Zen Attitude : au Travail et à la Maison

La promotion de la Zen Attitude dans votre entreprise et votre entourage peut vous faire gagner énormément sur le plan émotionnel et sur le plan économique. Il existe une méthode qui s’appelle Zen to Done de Léo Babauta qui vous permettra de gagner en productivité. Elle reprend les grands principes de la méthode Getting Things Done ou méthode GTD de David Allen. Vous pourrez d’ailleurs lire sous ce lien mon article sur la méthode GTD. Cependant elle y ajoute une âme qui la rend plus abordable et elle s’adapte mieux à la vie courante. Nous retrouvons dans cette méthode pour l’attitude Zen exactement 10 habitudes ou routines à intégrer dans son quotidien. La méthode de Zen Attitude est donc là pour vous apporter une solution simple à votre organisation personnelle et professionnelle. Vous gagnerez en calme, sérénité et efficacité. Le Zen vous rendra meilleur.

Vous pourrez en savoir plus sur le blog de Leo : zenhabits

Je vais donc vous présenter les 10 routines à travailler 1 par 1 pour atteindre la parfaite Zen Attitude dans votre foyer et dans votre entreprise. Pour y arriver, vous devrez vous focaliser sur chacune d’entre elles, 1 à la fois, pendant plusieurs semaines. Voyons ensemble la méthode de gestion du temps étape par étape.

Routine 1 : Collecter les informations

Les informations doivent être collectées afin d’éviter qu’elles n’encombrent votre cerveau. En effet, c’est votre outil le plus puissant et il n’est pas fait pour stocker des données. Il sera plus efficace pour réfléchir à la résolution de problèmes.

Comment procéder à la collecte ?

J’utilise personnellement Evernote qui est une application gratuite sur Smartphone. Elle est très puissante et permet notamment de synchroniser les informations sur différents support (PC, tablette, smartphone). Vous pourrez en savoir plus en lisant l’article sur l’application Evernote.

Si vous n’êtes pas trop application, alors vous pouvez prendre l’habitude d’emporter avec vous un petit carnet de notes. Vous y noterez toutes vos idées, vos projets, les informations qui pourraient être utiles, etc…

L’idée de cette routine est de sortir ces idées de votre esprit afin de le laisser au calme et de ne plus les oublier. Ensuite, il faut tout rassembler dans 1 seul et même lieu pour ne pas s’éparpiller. C’est pour cela que j’ai choisi Evernote. La synchronisation des données permet de tout reclasser tranquillement sur son ordinateur.

Zen Attitude, Routine 2 : Traiter les informations

Chaque jour vous allez recevoir un flux d’informations. Ce flux sera quasi ininterrompu tout au long de votre vie.

Une Zen Attitude nécessite une organisation sans faille et régulière. Votre 2^ème routine est de traiter les informations que vous venez de collecter. Elles seront sur plusieurs supports. En effet, vous recevrez des emails sur votre adresse professionnelle, personnelle, des messages sur votre répondeur, des sms, des messages whatsapp, facebook messenger, des courriers physiques et votre précieux carnet de notes papier ou électronique. Vous êtes peut-être abonnés à des flux d’actualités, des flux RSS, etc… la liste est longue et semble ne plus finir.

Si vous jugez maintenant que vous en avez trop pour tout traiter, alors vous devez choisir immédiatement de supprimer certaines sources d’informations.

Cette routine demande que vous traitiez chacune des boîtes de réception d’informations listées ci-dessus 1 fois par jour. Les éléments ne doivent en aucun cas s’accumuler de jour en jour. La méthode de traitement est simple, vous faîtes l’action demandée dans le message immédiatement si elle demande moins de 2 minutes. En effet, vous prendrez plus de temps à la classer qu’à la réaliser.

Si l’action demande plus de 2 minutes, alors il vous reste 4 options :

• Jeter, car vous ne ferez rien de cet élément
• Déléguer, car vous avez quelqu’un qui saura mieux que vous réaliser l’action
• Classer, pour en faire un usage ultérieur
• Planifier dans temps et en faire un suivi.

Routine 3 : Planifier les tâches

La planification demande un grand changement d’habitude chez la plupart des personnes. Vous devrez tenir à jour un emploi du temps.

En effet, si vous vous fixez un objectif à 1 an, alors vous pouvez le décomposer en 12 objectifs mensuels intermédiaires. Vous en accomplirez ainsi 1 par mois et cela vous rapprochera de votre objectif final. En ce sens, la planification est un élément essentiel à la réussite de toute entreprise. S’il y a une stratégie, alors il y a un objectif. S’il y a un objectif, alors vous devrez sans doute le décomposer en étapes intermédiaires. Si vous ne planifiez pas ces étapes, vous n’atteindrez pas votre objectif à temps et vous finirez l’année stressé. Vous n’aurez pas atteint la Zen Attitude, CQFD !

