Vous vous demandez comment vous pourriez optimiser votre gestion de stock ? Ou encore vous trouvez que votre stock vous coûte trop cher ? Vos ruptures d’approvisionnements mettent en retard vos livraisons ? Ou bien vous perdez des commandes clients suite à une mauvaise gestion de stock ? Je vous rassure, vous êtes dans la même situation que beaucoup d’entreprises. En lisant cet article, vous apprendrez à obtenir un taux de service de livraison fournisseur de 95% tout en ayant un niveau de stock qui ne soit ni un surstockage, ni un sous-stockage. Votre trésorerie s’en trouvera soulagée et vous réduirez vos arrêts de production.

Commençons par le début…

Qu’est-ce qu’un stock ?

Définition du stock

Votre stock représente la quantité de références, matières, produits semi-finis, marchandises et produits finis que vous stockez en attendant d’en avoir l’utilité. Parfois, l’utilité ne vient jamais.

Votre stock peut être composé de produits que vos fournisseurs vous ont livrés. Il contient aussi les en-cours de production. C’est-à-dire les stocks intermédiaires localisés entre les différentes étapes de votre production. Enfin, votre stock est aussi constitué de produits finis, prêts à être vendus. Il s’agit de vos produits fabriqués ou des marchandises que vous distribuez.

Le rôle du responsable de magasin ou responsable des stocks est de veiller à ce que la bonne quantité de marchandise soit disponible pour assurer les ventes ainsi que la production. Il devra prendre en compte le coût d’acquisition du stock, le coût de conservation ainsi que sa dévalorisation annuelle. A intervalle régulier, vous organiserez avec lui une opération d’inventaire.

Les zones de stockage

Le stockage se fait généralement dans un entrepôt ou magasin. Cependant vous pouvez aussi être amené à avoir des zones de stockage sur les lignes de production. Un placement intelligent des stocks est à mettre en place sur les lignes afin d’éviter le ré emballage, d’optimiser l’espace et l’ergonomie.

Dans le cas des entrepôts, on observe souvent 2 zones qui sont copiées dans les aires de températures contrôlées et non contrôlées.

La 1ère zone ressemble aux allées d’un supermarché. Vous y installerez des étagères pour stocker les produits légers qu’un homme peut manipuler sans se blesser. Toutefois, vous ferez attention à laisser des couloirs de passages suffisamment larges pour y circuler avec un chariot. De plus, vous prévoirez des emplacements physiques et informatiques pour chaque référence. En y ajoutant un système de scannage avec codes-barres, vous gagnerez du temps en gestion de stock. En effet, vous n’aurez plus besoin de noter sur une feuille les références que vous aurez prélevées, tout sera automatisé.

La 2nd zone concerne l’entreposage de marchandises lourdes transportées par des chariots élévateurs et/ou tire-palettes. Vous y installerez, le cas échéant, de grands racks de stockage de palettes sur plusieurs étages. Ceci dans le but d’optimiser l’espace car la surface au sol coûte trop cher pour tout placer à portée de main.

Comment assurer une bonne gestion de stock

Gestion de stock basique

L’importance de gérer ses stocks

La gestion de stock est un élément primordial pour un grand nombre d’entreprises.

En effet une rupture de stock peut coûter plusieurs dizaines de milliers d’euros par heure lorsqu’une chaîne de production est à l’arrêt parce qu’il manque 1 vis ou tout autre article non-disponible.

Un surstock ou une valeur de stock trop importante va impacter la trésorerie de l’entreprise et augmenter son besoin en fond de roulements (BFR). Il y a également un risque d’obsolescence à trop stocker. C’est surtout le cas en électronique où les choses évoluent vite. Vous verrez ensuite des problèmes de compatibilité apparaître. De même, vous pouvez être amené à modifier vos spécifications et ainsi rendre obsolète le stock d’un article que vous utilisiez.

D’un autre côté un sous-stock va générer beaucoup de stress chez les approvisionneurs en complexifiant leur travail quotidien. Vous augmenterez les coûts logistiques en faisant appel à des transports express pour vous faire livrer au plus vite.

