Vos 4 étapes pour Organiser la Fonction Achats

Nous allons balayer les 4 étapes clés qui permettent d’organiser la fonction achats en fonction des problèmes à résoudre. Les 4 étapes que nous allons voir traitent de la définition de la politique achats, la gestion de la relation client fournisseur, la recherche des dysfonctionnements achats et enfin la définition de l’organigramme achats. Ces 4 axes de réflexions vous assureront une organisation de la fonction achats optimale.

Définir la politique achats

Nous avons traité ce point dans l’article sur la création de votre politique achats. Je tiens cependant à vous rappeler que votre politique doit être en lien étroit avec celle de l’entreprise. Votre service achats se doit de contribuer à la stratégie de la compagnie.

Votre politique achats doit afficher votre vision, votre ambition pour la fonction achats.

Le management de la relation client fournisseur

Vous avez défini les catégories d’achats ou les familles d’achats de votre société. Cette seconde étape consiste à déterminer les stratégies d’achats à court et moyen terme pour chacune des catégories identifiées.

Voici les typologies de comportements à adopter en fonction des risques et des profits que vous pouvez obtenir.

De part cette analyse, vous pouvez en déduire les profils psychologiques les mieux à même de répondre à votre besoin.

Gestionnaire

Le risque et le profit sont faibles. Vous devez donc avoir quelqu’un capable de faire tourner ces familles à moindre frais tout en assurant la satisfaction des clients internes. La digitalisation de ces familles d’achats peut être intéressante. Vous pouvez le faire :

• Soit par internet avec des sites comme Lyreco pour les fournitures de bureaux, les plateformes marchandes, etc…
• Soit par un logiciel achats dans lequel vous pouvez créer des catalogues.

Vos acheteurs devront aussi s’attacher à établir des contrats cadres afin de garantir un fonctionnement à tout épreuve.

Technicien

Le profit est faible mais les risques sont grands. Vous devez donc avoir quelqu’un suffisamment affuté techniquement pour être capable de garantir la livraison des produits conformément aux attentes de l’entreprise. Cet acheteur doit avoir une connaissance technique de son marché qui lui permette de participer à la construction du cahier des charges voir même de faire de l’analyse de la valeur.

Négociateur

Le profit est grand avec des risques faibles. C’est donc la situation opposée à celle du technicien. Votre position d’acheteur est favorable à la négociation. Vous pouvez user de votre poids pour obtenir des réductions de coûts importantes. Si vous n’obtenez pas ce que vous voulez, alors vous pouvez facilement et rapidement changer de fournisseur. Votre acheteur devra donc savoir tirer parti des opportunités afin de contribuer aux résultats financiers de l’entreprise. La recherche de sous-traitants devra se faire à l’international donc une personne bilingue ou trilingue serait un réel atout dans votre manche.

Chef de projet

Le profit et le risque sont grands. Vous ne serez pas en position de force avec vos fournisseurs mais plutôt sur un pied d’égalité. Il vous faudra alors quelqu’un capable de motiver l’amélioration continue chez le fournisseur. Vous serez amené à travailler avec une transparence des coûts afin de réduire les coûts de production tout en préservant la marge de votre partenaire. La part de l’innovation sera également important pour ce cadran car elle vous permettra d’obtenir des avantages concurrentiels décisifs.

Fonction achats : Trouver les dysfonctionnements et les résoudre

Les dysfonctionnements sont des contraintes internes que rencontrent une ou plusieurs de vos familles d’achats. Il n’y a pas de liste préétablie de ces contraintes car elles dépendent de chaque organisation. Cependant je suis certain que vous arriverez facilement à les détecter en discutant avec vos acheteurs.

