Comment établir un processus achats stratégiques

L’objectif central du processus achats stratégiques est de maintenir le succès commercial de votre entreprise en apportant la plus forte contribution possible au résultat net. La définition de chaque étape des actions achats permet d’uniformiser le savoir pour tous les acheteurs. Ce soutien du service achats ou direction des achats doit se faire en tenant compte :

• du coût total d’acquisition,
• de la mise en œuvre des plus hauts standards qualité dans l’intégralité de la supply chain (chaîne d’approvisionnement) de l’entreprise,
• de l’identification et de la création de valeur à travers les compétences achats,
• d’assurer le développement durable de votre entreprise.

Le processus achats stratégiques inclut les processus d’analyse, d’établissement de la stratégie d’achats et de sa réalisation. Il est enrichi par le management des fournisseur, l’implication amont des fournisseurs aussi appelé « early supplier involvement », l’établissement des objectifs, le contrôle de leurs atteintes et enfin la planification des ressources.

Le cœur du processus achats stratégiques

Le processus central des achats stratégiques contient une partie analyse du besoin, définition de la stratégie d’achats et mise en oeuvre. Il sert de guide et donne les directions à la fonction achat. Le garant du processus achat est généralement le responsable des achats.

Analyse du besoin

Analyse de la demande

Tout d’abord, les besoins pour chaque référence sont calculés à partir de la planification des volumes. On se réfère donc au prévisionnel de ventes. Certaines entreprises connaissent longtemps à l’avance leurs besoins, d’autres ont une régularité, une saisonnalité dans leurs produits (les crèmes glacées pour l’été) et certaines ont malheureusement une diversité de produits très importantes. Ces dernières auront du mal à se référer aux prévisions des ventes.

Dans le cas où les prévisions sont inexploitables, alors vous pouvez utiliser les informations fournies dans votre CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la relation client). Afin de compléter, les informations venant des analyses de marché du service marketing peuvent servir mais attention toutefois à leur tendance à l’optimisme. J’ai rarement rencontré de services marketing donnant des chiffres fiables. Pour contrer ces mauvaises surprises et permettre une optimisation, j’ai pris l’habitude de demander des prix échelonnés à mes fournisseurs. Cela donne à titre d’exemple un prix en euros pour 50 pièces, 100 pièces et 200 pièces. Enfin vous pouvez aussi vous baser sur les objectifs de ventes donnés par la direction. En effet, vous devez assurer la possibilité d’atteindre ces chiffres, ce sont donc des valeurs à prendre en compte.

Analyse du marché

Une fois les besoins estimés, vous devez cibler les fournisseurs potentiels. Vous allez alors démarrer ce qu’on appelle une analyse du marché. Ainsi vous ferez un bilan pour lister les entreprises intervenantes sur le marché que vous ciblez et les différentes niches composants ce marché.

Votre stratégie achats regroupe les différentes analyse marché ou marketing achat que vous avez pu faire pour les familles d’achats de votre entreprise.

Analyse fournisseurs

Vous consulterez alors vos partenaires historiques à qui il faut donner une légère priorité ainsi que quelques nouveaux afin d’injecter du sang neuf, de la compétitivité et peut être aussi de nouvelles solutions. Vous saurez dire à ce moment-là quels sont les équipements dont les prestataires ont besoin pour produire les références que vous souhaitez acheter dans les bonnes quantités et avec la qualité appropriée. C’est ce qu’on nomme l’analyse fournisseurs.

Définition de la stratégie d’achats

Dans le cadre de la définition de la stratégie d’achats globale pour l’entreprise, vous commencerez par définir votre but ultime. Par exemple, apporter un maximum de baisses de coûts basées sur la méthode du coût total d’acquisition tout en maintenant un haut niveau de qualité et de disponibilité produits.

Pour ce faire vous diviserez vos achats en familles de métiers fournisseurs. La catégorisation des dépenses en familles améliore la gestion des achats. A titre d’exemple, vous pourrez avoir la tôlerie, l’injection plastique, les photocopieuses, etc… Chacune des familles aura des particularités qui lui seront propre sur la relation avec les fournisseurs, le niveau de connaissance technique demandé, les méthodes d’approvisionnement possibles, de paiements, etc… Votre rôle sera alors d’organiser la réflexion vous permettant d’atteindre le but ultime mentionné.

Une méthodologie de préparation standardisée vous permettra de documenter chaque étape de manière fiable et précise. Votre stratégie fera alors apparaître la structure du marché fournisseurs, les grandes lignes d’actions que vous comptez lancer, le planning prévisionnel et les ressources dont vous avez besoin. Vous resterez opérationnels sur les actions à mener.

Réalisation de la stratégie d’achats

L’implémentation de la stratégie d’achat consiste à faire ce que vous avez prévu de mettre en place. Ainsi vous mènerez toujours ces 3 actions :

• Consultation, appels d’offres ;
• Négociation ;
• Contractualisation, qui peut être une simple commande.

