Comment réaliser un Audit Fournisseur

Il est important de réaliser des audits de vos fournisseurs régulièrement afin de vous assurer de leur niveau technique, management de la qualité, processus ainsi que de leur capacités à reproduire la qualité attendue. Vous cherchez à avoir des partenaires qui maîtrisent leurs processus de fabrication, qui cherchent à s’améliorer constamment et qui vous font bénéficier de leurs progrès. Il est donc primordial d’effectuer un bilan ou contrôle à intervalle régulier. Un audit fournisseur se planifie et il est bien d’auditer la même entreprise avec un cycle de 3 ans.

Au cas où vous ne soyez par familier avec ce terme, l’audit est un contrôle, un diagnostic, un bilan ou une vérification de l’état du fournisseur. Il finit par une proposition de plusieurs actions correctives permettant l’amélioration des performances du système qualité.

Chacune des grandes parties de l’évaluation doivent être pondérées. Vous trouverez le bon équilibre en fonction de vos priorités. A la fin, cela vous permet d’attribuer une note au fournisseur. En fonction du résultat vous en déduirez s’il est apte à travailler avec vous, si vous devez l’aider à s’améliorer ou si vous devez arrêter toute collaboration. Vous évaluez sur plusieurs thématique sa gestion de la qualité.

Audit Fournisseur : Structure, Capacités et Savoir-Faire

Taille de l’entreprise

La question à se poser lors de l’audit fournisseur est : l’entreprise a-t-elle la taille requise pour bien vous servir ? Si vous êtes une entreprise internationale et que vous traitez avec un artisan ou une très petite structure, cela peut poser quelques soucis d’échelle. Le sous-traitant pourra avoir des difficultés à livrer les quantités demandées dans les zones géographiques requises.

Le volume d’achats que vous faîtes chez cette entreprise est-il trop important et le rend il dépendant de vous ? Une situation de dépendance vous oblige à quelques obligations légales car il peut s’agir de salariats déguisés. On dit souvent qu’il ne faut pas dépasser 30% du chiffre d’affaires de votre fournisseur.

Propriétaire de l’entreprise et son réseau

La société est elle la propriété d’une personne avec qui vous avez un contact direct ou est-ce un fond de pension ? La question porte sur l’accès aux décisionnaires. Généralement, plus on a accès au sommet de la hiérarchie et plus on peut être sûr des engagements pris par le fournisseur.

Le prestataire a-t-il un réseau, local, régional, national ou international ? Sera-t-il capable de vous accompagner où vous le souhaitez ?

Une nouvelle société ou une start-up est souvent déconseillé car 50% des nouvelles entreprises ferment après 5 ans. Vous auriez alors 1 chance sur 2 pour que votre partenaire ne soit pas viable.

Le Réseau de Sous-traitants de votre Fournisseur

Ce sujet demande à ce qu’on vérifie que le fournisseur audité est bien capable d’approvisionner tous les composants du produit que vous lui achetez. Il faut alors veiller à faire un bilan de son processus achats. Par exemple, comment valide-t-il un nouveau fournisseur ?

Ses sous-traitants sont-ils capables de rayonner sur la même zone géographique : locale, régionale, nationale, internationale. Ainsi l’idée est de s’assurer qu’il n’y a pas de « trou » dans l’approvisionnement.

Contacts clés du fournisseur

La question à vérifier lors de l’audit fournisseur est de savoir si on sait à qui s’adresser dans chacun des cas que nous rencontrerons. En d’autres termes, avez-vous un contact commercial, le responsable qualité, production, logistique, R&D ? Cette vérification peut paraître anodine mais cela confirme si l’entreprise est structurée.

Imaginez que ce soit le dirigeant de l’entreprise qui réponde à tous ces rôles. Pensez-vous qu’il aura toujours le temps de régler ces problèmes ?

Lorsque vous travaillerez avec des équipes et des fournisseurs à l’international, il est préférable de savoir dans quelle langue se fera la communication. Par conséquent, il est utile de s’assurer que le fournisseur parle anglais (ou une autre langue commune) lors de l’audit.

Audit Fournisseur : Évaluation de son expérience

Vous essaierez maintenant de comparer les produits ou services qu’il vend actuellement à ce que vous comptez lui acheter. Ceci peut être assez subjectif, cependant vous devez vous assurer qu’il y a une correspondance pour plus de sûreté.