Prenons quelques exemples :

• Les factures arrivent avant les commandes et vous êtes obligés de créer des commandes de régularisation ;
• Une partie des commandes sont passées dans l’urgence car il y a un manque d’anticipation ;
• Certains actes d’achats sont basés sur l’historique plutôt que sur une mise en concurrence ;
• Le processus qualité n’est pas le même pour tous les produits achetés ;
• Vous n’avez pas de prévisions sur les prochains besoins ;
• Etc…

Vous êtes-vous reconnu dans l’une de ces situations ? Ou bien cela vous a-t-il aidé à trouver vos dysfonctionnements ? Vous pouvez partager les vôtres dans les commentaires au bas de cet article.

Quand vous aurez noté les dysfonctionnements que vous rencontrez aujourd’hui, alors vous pourrez commencer à travailler sur leur diminution ou bien sur leur résolution.

L’organigramme de votre service achats

En fonction des entreprises, de la maturité du responsable achats et de l’expérience que vous avez dans ce domaine, vous pourrez observer plusieurs types d’organigramme achats.

Certains s’organisent en séparant les achats de production des achats hors production, d’autres en fonction du client interne, par produit, par service, par pays, par client externe, etc… Il y aussi ceux qui font à la fois l’approvisionnement et l’achat stratégique.

L’organisation achats minimale

La méthode que je vous préconise est tout d’abord de séparer les fonctions achats stratégiques des approvisionnements. La raison est toute simple. Les approvisionnements traitent les problèmes du quotidien alors que les achats stratégiques s’attachent au long terme. Le fait est que le quotidien est toujours plus fort, plus urgent que le long terme alors ceux qui veulent faire les deux se retrouvent toujours happés par les sujets approvisionnements. En conséquence, le travail à long terme n’est jamais fait et l’entreprise ne dégage pas une forte valeur de son service achat.

Ensuite, l’étape suivante est d’attribuer des familles complètes à chacun des acheteurs et approvisionneurs. Il doit y avoir un couple acheteur / approvisionneur pour chacune des catégories achetées par l’entreprise. Cela permet d’avoir un contact et d’afficher les responsabilités de chacun.

La fonction achats en organisation matricielle

Pour les plus grandes sociétés, ayant plusieurs sites, une organisation matricielle s’impose. Cela veut dire que vous allez ajouter une couche supplémentaire à l’organisation vue précédemment.

Vous allez créer une fonction d’acheteurs plus spécialisés. Ils gèreront plusieurs sites mais auront moins de familles d’achats. Ils auront alors une excellente connaissance du marché européen ou mondial des familles dont ils auront la charge. Ces acheteurs pourront aussi mieux évaluer les tendances globales du marché car ils auront des points de vue de différents sites.

L’organigramme achats des experts

Les meilleurs d’entre vous introduiront d’autres fonctions encore plus pointues :

• Cost and Value Engineer : c’est un ingénieur qui comprend la structure des coûts et la valeur que chacun apporte à votre entreprise. Il est ensuite capable de discuter avec le fournisseur sur les méthodes de fabrication afin d’optimiser les équipements, les coûts, les temps et de revoir les spécifications avec le bureau d’études si nécessaire.
• Chef de projet achats : il participera aux réunions de développement produit avec la R&D afin d’inclure les fournisseurs au plus tôt dans le processus de création de produit.

L’organisation de la fonction achats : le mot de la fin

Vous connaissez maintenant les 4 étapes pour organiser votre fonction achats. Vous avez compris qu’elle découle déjà de la stratégie d’entreprise qui donnera naissance à votre politique achats.

La fonction achats nécessite 4 types de profils d’acheteurs ou d’acheteuses. Il vous faudra recruter en fonction de ces profils pour être le plus efficace possible.

Aujourd’hui vous rencontrez probablement des dysfonctionnements au niveau de l’acte d’achat (qui peut être réalisé par des fonctions hors service achats), alors vous devez travailler à réduire voir supprimer ces problèmes. La performance de votre société en dépend.

Enfin, l’organigramme de la fonction achat vous a été présentée sur 3 niveaux que vous pourrez introduire au fur et à mesure de votre progression. N’hésitez pas à me contacter pour des questions.

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Pour compléter l’article, voici quelques informations sur les achats centralisés ou décentralisés. L’idée est de négocier globale pour un usage local.