’accueil.

De même, il est aujourd’hui important de vérifier les procédures qui se rapportent à l’environnement. Vous pouvez demander s’il ont l’ISO14001.

Audit fournisseur : Approbation des spécifications

Lorsque vous demandez à un fournisseur de fabriquer un produit. S’il accepte et commence la production, vous pouvez trouver cela génial. Mais qu’en est-il en réalité ? Vous a-t-il posé des questions sur les documents que vous lui avez transmis ?

La communication est rarement limpide à 100%. Par conséquent, une entreprise qui ne vous questionne pas sur les spécifications transmises ne les aura peut-être pas bien étudiées. Vous n’aurez peut être pas ce que vous pensez avoir demandé.

Ci-dessous une illustration des difficultés que peut représenter la communication.

La communication, un défi à vérifier lors de l'audit fournisseur
Source : www.anyideas.net L’image a été modifiée mais j’aime citer une source intéressante

Par conséquent, si un fournisseur ne vous questionne pas, méfiez-vous.

Lors de l’audit fournisseur, je vous encourage à rencontrer les personnes clés des services techniques afin de valider avec eux leur niveau sur la technologie en question.

Assurance Qualité vis-à-vis des fournisseurs, des achats de production et services

Nous pouvons généralement émettre l’hypothèse suivante. Si une entreprise s’assure de la Qualité de ses fournisseurs et contrôle ce qu’elle achète, alors le risque de défaut Qualité sur les produits qu’elle vend est réduit. Il est évident qu’il faut en plus s’assurer de la Qualité de sa propre production.

Par conséquent, nous cherchons à savoir comment sont contrôlées les pièces réceptionnées. De même, nous cherchons à vérifier comment elle communique les problèmes qualité à ses fournisseurs.

Vous pourrez en avoir un aperçu en demandant qui intervient et pour effectuer quelle(s) action(s). Si personne n’est désigné par une procédure, alors il n’y a probablement pas de communication.

De plus, si aucune évaluation fournisseur n’existe alors il n’y a probablement pas de surveillance. En effet, ce qui n’est pas mesuré s’améliore rarement.

Audit du contrôle avant expédition

Vous voulez être certain que le fournisseur vérifie que la production est conforme avant l’expédition vers votre société. C’est pourquoi vous devez questionner cette fonction de l’entreprise et demander des preuves documentées de ce qui est fait.

Ainsi vous pourrez interroger sur les cas où une expédition avait été contrôlée non conforme. Que s’est il passé ensuite ? Ont-ils quand même expédié la marchandise ? Ou bien l’ont-ils identifiée et mise en quarantaine pour vérification et correction ?

Les problèmes qualités sont ils enregistrés et y a-t-il des statistiques afin d’étudier les récurrences ?

Reporting Qualité et Amélioration Continue

Il est également facile de vérifier ce point. Il suffit de prêter attention aux affichages dans l’atelier. Les indicateurs clés concernant la qualité sont-ils affichés et à la vue de tous ?

Vous pouvez aussi demander s’il y a un programme de formation documenté afin de rendre les employés polyvalents et plus performants.

De même pensez à questionner sur l’existence d’un programme d’amélioration continue. Cela vous donnera un indice sur la maturité de l’entreprise.

Management de la non Qualité ou non Conformité

Une qualité de production à 100% est sûrement impossible ou très coûteuse. Il n’est donc pas étonnant qu’il y ait quelques non conformités. Notre but ici est de s’assurer que ces baisses de performances soient non récurrentes et analysées.

Vous pouvez demander comment est gérée la non qualité et où sont enregistrés les informations. De plus, il peut être profitable de voir comment ces événements sont documentés. S’agit-il d’un 8D Report, y a-t-il une analyse, comment et par qui est-elle menée ?

Il ‘agit d’autant de points sur lesquels vous sentirez si l’entreprise a des automatismes ainsi qu’une procédure connue et respectée.

Une fois l’analyse effectuée, observez-vous des preuves que l’amélioration requise est mise en place ? En effet, il ne suffit pas d’analyser. Il faut aussi corriger sur le long terme.

Documentation du changement

Au cours de la vie d’un produit, les plans peuvent être amenés à évoluer. Il est alors utile de vérifier comment le fournisseur gère un changement de plan. En effet, si son système de documentation n’est pas parfait, alors vous pourrez vous retrouver avec une différence entre ce que vous penserez avoir commandé et ce que vous recevrez.

Il est donc utile de prendre un exemple de plan ou de spécification et de vérifier comment le sous-traitant a documenté l’historique des modifications.

Documentation sur les paramètres de production

Lors de votre visite de contrôle, il est primordial d’effectuer une visite de l’atelier. Vous pourrez ainsi vous rendre compte de ce qu’il s’y passe et mieux comprendre d’éventuels problèmes.

Partant de ce fait, demandez à chaque étape de la production de voir les instructions de travail pour chaque poste sur une pièce donnée. Si des étapes vous semblent manquantes, alors vous pouvez en discuter avec la société. De même, vous pouvez vérifier si les informations concernant les réglages machines sont bien disponibles pour l’opérateur.

Vérification des instruments de mesures

Durant l’audit vous vous êtes bien assurés que les contrôles à chaque étape de la production étaient effectués. Cependant, il faut aussi garantir que les instruments de contrôles soient en état de fonctionnement.

Avez-vous vu des gabarits GO-NO GO ? Les instruments de mesures sont ils vérifiés régulièrement par un organisme indépendant ? L’entreprise possède-t-elle suffisamment d’équipements pour une vérification normale de la production ?

Contrôle de l’emballage interne et externe

Tout d’abord, lors de la production, les pièces doivent pouvoir être tracées et on doit savoir à tout moment où elles se trouvent. Par conséquent, un système de manipulation adéquat doit être en place pour éviter toute non conformité lors de la logistique interne. Un système de traçabilité informatique est vraiment apprécié.

De plus, un système de production par batch card est préférable. Il permet de standardiser les quantités produites et les moyens mis en œuvre pour le faire.

Enfin, lors de l’expédition, les produits doivent être emballés convenablement afin de prévenir tout risque de dommage. Un bon de livraison doit être fourni ainsi qu’une facture.

Approbation et rapport de mesures

Principalement pour la 1ère livraison, il est important de recevoir un rapport de mesure afin de valider que la livraison correspond bien à vos attentes. Vous pourrez ainsi faire un double contrôle en faisant vous aussi un rapport de mesures. Cela permet de voir si les méthodes de mesures sont identiques et si les résultats sont comparables.

De plus, vous pourrez enquêter sur l’existence de contrôles aléatoires tout au long de la production. Ces vérifications permettent à un usine de maintenir un haut niveau de qualité à tout moment.

Audit Fournisseur : Ce qu’il faut retenir

Le déroulement de l’audit fournisseur se fait par étapes. Ce sont les grands titre que vous avez pu lire ci-dessus. C’est plutôt simple et les fournisseurs sont souvent coopératifs. La clés de succès est de demander une preuve à chaque élément de réponse.

Une fois toutes les questions posées et les réponses obtenues, vous allez pouvoir rédiger votre rapport d’audit. Il s’agira d’un résumé sur les points essentiels que vous aurez retenus.

Si vous le souhaitez je pourrais vous faire parvenir une grille avec les pondérations qui permettent de donner une note.

Avoir les meilleurs fournisseurs vous permettra d’avoir un avantage compétitif sur vos concurrents. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour apprendre à maîtriser vos achats.

Vous pourrez lire la suite de cette article sous ce lien : “Comment faire un audit Qualité (partie 2/2)”

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