Les quantités que vous planifiez d’acheter sont elles cohérentes avec les capacités de production de l’entreprise fournisseur ? Cette question est donc un peu liée à sa taille ou ses capacités libres.

Vous pouvez aussi demander qui sont ses clients et voir s’ils vous ressemblent. Ce sera toujours un gage de sûreté. Néanmoins, il est préférable de ne pas avoir de concurrents directs.

Enfin, vous pouvez le questionner sur les technologies qu’il possède afin de constater si certaines peuvent vous intéresser.

Engagement et détermination de la direction

Cette partie de l’audit fournisseur consiste à évaluer l’intérêt réel du Top Management. Le fait de travailler avec vous est-il un intérêt stratégique ? Si vous êtes stratégie pour le fournisseur alors vous bénéficierez d’une attention toute particulière. Le Top Management fera des efforts pour satisfaire vos besoins.

Audit Fournisseur : Qualité et processus de Management

Système d’assurance Qualité concernant les procédures et l’organisation

Nous cherchons à connaître la maturité des procédures chez le fournisseur. A-t-il décrit ce que chaque poste fait et chaque poste fait-il ce qui est écrit pour une situation donnée ? Le système de management est il à jour ? Existe-t-il une politique qualité ? Y a-t-il des contrôles qualité ?

Ainsi, si le fournisseur a une certification ISO 9001 alors vous avez déjà votre réponse. Au cas où ce ne soit pas le cas, vous devez vérifier son fonctionnement. Il peut avoir un référentiel proche de la norme ISO sans avoir voulu payer la certification. Ma méthode favorite est de lui demander de décrire son fonctionnement et de demander des preuves documentées pour chacune des informations.

Vous pouvez aussi demander si des clients prestigieux ont effectué un audit et quelle note ils ont obtenu. Ce sont des référentiels qui utilisent souvent les meilleurs pratiques en terme d’audit. J’ai souvent pu observer que certaines entreprises affichaient les résultats d’audits dans le hall d’accueil. C’est un bon indice dans votre quête d’avoir un prestataire assurant une qualité optimale.

De même, il est aujourd’hui important de vérifier les procédures qui se rapportent à l’environnement. Vous pouvez demander s’il ont l’ISO14001 et tout que qui touche à la QSE (Qualité et Sécurité Environnement).

Audit fournisseur : Approbation des spécifications

Lorsque vous demandez à un fournisseur de fabriquer un produit. S’il accepte et commence la production, vous pouvez trouver cela génial. Mais qu’en est-il en réalité ? Vous a-t-il posé des questions sur les documents que vous lui avez transmis ?

La communication est rarement limpide à 100%. Par conséquent, une entreprise qui ne vous questionne pas sur les spécifications transmises ne les aura peut-être pas bien étudiées. Vous n’aurez peut être pas ce que vous pensez avoir demandé.

Ci-dessous une illustration des difficultés que peut représenter la communication.

Par conséquent, si un fournisseur ne vous questionne pas, méfiez-vous.

Lors de l’audit fournisseur, je vous encourage à rencontrer les personnes clés des services techniques afin de valider avec eux leur niveau sur la technologie en question.

Assurance Qualité vis-à-vis des fournisseurs, des achats de production et services

Nous pouvons généralement émettre l’hypothèse suivante. Si une entreprise s’assure de la Qualité de ses fournisseurs et contrôle ce qu’elle achète, alors le risque de défaut Qualité sur les produits qu’elle vend est réduit. Il est évident qu’il faut en plus s’assurer de la Qualité de sa propre production.

Par conséquent, nous cherchons à savoir comment sont contrôlées les pièces réceptionnées. De même, nous cherchons à vérifier comment elle communique les problèmes qualité à ses fournisseurs. Finalement nous voulons en apprendre plus sur sa démarche-qualité.

Vous pourrez en avoir un aperçu en demandant qui intervient et pour effectuer quelle(s) action(s). Si personne n’est désigné par une procédure, alors il n’y a probablement pas de communication et pas d’objectifs de qualité.

De plus, si aucune évaluation fournisseur n’existe alors il n’y a probablement pas de surveillance. En effet, ce qui n’est pas mesuré s’améliore rarement.

