Les 6 Actions pour réussir sa consultation fournisseurs

La maîtrise de la consultation fournisseurs  aussi nommée RFQ pour Request For Quotation est un élément clé de votre réussite. En effet, mieux elle sera préparée et meilleure sera l’offre que vous aurez retenue.

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1.     Connaître et comprendre le cahier des charges

(Si vous êtes le rédacteur du cahier des charges, alors cette étape est inutile 🙂 )

Afin de se donner les meilleures chances de réussir la consultation fournisseurs, il faut prendre le temps de comprendre le cahier des charges qui vous a été transmis. Pour cela, je vous recommande d’organiser une réunion de présentation du projet de consultation avec le demandeur.

La présentation devra montrer des images du produit, le contexte d’utilisation, les caractéristiques attendues, les quantités annuelles, l’objectif de prix s’il y en a un ainsi que le délai de réception de l’offre.

2.     Avoir un cahier des charges compréhensible par les fournisseurs

Si le cahier des charges n’est pas suffisamment clair ou s’il manque des informations essentielles, vous pouvez demander à le faire modifier.

Le cahier des charges doit être suffisamment précis pour vous permettre de bien sélectionner le panel de fournisseurs interrogés. Il doit être également suffisamment ouvert pour laisser la place à de potentielles innovations auxquelles vous n’auriez pas pensé.

Exemples :

• Consultation pour des céréales de petit déjeuner. Il faut préciser si on souhaite des certifications comme le bio. Cela permet d’éviter de consulter des fournisseurs qui ne pourraient pas délivrer ce certificat. La demande de certification est transposable dans tous les domaines avec des certifications comme ISO 9001, ISO14001, Qualibat, UL, 3A …
• Consultation pour le carter d’une boîte de vitesse dans l’automobile. Il faut préciser le volume, les points d’accroches, les surfaces de jonction avec d’autres éléments et les forces reçues. Le fournisseur peut ensuite concevoir le carter comme il le souhaite. Certains y arriveront avec plus ou moins de matière, ce qui fera varier le prix.
• Lors de la consultation fournisseurs pour les premières souris optiques (oui, avant il y avait une boule sous la souris), il avait été demandé de proposer un système qui :
  • détecte les mouvements de la souris,
  • puisse indiquer la direction
  • et la distance parcourue.

Certains ont proposé des systèmes très perfectionnés de plusieurs euros et 1 entreprise a proposé le système simple infrarouge qui coûte quelques centimes à produire. Le cahier des charges laissait place à une innovation.

3.     Le cahier des charges fonctionnel

A mon sens, le cahier des charges fonctionnel reste celui à privilégier. Il spécifie des fonctions à réaliser plutôt qu’une liste de demandes directives.

Prenons un exemple :

Pour l’achat d’une toiture, on peut demander à ce qu’elle soit étanche, résiste à des vents de 250km/h et au poids de 2 mètres de neiges. Ce serait un cahier des charges fonctionnel suffisant.

En version cahier des charges technique

Si on souhaite faire un cahier des charges technique, notre demande ressemblera à ceci :

• Nous voulons une charpente en bois de chêne. Les poutres devront avoir une section de 15cm x 10cm…
• Les tuiles devront être en ardoise, d’une dimension de 20 x 30 cm…
• Le toit aura une inclinaison de 27°
• Etc …

Dans un cahier des charges technique, nous prenons tous les risques. Si notre étude est fausse, alors nous n’avons aucun recours. La rédaction des spécifications est fastidieuse et doit être exhaustive. Il ne faut oublier aucun paramètre.

Au contraire, un cahier des charges fonctionnel se limite aux fonctions à remplir. Les détails des calculs et des études sont laissées aux fournisseurs qui sont des professionnels de leur secteur. Ils connaissent sans aucun doute mieux les contraintes et les normes que nous. Ils sont donc plus à même de transposer notre cahier des charges fonctionnel en cahier des charges technique.

Une association de cahier des charges fonctionnel et technique ?

Il est possible de faire un mélange des 2 types de cahier des charges si vous êtes expert dans 1 partie de la demande ou si vous avez un souhait particulier. Si la toiture doit être placée au dessus d’un stockage corrosif, comme de l’engrais, alors il vaut mieux préciser immédiatement que la toiture + charpente ne devront pas contenir de métal.

4.     Sélectionner des fournisseurs

Je recommande de sélectionner entre 3 et 5 fournisseurs. Si vous en prenez moins alors vous risquez d’avoir une vision erronée du marché actuel. Si vous en sélectionnez plus, alors vous passerez énormément de temps à analyser les offres et à conduire les réunions d’ajustement technique.

Vous vous dîtes peut être que vous n’êtes pas concerné par les achats de produits techniques mais la remarque est vrai pour tout achat.