4 méthodes simples de gestion de stock

La méthode de réapprovisionnement fixe

Les approvisionnements sont alors fixés par un calendrier et non pas par un besoin. Ce qui signifie qu’à date fixe, vous passerez vos commandes avec une quantité fixe. Par exemple, vous pouvez choisir de passer vos commandes toutes les 2 semaines le lundi matin.

La méthode du stock de sécurité

Pour cette méthode de gestion de stock, la date n’est plus figée. Il vous faut donc vérifier régulièrement. Vous pouvez faire en sorte que votre ERP vous envoie une alerte à chaque fois que le niveau de stock passe en dessous du stock de sécurité. Pour les débutants, le stock de sécurité est le niveau de stock que vous définissez en dessous duquel la sécurité de la production (ou distribution) est menacée.

Ainsi, à chaque alerte reçue, vous allez passer une nouvelle commande d’une quantité figée. Cette quantité sera normalement égale à la quantité économique d’approvisionnement de l’article.

La méthode de recomplètement périodique

Comme l’annonce le titre, il y a une notion de périodicité. Vous allez donc passer des commandes à date fixe. Cependant les quantités seront variables en fonction des ventes réalisées.

Si vos prévisions de vente annoncent de grandes consommations, alors vous achèterez plus que d’habitude pour garantir le niveau de stock.

La méthode de réapprovisionnement à la commande

Enfin cette dernière méthode d’approvisionnement des stocks définit un réapprovisionnement à date variable et quantité variable. Vous êtes toujours sur le qui-vive car vos prévisions sont potentiellement peu fiables et vos délais sont courts. Vous veillerez à anticiper les délais d’approvisionnement. C’est une gestion de stock très souple qui demande de la rigueur.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Les 6 Actions pour réussir sa consultation fournisseurs

Ces 4 méthodes sont utiles et peuvent suffire mais il ne s’agit pas d’une véritable gestion économique des stocks.

Le stock de sécurité pour éviter les ruprtures d'approvisionnement

Analyse ABC XYZ, gestion de stock avancée

Après avoir vu les méthodes basiques de gestion des stocks, nous allons enfin aborder la méthode des experts. Cette gestion de stock avancée va vous permettre d’affiner vos coûts liés au stockage mais aussi aux coûts cachés que représente la gestion d’une commande.

En effet, une commande coûte en moyenne 150€ en coût administratif du service achats et approvisionnement. A cela s’ajoute 40€ de gestion administrative de la facture. Puis nous avons les frais de réception, de contrôle, les coûts liés au stockage, etc…

Il faut donc apprendre à gérer par référence le niveau de stock optimum afin de ne pas voir une inflation des coûts cachés. Vous devrez ainsi réduire le nombre de commandes pour les articles à faible valeur.

Cette méthode vous apprendra à gérer les variations de stock dues à une consommation imprévisible. Vous saurez quand et comment prendre la décision de réapprovisionnement.

Voyons ensemble le détail de chaque étape.

Analyse ABC ou loi de Pareto sur les références

La méthode ABC est très simple. Vous allez prendre chaque référence que vous achetez et vous les classerez dans l’ordre décroissant de dépenses annuelles.

Votre tableau ABC devrait ressembler à ceci :

Tableau analyse ABC

Codes articles Quantités annuelles Prix unitaires € Total €
Article 1 150 5 750
Article 2 2000 3 6000
Article 3 1354 1.5 2031
Article 4 298 6 1788

Vous faîtes ensuite un tri sur le total en € par ordre décroissant :

Codes articles Quantités annuelles Prix unitaires € Total €
Article 2 2000 3 6000
Article 3 1354 1.5 2031
Article 4 298 6 1788
Article 1 150 5 750

Vous calculez ensuite le Pareto en prenant comme référence que les pièces A représentent jusqu’à 80% du chiffre d’affaires, les B de 80% à 95% et les C de 95% à 100%

Classement ABC

Codes articles Quantités annuelles Prix unitaires € Total € Pourcentage Pareto ABC
Article 2 2000 3 6000 57% 57% A
Article 3 1354 1.5 2031 19% 76% A
Article 4 298 6 1788 17% 93% B
Article 1 150 5 750 7% 100% C

La colonne « Pourcentage » est calculée par la valeur de l’article en « Total € », donc 1788 pour l’article 4 que l’on divise par la somme totale de la colonne “Total €”. La colonne « Pareto » est déterminée par la valeur de la ligne supérieur de la colonne « Pareto » à laquelle vous ajoutez la valeur de la colonne « Pourcentage » de la ligne ciblée.