Audit du contrôle avant expédition

Vous voulez être certain que le fournisseur vérifie que la production est conforme avant l’expédition vers votre société. C’est pourquoi vous devez questionner cette fonction de l’entreprise et demander des preuves documentées de ce qui est fait.

Ainsi vous pourrez interroger sur les cas où une expédition avait été contrôlée non conforme. Que s’est il passé ensuite ? Ont-ils quand même expédié la marchandise ? Ou bien l’ont-ils identifiée et mise en quarantaine pour vérification et correction ?

Les problèmes qualités sont ils enregistrés et y a-t-il des statistiques afin d’étudier les récurrences ?

Reporting Qualité et Amélioration Continue

Il est également facile de vérifier ce point. Il suffit de prêter attention aux affichages dans l’atelier. Les indicateurs clés concernant la qualité sont-ils affichés et à la vue de tous ?

Vous pouvez aussi demander s’il y a un programme de formation documenté afin de rendre les employés polyvalents et plus performants.

De même pensez à questionner sur l’existence d’un programme d’amélioration continue. Cela vous donnera un indice sur la maturité de l’entreprise.

Management de la non Qualité ou non Conformité

Une qualité de production à 100% est sûrement impossible ou très coûteuse. Il n’est donc pas étonnant qu’il y ait quelques non conformités. Notre but ici est de s’assurer que ces baisses de performances soient non récurrentes et analysées.

Vous pouvez demander comment est gérée la non qualité et où sont enregistrés les informations. De plus, il peut être profitable de voir comment ces événements sont documentés. S’agit-il d’un 8D Report, y a-t-il une analyse, comment et par qui est-elle menée ?

Il ‘agit d’autant de points sur lesquels vous sentirez si l’entreprise a des automatismes ainsi qu’une procédure connue et respectée.

Une fois l’analyse effectuée, observez-vous des preuves que l’amélioration requise est mise en place ? En effet, il ne suffit pas d’analyser. Il faut aussi corriger sur le long terme.

Documentation du changement

Au cours de la vie d’un produit, les plans peuvent être amenés à évoluer. Il est alors utile de vérifier comment le fournisseur gère un changement de plan. En effet, si son système de documentation n’est pas parfait, alors vous pourrez vous retrouver avec une différence entre ce que vous penserez avoir commandé et ce que vous recevrez.

Il est donc utile de prendre un exemple de plan ou de spécification et de vérifier comment le sous-traitant a documenté l’historique des modifications.

Documentation sur les paramètres de production

Lors de votre visite de contrôle, il est primordial d’effectuer une visite de l’atelier. Vous pourrez ainsi vous rendre compte de ce qu’il s’y passe et mieux comprendre d’éventuels problèmes.

Partant de ce fait, demandez à chaque étape de la production de voir les instructions de travail pour chaque poste sur une pièce donnée. Si des étapes vous semblent manquantes, alors vous pouvez en discuter avec la société. De même, vous pouvez vérifier si les informations concernant les réglages machines sont bien disponibles pour l’opérateur.

Vérification des instruments de mesures

Durant l’audit vous vous êtes bien assurés que les contrôles à chaque étape de la production étaient effectués. Cependant, il faut aussi garantir que les instruments de contrôles soient en état de fonctionnement.

Avez-vous vu des gabarits GO-NO GO ? Les instruments de mesures sont ils vérifiés régulièrement par un organisme indépendant ? L’entreprise possède-t-elle suffisamment d’équipements pour une vérification normale de la production ?

Contrôle de l’emballage interne et externe

Tout d’abord, lors de la production, les pièces doivent pouvoir être tracées et on doit savoir à tout moment où elles se trouvent. Par conséquent, un système de manipulation adéquat doit être en place pour éviter toute non conformité lors de la logistique interne. Un système de traçabilité informatique est vraiment apprécié.

De plus, un système de production par batch card est préférable. Il permet de standardiser les quantités produites et les moyens mis en œuvre pour le faire.

Enfin, lors de l’expédition, les produits doivent être emballés convenablement afin de prévenir tout risque de dommage. Un bon de livraison doit être fourni ainsi qu’une facture.