Exemples :

• vous voulez une prestation de service. Il vous faut vous assurer que votre demande a été interprétée correctement.
• Vous faîtes des achats sur catalogue, vous voulez quand même être sûr que les produits répondent à vos attentes ou bien être sûr que les conditions d’achats autres que le prix soient mutuellement comprises. Ces conditions peuvent être la gratuité des frais de port, les cadences de livraison, la taille de lot, etc …

Voici la répartition de choix de fournisseurs que je vous recommande :

• 2 fournisseurs habituels à votre entreprise
• entre 0 et 2 fournisseurs qui vous ont démarché dans le passé et que vous surveillez depuis quelques temps
• entre 0 et 2 fournisseurs que vous avez démarché dans le but d’apporter du sang neuf, de nouvelles idées.

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Géographie

Lors d’une consultation fournisseurs, il est intéressant d’avoir au moins 1 fournisseur proche de votre lieu de travail afin de pouvoir mener facilement des discussions techniques et des réunions.

Même si la technologie nous permet aujourd’hui de faire des visioconférences, il est plus simple de se voir en vrai. Ainsi vous en apprendrez beaucoup plus sur votre partenaire et vous en profiterez pour visiter ses locaux.

Différences culturelles

Vous pouvez, selon vos besoins, aller jusqu’en Asie ou en Afrique pour trouver le bon fournisseur. On y trouve des fournisseurs parfois mieux équipés qu’en Europe. Pour l’Asie, il faut avoir conscience du décalage horaire qui ne permet pas d’avancer aussi vite qu’on le souhaiterait.

Les différences culturelles peuvent poser quelques problèmes, il faut veiller à toujours garder une communication respectueuse de l’autre. Lors d’une incompréhension ou d’un malentendu, je vous recommande de faire reformuler votre interlocuteur sans jamais l’accusé d’une possible mauvaise foi. En effet, certaines cultures ne pardonnent pas de faire perdre la face. C’est surtout le cas en Asie.

En Afrique et au Moyen-Orient, le temps n’a pas la même signification qu’en Europe. Il peut y avoir de longues discussions avant de parler du fond du sujet. Bien souvent, si vous donnez le change pendant ces discussions, le résultat sera positif pour votre consultation.

5.     Astuce pour les achats de production

J’ai pu m’apercevoir à de nombreuses reprises que l’impact le plus important sur le coût de fabrication est le taux horaire des équipements utilisés. Par conséquent, ce n’est pas le coût de la main d’œuvre dont on nous parle fréquemment.

Quelle conséquence pour la consultation fournisseurs

Il faut donc systématiquement demander à vos fournisseurs quels équipements ils prévoient d’utiliser pour la fabrication.

Prenons un exemple ensemble :

S’il s’agit d’une pièce en injection aluminium, alors le coût principal sera déterminé par la presse à injection. Évidemment plus la presse est puissante, plus elle aura couté cher à l’achat.

Sur vos 3 fournisseurs, disons qu’un vous dit qu’il utilise une presse 200 Tonnes, un autre une 300 Tonnes et le dernier une 400 Tonnes. La raison de ces différences est bien souvent qu’ils n’ont pas tous les modèles.

Vous pouvez alors supposer que la 200 Tonnes suffit et / ou que vous avez mal ciblé le fournisseur qui possède une presse de 400 Tonnes.

Admettons qu’une presse à injection aluminium de 200 Tonnes coûte 300 k€ et qu’une 400 Tonnes coût 450k€

Calcul du taux horaire d’une machine

La différence de prix pourra être de -33% sur les coûts de production. C’est difficilement rattrapable.

6.     Tableau de décomposition des coûts

Les fournisseurs auront souvent tendance à rendre les comparatifs d’offres difficiles. Vous l’avez sans doute remarqué à titre personnel avec les frais des mutuelles ou des banques.

C’est la même chose dans le monde professionnel lors d’une consultation fournisseurs. C’est pourquoi je vous recommande de fournir à vos fournisseurs un tableau Excel qu’ils n’auront plus qu’à remplir. Le tableau variera évidemment en fonction des domaines.

Voici quelques exemples :

Décomposition des coûts pour un achat de prestation d’installation

(électrique, cloisons, maintenance, …)

Décomposition de coûts pour la consultation fournisseurs de pièces de production

Ces tableaux ne sont pas exhaustifs cependant ils vous montrent comment vous pouvez procéder pour concevoir le vôtre. Vous pouvez ainsi aller plus loin dans les détails. Certaines cases ne seront pas remplies par les fournisseurs comme les profits. Ce n’est pas nécessaire de leur en vouloir mais essayez d’insister un peu en argumentant que vous voulez être sûr qu’il réalise un bénéfice. En effet, vos meilleurs fournisseurs seront aussi ceux qui sauront préserver leurs marges. Vous les garderez sur la durée et ceci dans votre intérêt.

Vous pouvez retrouver les meilleures méthodes pour maîtriser vos dépenses sous ce lien.

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