La décision d’acheter chez un nouveau fournisseur, c’est à dire la décision de sourcing, doit se faire en équipe transverse. Chaque service étant directement en lien avec le fournisseur doit participer. Il y aura souvent la qualité, les achats, les approvisionnements, la R&D, l’industrialisation ou les méthodes. Évidemment, selon les cas de figure, d’autres métiers comme la logistique ou le chef de projet peuvent être nécessaires.

Les supports indispensables au processus achats stratégique

Vos équipes achats seront mieux structurées si vous leurs fournissez des étapes précises à intégrer.

Early Supplier Involvement (ESI)

On appelle Early Involvement ou Early Supplier Involvement (ESI) le fait de faire participer un ou plusieurs fournisseurs au développement du produit. Ce partenariat se fait au moment même de la création du cahier des charges.

Vous y trouverez souvent 3 phases :

• Évaluation des idées : après avoir présenté l’objectif de développement, une équipe de travail participe à une séance de Brainstorming suivi de l’évaluation des idées. D’ailleurs, l’équipe peut être mixte, interne à votre entreprise et externe (fournisseur).
• Définition du concept : la ou les idées retenues vont être étudiées sur des bases techniques factuelles. Il faudra alors être capable de dire si le concept est techniquement réalisable et combien il pourrait coûter.
• Développement : c’est la conception du produit que les achats auront pour mission d’approvisionner.

Plus votre entreprise sera développée et plus elle pourra ajouter des briques à l’organisation achats. Ainsi vous pourrez rencontrer dans les grandes organisations les processus suivants.

Sélection des fournisseurs

Il s’agit là du processus par lequel vous choisissez l’entreprise qui remporte un appel d’offres. Ainsi vous pourrez y décrire votre méthode de sélection qui prend en compte les critères qui vous importes. A titre d’exemple, il peut s’agir du prix, de la politique sociale et environnemental de l’entreprise, du respect des droits de l’homme, des conditions de paiements, de la politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises), etc…

Évaluation des fournisseurs

La question est ici à quelle fréquence et comment évaluez-vous votre panel de fournisseurs. De même, quels sont les critères qui font qu’un fournisseur sera évalué et pas un autre. On peut aussi décider d’évaluer les fournisseurs ayant un chiffre d’affaires supérieur à XX€ ou lorsqu’ils font partis des fournisseurs A (je vous conseille de lire l’article sur la loi Pareto appliquée aux achats) ou encore en fonction de la criticité des produits que vous leur achetez.

Le but reste de pouvoir piloter la performance des fournisseurs et ainsi obtenir des leviers améliorant les résultats de la fonction achats.

Classification des fournisseurs

La classification des fournisseurs permet de savoir dans quel(s) métier(s) ils sont sectorisés ainsi que leurs statuts pour chacun de ses métiers.

Prenons un exemple la production de produits en plastique. Vous pouvez classer dans la grande famille de la fabrication des pièces plastiques les fournisseurs qui usinent la matière, qui l’injectent, qui font des produits catalogues, etc…

A l’intérieur de l’injection, une classification par capacité technique et / ou compétence peut alors être établie. Vous pourrez alors créer des sous familles en fonction des tailles de pièces qu’ils sont capables de fabriquer ou bien de la complexité que les sous-traitants savent maîtriser. De nombreuses classifications différentes sont possible.

Ensuite, une fois que vous avez identifié la famille produit, vous pouvez classer le fournisseur en préférentiel, principal, alternatif, en surveillance, à sortir du panel de manière passive ou à sortir de façon active.

Développement des fournisseurs

L’activité de développement des fournisseurs consiste à les rendre meilleurs afin de mieux vous servir. Cela peut commencer par un audit qualité ou audit achat (je vous recommande de lire l’article sur les audits achats) qui permet de cerner les bases à faire progresser. Chaque audit se termine par la remise d’un plan d’actions, sauf si le fournisseur est excellent.

Ensuite vous pouvez mener des ateliers d’amélioration de points précis comme ceux portant sur la réduction des coûts, l’amélioration de la performance industrielle, etc…

Ainsi, nous voyons des grands groupes proposer à des PME ou ETI une intervention pour effectuer une VSM (Value Stream Mapping), VSD (Value Stream Design) ou encore un atelier CAO (Cost Analysis and Optimization).

Processus achats : le mot de la fin

Les processus de gestion des fournisseurs sont conçus pour stabiliser et optimiser les relations existantes et futures avec les fournisseurs. Ils servent également à prévenir et à minimiser les risques tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Si vos performances s’améliorent, alors vos clients internes seront mieux satisfaits.

C’est généralement le rôle du directeur achats de mettre en place le processus d’achats stratégique. L’Apec vous propose cette fiche métier pour en apprendre davantage sur son rôle : https://www.apec.fr/tous-nos-metiers/services-techniques/directeur-des-achats.html

Vous vous intéressez aux questions achats ? Alors retrouvez sous ce lien tous les sujets achats que nous avons abordé. Ils vous aideront pour dans votre politique d’achat ainsi que votre processus d’achat.

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