Approbation et rapport de mesures

Principalement pour la 1ère livraison, il est important de recevoir un rapport de mesure afin de valider que la livraison correspond bien à vos attentes. Vous pourrez ainsi faire un double contrôle en faisant vous aussi un rapport de mesures. Cela permet de voir si les méthodes de mesures sont identiques et si les résultats sont comparables.

De plus, vous pourrez enquêter sur l’existence de contrôles aléatoires tout au long de la production. Ces vérifications permettent à un usine de maintenir un haut niveau de qualité à tout moment.

Logistique et Supply Chain

Planning et délais

Le planning de production et les délais de livraison sont les 2 éléments clés de cette partie. Premièrement, afin de rester pragmatique, vous devez comparer les délais de la société avec les délais habituellement observés sur ce secteur.

Ensuite vous devrez poser des questions sur le fonctionnement du planning de production. Existe-t-il une systématisation de la démarche ? Vous n’avez pas besoin d’être plus précis, votre interlocuteur se fera un plaisir de vous apporter les éléments.

Enfin, lorsque vous avez une demande urgente, trouvez vous en face des personnes conciliantes et flexibles ? Ou bien sont-ils rigides et n’acceptent-ils aucun imprévu ? C’est un point très important car vous rencontrerez toujours des imprévus à l’origine d’un client ou d’un loupé chez vous.

Capacité de production

Il existe quelques questions simples à poser lorsque vous voulez faire un audit de cette partie. Vous pouvez commencer par demander le nombre d’équipes qui travaillent sur votre production. Ont-ils prévu un stock de sécurité chez eux pour palier à un problème de production ou d’approvisionnement ?

Enfin, combien de jours et d’équipes sont nécessaires pour produire l’équivalent d’une livraison de taille usuelle ?

Export et expérience logistique

Il peut être utile de savoir quel est le niveau d’expérience que possède le sous-traitant sur les livraisons à l’international. N’hésitez pas à lui poser des questions sur les lieux où se trouvent ses clients. Vous pouvez également demander de quels pays il importe ses achats. Vous saurez ainsi s’il a de l’expérience dans les 2 sens (import et export).

A titre pratique, est-ce que le fournisseur se trouve près d’un aéroport, d’une autoroute ou se situe-t-il dans une impasse sur un chemin non goudronné ?

Concepts logistiques

Votre fournisseur connait-il les différents modèles logistiques que vous utilisez ? A savoir, les commandes au fil de l’eau, les contrats quantitatifs, les contrats pour lesquels le fournisseur gère les appels et la consignation. Faire un audit de la logistique nécessite également que vous connaissiez les bases des modèles. Si vous le souhaitez, je pourrais développer ce sujet.

S’il ne les connaît pas ou n’a pas d’expérience, met-il un frein à leur utilisation ou est-il prêt à le faire ?

La volonté est souvent un point clé de réussite dans les relations commerciales.

Spécification de l’emballage et des étiquettes

Les documents nécessaires aux envois internationaux sont-ils bien conformes aux standards internationaux et en anglais ?

Il est possible (et conseillé) d’avoir son propre système d’étiquette. Avez-vous pu en discuter avec le fournisseur et est-il capable / d’accord pour l’utiliser ?

Lors d’expéditions internationales, il est souvent nécessaire d’avoir de bonnes connaissances sur les documents administratifs à présenter. Le risque est de voir ses expéditions bloquées en douane ou de n’être jamais payé par le client en cas de lettre de crédit. Vous pouvez alors questionner le prestataire sur son expérience en livraison aérienne et maritime.

Faire un Audit Qualité Fournisseur : Technologie, Production et Ingénierie

Processus de fabrication

Une visite de l’atelier de production s’impose pour bien évaluer cette partie. Il vous faudra avoir l’œil et bien connaître ce qui constitue le cœur des compétences à maîtriser en interne.

En effet, la première vérification consiste à déterminer si toutes les compétences clés sont présentes sur le site de production. Est-ce que les étapes déterminantes de la fabrication sont bien faîtes par votre fournisseur ? Dans le cas contraire, vous pourriez vous être trompé de cible.

Vous pouvez aussi noter combien d’étapes de fabrication sont nécessaires à la création de votre produit. Ainsi, vous pourrez reconstituer le schéma de production de votre sous-traitant.