C’est ainsi que l’article 3 a une valeur Pareto de 19 + 57 = 76.

Mon exemple de tableau étant court, vous ne vous rendez pas compte des quantités d’articles associés à chaque catégorie. C’est pourquoi je vous donne cette information supplémentaire. En règle générale les articles classés A, qui représentent 80% de vos dépenses, constituent 5% de vos références. En d’autres termes, si vous avez 1 000 références, alors 50 articles représenteront 80% de vos dépenses. Pour les articles B, 15% de vos références font 15% de vos dépenses. Enfin, les articles C rassemble 5% de vos dépenses sur 80% de vos références. Voici un graphique représentatif.

Graphique Analyse ABC

L'analyse ABC permet de lier le nombre de références à leurs valeurs 20-80

Vous pouvez aussi faire une corrélation entre quantité de travail et nombre de références. C’est la 1ère étape pour éviter une mauvaise gestion de stock.

Voici les 2 principales actions que vous en déduisez :

  1. Si vous voulez réduire la valeur de vos stocks, alors vous devez cibler votre analyse sur les pièces A.
  2. Si vous voulez réduire les coûts cachés en frais administratifs et frais de gestion (dont la gestion de stock mais pas que), alors vous devez réduire les fréquences de livraison des pièces C. Vous augmenterez donc les tailles de lot mais vous savez que cela n’aura presque aucun impact sur la valeur du stock et la trésorerie de l’entreprise. En effet, on s’attaque ici à 5% des dépenses donc le besoin en fond de roulement (BFR) reste préservé.

Analyse XYZ ou la récurrence des consommations

Les éléments stockés n’ont pas tous la même consommation. Ceci est vrai en parlant des quantités consommées mais aussi de la stabilité des consommations dans le temps. Un article à consommation stable aura la même consommation chaque mois. Prenons l’exemple d’un article ayant eu une consommation de 300 pièces en janvier. Si vous observez une consommation de 300 pièces les mois suivants, l’article a une consommation stable. En revanche, si vous ne voyez plus aucune utilisation en février, mars, avril, puis 8000 pièces utilisées en mai, alors la consommation est erratique, voir imprévisible.

La méthode XYZ vous aide justement à qualifier chaque article. Une référence X sera stable, Y un peu moins mais prévisible et Z est considéré comme erratique.

Pour déterminer le valeur X, Y ou Z d’un article, vous devrez faire le calcul suivant :

(X,Y,Z) = écart-type (consommations mensuelles) / moyenne (consommations mensuelles)

Vous obtiendrez alors une valeur comprise entre 0 et quelques unités. Plus vous serez proche de 0 et plus vous serez stable. Plus vous serez éloigné de zéro et plus vous aurez affaire à un élément erratique ou imprévisible.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Loi de Pareto appliquée aux achats

Voici un exemple que vous pourrez reprendre sur Excel :

Codes articles Quantité mois 1 Quantité mois (suivants) Quantité mois 12 Coefficient de variation XYZ
Article 2 166 166 166 0.00 X
Article 3 1000 200 154 0.86 Z
Article 4 50 100 0.33 Y
Article 1 10 15 0.20 Y

Vous déterminez ensuite vos valeurs limites pour X, Y et Z. Le but étant de répartir les références en 3 groupes regroupant respectivement 5%, 15% et 80% des références.

L’analyse ABC XYZ

Vous obtenez ainsi le résultat suivant :

Codes articles ABC XYZ ABC / XYZ
Article 2 A X AX
Article 3 A Z AZ
Article 4 B Y BY
Article 1 C Y CY

Vous pouvez facilement regrouper vos références dans une matrice pour faire apparaître les informations clés. Je vous donne un exemple :

La Matrice du classement ABC XYZ en couleur

J’aime y associer un code couleur pour rendre plus lisible les données. Ici, je vous mets en vert les catégories à travailler en priorité, en orange la 2nde priorité et en rouge ce qui a le moins d’impact pour vos coûts de stockage.

