Depuis les années 1990s, les achats ont bien progressé dans les entreprises et sont même parvenus à être représentés dans les comités de direction. Les achats de production ont fait l’unanimité mais les achats indirects ont encore beaucoup à faire. Ils sont vus comme étant peu stratégiques, ce qui n’est pas toujours vrais. Cependant les achats généraux sont un pôle de performance économique pour les entreprises. Bien souvent, aucun acheteur n’a encore travaillé sur ces dépenses et le potentiel est donc vraiment important.

Les familles d’achats indirects

Différence entre achats indirects et achats directs

Les achats indirects sont aussi appelés achats généraux ou achats hors production. Ils regroupent finalement tout ce qui ne rentre pas dans la nomenclature des produits que vous fabriquez.

Par exemple, imaginons que vous produisiez des télévisions. La dalle LED est un composant des achats directs ou de production car elle entre dans la nomenclature de la télévision. Par contre, la machine qui permet de fabriquer une pièce en plastique n’entre pas dans la nomenclature. L’achat de cette machine fait donc parti des achats indirects.

Il en va de même pour les fournitures de bureaux, les voyages, etc…

Les différentes familles d’achats indirects

Vous retrouverez souvent dans les achats indirects, les familles suivants :

  • Les prestations de services. On y retrouve fréquemment le nettoyage, l’intérim, l’entretien des espaces verts, les télécommunications, la restauration d’entreprise, le service après-vente qui peut être délégué, etc…
  • Les prestations intellectuelles. Il y a évidemment le consulting, les formations, les cabinets de recrutement, etc… Ce sont tous les fournisseurs qui fournissent un savoir.
  • Les investissements comme les travaux neuf (immobilier), l’informatique, les équipements industriels, etc…
  • La maintenance avec tout le matériel dont ce service a besoin pour assurer la maintenance des équipements de votre entreprise.
  • Les consommables. Vous avez le papier pour l’imprimante, le savon, le papier toilette, tout ce que consomme les équipements industriels, etc…
  • Les prestations financières, juridiques et assurances.
  • La gestion de flotte qui comprend la location de véhicules, des chariots élévateurs et des poids lourds.
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Les achats indirects comme source de performance pour l'entreprise

La performance en achats indirects

Les critères de performance des achats indirects

Les achats généraux sont eux aussi soumis à la pression de la performance et c’est tout à fait normal. La fonction achat est habituée à démontrer l’utilité du service fourni.

Il apparait que bien souvent le premier critère de performance reste les économies générées. C’est la même chose avec les achats de production. Il est toujours utile de savoir combien d’économie annuelle permet de générer un service achat. Les meilleurs sont même considérés comme des centres de profits plutôt que des centres de coûts.

Ensuite le second critère sur lequel les achats hors production sont évalués est la qualité de la prestation réalisée. En effet, les acheteurs sélectionnent des prestataires ou fournisseurs en ayant au préalable validé leurs potentiels qualitatifs.

Enfin le 3ème point le plus souvent mis en avant pour considérer la performance est le respect des délais ainsi que la satisfaction des utilisateurs internes.

On retrouve donc sans surprise le trio QCD pour Qualité, Coûts, Délais.

Les difficultés rencontrées

Comme tous les métiers, les achats frais généraux rencontrent aussi leurs lots de difficultés. Les principales problématiques auxquelles sont confrontées les équipes achats indirects sont :

  • L’importance de la charge de gestion. En effet, ces familles d’achats comportent de très nombreux fournisseurs ainsi que de nombreuses sous familles. Bien souvent, il faut intervenir lorsque l’utilisateur final rencontre un problème.
  • La variété de la composition de l’achats indirects. Il existe de nombreux domaines d’interventions sur lesquels il n’est pas toujours aisé d’avoir des connaissances ou des compétences. Comme les montants sont souvent inférieurs aux achats de production, il y a proportionnellement moins d’acheteurs par typologie de famille. La fragmentation et la taille de la base fournisseurs représentent donc une des principales difficultés à gérer.
  • Il est encore fréquent que les utilisateurs finaux gardent le contrôle sur ces achats. La maturité des organisations est souvent plus faible que pour les achats directs. On voit souvent que l’interim est géré par les RH, la flotte de véhicules par une personnes s’en occupant historiquement et les assurances par le service juridique ou assurance. Cependant, même si le contrôle n’est pas à 100% par le service achats, un support me semble plus qu’indispensable. En effet ce sont les acheteurs qui sont bien souvent les seuls à avoir une compétence en recherche fournisseurs, comparaison des offres et négociation de contrat.
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L’outil e-procurement

Un outil e-procurement signifie que vous gérez les achats de l’entreprise via un logiciel centralisé qui peut être un des modules de votre ERP.

Il vous permet de surmonter les principales difficultés que vous rencontrez ainsi que de bien mesurer votre performance. Grâce à cet outil, vous pourrez tracer votre performance économique. De plus, vous prendrez plus facilement le contrôle des commandes car elles pourront être paramétrées pour devoir passer par votre approbation. De même, vous pourrez très facilement effectuer des extractions pour mener vos analyses afin de planifier votre stratégie achats indirects.

Un module permettant à l’utilisateur d’évaluer la prestation pourra être ajouté pour compléter l’outil informatique.

Comment agir concrètement sur les achats indirects

Vous devez travailler en coût total d’acquisition connu sous le nom anglais Total Cost of Ownership (TCO).

Pour les achats indirects, cela signifie considérer 6 parties :

  • Le prix d’achats ;
  • Les conditions de paiement. Vous pouvez par exemple négocier un faible acompte à la commande, un paiement à l’avancement, une retenue jusqu’à la levée des réserves, etc…
  • La consommation énergétique. Certains équipements sont plus chers à l’achat mais très performant sur la consommation énergétique. Une étude sur 3 à 5 ans peut vous faire choisir un équipement plus cher à l’achat mais plus rentable sur la durée.
  • La consommation de consommable. Certains business model sont construits pour fonctionner avec une faible marge à la vente et une marge importante sur le SAV. C’est pourquoi vous devez absolument vous renseigner sur le coût annuel prévisionnel des consommables. Ce point est aussi important que la consommation énergétique et peut vous conduire à sélectionner un modèle plus onéreux à l’achats.
  • Les coûts de maintenance. Il y a souvent un plan de maintenance préventive sur toute la durée de vie de l’équipement. C’est comme avec les voitures, on vous dit qu’à 60 000km il faut changer ceci, à 120 000 km il faut remplacer cela. La maintenance peut être étudiée en coûts de pièces de rechanges si vous avez une équipe compétente ou en coûts d’intervention si une équipe spécialisée doit intervenir.
  • Enfin la dernière partie est souvent oubliée mais très utile. Vous pouvez négocier le recyclage de votre équipement lorsqu’il arrive en fin de vie. De ce fait, vous n’aurez pas de mauvaise surprise quelques années après l’achat.

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