Auditer l’équipement de production

Vous devrez répertorier à cette étape le nombre de machines présentes et leurs niveaux techniques. Par exemple, s’il s’agit de presses, combien de tonnes font-elles ? A quel âge estimez-vous la moyenne des différents équipements que vous voyez ? Pouvons-nous dire que l’équipement est moderne ou dépassé ? C’est vraiment une question clés.

J’ai parfois rencontré des directeurs de production qui étaient fiers de me présenter leurs outils qui avaient 30 ans. Il s’agissait sans doute des meilleurs équipements à l’époque, mais je voyais bien qu’ils n’avaient pas visité leurs concurrents qui s’étaient modernisés à plusieurs reprises. Les différences de coûts s’expliquent très souvent par l’équipement d’une entreprise.

Pour donner suite à cette remarque, vous penserez à comparer les équipements que vous voyez à ceux de ses concurrents.

Enfin, on mesure la maturité d’un fournisseur à sa capacité à préparer l’avenir. Vous pourrez ainsi demander son plan d’investissement pour les 2, 3 ou 5 ans à venir.

Compétences en ingénierie et R&D

Il va vous être difficile d’évaluer le niveau de leurs ingénieurs ou de leurs centres de R&D, ce n’est évidemment pas le but. Vous devrez cependant demander des exemples de projets réalisés en codéveloppement. C’est-à-dire des projets où ils ont fait travailler ensemble leur R&D et celle de leur client.

Vous pourrez aussi demander des exemples de produits qu’ils fabriquent et ainsi estimer le niveau de complexité qu’ils sont capables de maîtriser.

Une autre manière d’évaluer la complexité est de savoir s’il leur arrive de travailler en équipe internationale. En effet, les différences culturelles posent des problèmes supplémentaires. Il peut s’agir d’une équipe en interne ou un mélange avec une entreprise externe.

Échange de Données Informatique, EDI

C’est une vérification simple sur les possibilités d’automatisation informatique. Si l’EDI est possible, alors lorsque votre système ERP détecte un besoin, la commande peut partir automatiquement sans intervention humaine.

Lorsque ce fonctionnement est maîtrisé, c’est un énorme gain de temps.

Pour que cela fonctionne, vous devrez spécifier un format pour l’échange de données. Un projet est souvent monté entre les 2 services informatiques.

La fiabilité accrue des données rendu possible par cette technique est un gage de satisfaction client.

Diagnostic de la Compétences et Polyvalence du personnel

On s’intéresse maintenant au niveau de qualification des employés, techniciens, ingénieurs et du management de l’entreprise fournisseur. Il faut réussir à déterminer si leur niveau de connaissances, leur savoir-faire sont connus et suffisants.

Vous pourrez demander s’il existe des matrices de polyvalence pour chacun des services de l’entreprise. Vous n’hésiterez pas à demander à voir ces matrices, cela servira de preuve.

La formation régulière est primordiale. Alors vous questionnerez sur l’existence d’un plan de formation annuel.

Propreté de l’établissement

C’est un critère qui me sert personnellement de base à l’évaluation que je fais d’un fournisseur. Il ne m’a encore jamais induit en erreur. Si l’entreprise est propre et bien rangée, alors l’organisation et le processus qualité sont souvent à un bon niveau.

Vous pouvez commencer par les poubelles de l’entreprise. Si vous voyez qu’il y a un tri de fait pour la valorisation alors il est fort probable que la production soit impeccable. En effet, prendre soin des poubelles est souvent la dernière chose qu’on met en place.

Vous pouvez aussi interroger sur les plans de prévention des accidents.

Contrôle sur le Management du Processus et Flux de Production

Il s’agit de faire un léger VSM ou Value Stream Mapping. En d’autres termes, vous suivez le flux des pièces de la réception à l’expédition. Si vous concluez que le flux est logique, simple et claire alors le point est validé. Au contraire si le chemin est illogique, alors vous noterez qu’il y a un progrès à faire.

Les flux d’informations doivent également circuler de manière simple et fiable. Un minimum de papier doit être utilisé afin d’éviter que l’information ne se perde en route.

Tout le personnel de l’entreprise doit savoir qui sont les responsables qualité à contacter en cas de problème. Vous pourrez questionner à ce sujet.