Rotation des stocks

Une bonne gestion des approvisionnements passe par le calcul de rotation des stocks via l’analyse ABC XYZ.

Étant donné que vos consommations récurrentes sont sur les éléments X, vous devez y avoir un taux de rotation très élevé. L’idéal étant 5 jours. A l’opposé, vos consommations les moins prévisibles sont les Z, vous aurez alors un taux de rotation plus faible.

Assez d’introduction, abordons ensemble le mode de calcul.

Calcul de rotation des stocks en jours

Il existe différentes méthodes pour obtenir le ratio de rotation de stock mais j’en affectionne particulièrement 2. La première donne le nombre moyen de jours pendant lequel vos articles sont stockés et la seconde indique le nombre de fois par an où votre stock s’est entièrement renouvelé.

Taux de rotation de stock en jours

TRS = [(valeur du stock de la référence) / (somme (consommations mensuelles))] x Prix unitaire x 365

Calcul du nombre de rotation de stock par an

La formule est globalement la même sauf qu’on fait disparaître les 365 jours et qu’on inverse la fraction.

Nombre de rotation de stock par an

Nb RS an = 1 / [(valeur du stock de la référence) / (somme (consommations mensuelles))] x Prix unitaire

Grâce à la méthode ABC XYZ, vous pourrez aussi faire apparaître le taux de rotation ou nombre de rotation dans une matrice ABC-XYZ.

Vous observerez probablement, comme moi, que vous avez des produits sans rotation. Ce sont ceux qui sont obsolètes, que vous avez utilisé pour un projet et qui ne vous serviront plus jamais. Vous devez vous en débarrasser afin de libérer de la place et tenter de les valoriser. Si c’est du métal, vous saurez les revendre, sinon essayez une annonce à vos employés, au Comité d’Entreprise ou sur Ebay, Le bon Coin, etc … Dans le cas où il s’agirait de marchandises prêtes à être vendues, vous pouvez proposer des promotions très intéressantes pour les faire partir.

Afin d’aller encore plus loin et gérer son stock avec efficacité, je vais vous montrer comment évaluer simplement votre stock de sécurité par référence.

Stock de sécurité et gestion de stock

Le stock de sécurité est un élément fondamental pour la bonne tenue de vos niveaux de stocks. Il vous sert de matelas en cas de crise. Votre but est de le considérer comme le niveau sous lequel vous ne devez pas aller volontairement.

Il existe une formule de calcul que je trouve plutôt bonne et qui m’aide à le définir.

Stock de sécurité = coefficient du taux de service x écart-type (consommations mensuelles) x racine carré (délai de livraison)

Sachant que le coefficient de taux de service est le niveau que vous souhaitez atteindre, par exemple 95%, que vous soumettez à la loi normale standard inversée. Oui, vous remercierez souvent Excel !

Ce qu’il faut retenir de la gestion des stocks

Une véritable gestion de stock professionnelle nécessite un bon outil informatique et une automatisation des calculs. Vous aiderez ainsi les approvisionneurs et le responsable des stocks à les gérer au plus juste. Vous savez maintenant comment prioriser vos actions pour vous focaliser sur les éléments impactant votre trésorerie grâce à la méthode ABC. De plus, vous savez comment distinguer vos consommations régulières de vos consommations imprévisibles. Cela vous permet de définir les bonnes fréquences de livraison. Puis vous avez appris à calculer le taux de rotation des références de votre stock. Cela vous aide, entre autres, à vous débarrasser des stocks dormants. Enfin, vous avez découvert la formule de calcul du niveau de stock de sécurité. Vous pouvez donc rester serein sur les risques d’approvisionnements.

Et oui, c’est un métier ! Il fait partie d’un des maillons de la Supply Chain Management. Pour en savoir plus sur la gestion d’un entrepôt, vous pouvez lire cet article : https://stockage.ooreka.fr/comprendre/gestion-entrepots

Vous pouvez cliquer sur ce lien pour en apprendre plus sur la maîtrise de vos dépenses.

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