Fiabilité de la production

Vous poserez la question à votre interlocuteur sur ce qui est prévu au cas où la machine qui produit vos pièces tombe en panne. En fait, il s’agit de connaître le plan B. S’il n’y en a pas alors vous devrez avoir un second fournisseur en vue.

Le mieux étant que votre fournisseur ait sa machine en double avec une réserve de capacité de production. De même si le site de production a un double similaire sur un autre site alors vous avez une sécurité supplémentaire.

Afin de prévenir cette situation, vous n’hésiterez pas à demander le plan de prévention de maintenance. Un coup d’œil au local maintenance peut s’avérer utile pour voir comment il est géré. Il faudra demander si les pièces de rechange sont accessible rapidement.

Faire un Audit Fournisseur : Sujets Additionnels

Audit achats

Vous poserez quelques questions simples comme par exemple :

• Y a-t-il une stratégie produit ?
• La feuille de route existe-t-elle ?
• Comment prennent-ils en compte la responsabilité sociale de l’entreprise ?
• Comment s’assurent-ils que leurs fournisseurs respectent l’environnement ?
• Sont-il d’accord pour travailler en « Open Book Policy », c’est à dire en étant transparent sur la structure de coûts ?

Audit R&D

Vous devrez observer s’il y a une réelle volonté de fabriquer les pièces selon vos spécifications. Les documents que vous fournissez sont-ils correctement étudiés et pris en compte ?

Enfin, quelles sont les réelles capacités de développement du sous-traitant ? Pour ce point, vous devrez demander des exemples de réalisation.

Audit Qualité

Il faut évaluer sur ce point la volonté de vouloir s’engager sur la qualité avec un contrat. Il devient souvent plus compliqué pour une entreprise d’écrire les promesses faites par les commerciaux.

Vous veillerez bien sûr à savoir si le fournisseur est prêt à s’engager dans une démarche de qualité préventive et de coopération afin de réduire au minimum les non-conformités.

Audit Environnement

Quelle est la politique de l’entreprise fournisseur vis-à-vis de l’environnement ? Existe-t-il une réelle démarche ? Vise-t-elle la certification ISO14001 ? A-t-elle obtenu d’autres certifications ?

C’est important de s’y intéresser car cela affecte le monde dans lequel on vit.

Responsabilité sociale de l’entreprise

Concernant le respect de la loi et la prohibition de la corruption, quelles sont les mesures concrètes que le sous-traitant a mis en place afin de lutter contre la violation de la loi et la corruption ?

Pouvez-vous certifier que le fournisseur respecte les droits de l’homme et qu’il interdit le travail des enfants ?

Savez-vous si l’entreprise a mis en place les mesures nécessaires pour assurer à ses salariés un environnement de travail sûr ?

Le fournisseur s’assure-t-il que ses propres fournisseurs respectent tous ces points ?

Audit Fournisseur : Ce qu’il faut retenir

L’audit fournisseur vu par les achats fonctionne sur le même principe que l’audit qualité. Vous pouvez d’ailleurs vous inspirer d’un collègue auditeur qualité pour progresser dans cet exercice.

Nous avons donc 4 grandes étapes lors d’un audit fournisseur :

• Structure, Capacités et Savoir-Faire
• Qualité et processus de Management
• Logistique et Supply Chain
• Technologie, Production et Ingénierie

Le déroulement de l’audit fournisseur se fait par étapes. Ce sont les grands titres que vous avez pu lire ci-dessus. C’est plutôt simple et les fournisseurs sont souvent coopératifs. La clés de succès est de demander une preuve à chaque élément de réponse.

Une fois toutes les questions posées et les réponses obtenues, vous allez pouvoir rédiger votre rapport d’audit. Il s’agira d’un résumé sur les points essentiels que vous aurez retenus.

Si vous le souhaitez je pourrais vous faire parvenir une grille avec les pondérations qui permettent de donner une note.

Avoir les meilleurs fournisseurs vous permettra d’avoir un avantage compétitif sur vos concurrents car n’oubliez pas, le but est la satisfaction des clients. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour apprendre à maîtriser vos achats.

Je vous encourage aussi à me tenir informé de vos résultats soit en postant un commentaire, soit en m’envoyant un message privé.

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