Léo Babauta conseille d’aller encore plus loin afin de ressentir le progrès et d’être plus serein. La 3^ème routine demande de planifier chaque semaine pour atteindre l’objectif mensuel. La semaine devra elle aussi être décomposée en objectifs journaliers. Les jours devront avoir ce qu’on appelle les grosses pierres. C’est-à-dire les 3 à 5 tâches principales que vous devrez avoir accompli afin de faire de cette journée une étape de plus vers l’atteinte de l’objectif final. Vous n’avez plus qu’à créer vos plannings. Le simple fait de gérer chaque jour de cette manière vous approchera à grands pas de votre objectif.

Un petit conseil au passage, commencez la journée par la tâche la plus difficile. Cela rendra le reste de la journée plus fun. J’ai testé pour vous et ça fait son effet !

Zen Attitude, Routine 4 : Agir

La méthode ZTD (Zen To Done) recommande d’agir. Vous vous distinguerez déjà d’une grande partie de la population. Il est vrai que vous êtes pour la plupart des entrepreneurs ou managers, vous savez donc ce que c’est.

Une attitude zen préconisera de se focaliser sur 1 action à la fois. La mode du multi-tâches est une mode et n’est pas suivi de résultats scientifiques probants. Pour être efficace, vous aurez intérêt à vous concentrer sur 1 seule tâche et ne pas vous laisser distraire par :

• Le téléphone,
• Les sms,
• Les alertes des réseaux sociaux,
• La TV,
• Des recherches non pertinentes,
• Des interruptions intempestives de votre équipe,
• Etc…

C’est pourquoi il est conseillé d’éliminer toutes sources de distractions en commençant par éteindre ce qui peut l’être. Une interruption en moins, c’est au minimum 15 minutes de gagnées.

Une astuce que beaucoup ignorent est de travailler dans un espace rangé et propre. Combien de bureaux remplis de piles de papiers avez-vous déjà vu ? Vous êtes concernés ? Un bureau rangé évite à l’esprit de se focaliser sur autre chose, vous serez plus serein et en phase avec la Zen Attitude.

Si vous pouvez utiliser une horloge pour vous fixer des temps de travail sur chaque tâche, alors vous vous surprendrez de voir à quel point vous parvenez à finir les tâches dans le temps imparti. Un seul objectif, vous devez finir la tâche en cours avant d’entamer la suivante.

Routine 5 : Développer un système simple et fiable

La routine n°5 vous demande d’utiliser et de maintenir un système simple et dans lequel vous avez confiance. C’est difficile de faire simple.

Ce système sert à trier les sujets que vous rencontrez par thématique. Vous pouvez personnaliser autant que vous le souhaitez. Cela peut donner :

• Personnel
• Maison
• Professionnel
• Courses
• Projets
• En attente

Vous n’avez pas à vérifier ces listes tous les jours mais seulement quand nécessaire. Vous faîtes peut-être déjà la liste des courses que vous affichez sur le frigo. Personnellement, c’est comme cela que nous fonctionnons à la maison. Nous ne traitons pas la liste de course chaque jour mais simplement 1 fois par semaine. Nous avons ainsi la Zen Attitude vis-à-vis des commissions, nous oublions rarement quelque chose.

De mon côté, je traite tout le reste dans Evernote pour les idées, Trello pour les listes ci-dessus et enfin Google Calendar pour la planification. C’est assez simple.

Trello me permet de décomposer des projets ou de lister des activités familiales, des films à voir, etc…

Routine 6 : Organiser

L’idée principale à suivre est qu’il y a une place pour chaque chose et que chaque chose a une place.

Avez-vous des papiers qui traînent partout sur votre bureau ? Cherchez vous votre smartphone à chaque fois que vous quittez la maison ? Savez-vous où sont vos clefs ?

C’est quelque chose qu’on apprend aux enfants lorsqu’on leur demande de ranger leurs chambres. Les livres vont sur cette étagère et les jouets dans cette caisse. Vous voyez ce que je veux dire ?

Ces bonnes intentions ne doivent pas disparaître à l’âge adulte. Une vie zen attitude nécessite de ne jamais stresser parce qu’on ne retrouve plus ses clefs de voiture. Chaque élément ou objet de votre domicile doit avoir lui aussi une place attitrée, un domicile. En effet, vous ne voulez plus d’objets SDF !

Utiliser le système Zen to Done

Toute information qui rentre va dans une boîte de réception, celle-ci doit être vidée tous les jours grâce aux options : « faire, en attente, planifier sur une liste, déléguer, classer ». Vous n’avez plus à hésiter et vous n’avez plus des dizaines de choix à faire.

Désigner une place à chaque objet

Vous mettez bien votre linge sale dans le panier dédié ? Vous rangez aussi les aliments frais dans votre réfrigérateur ? Bravo ! La même méthode s’applique à tout le reste. Les clefs se rangent dans un pot à l’entrée, le courrier dans une bannette, le téléphone ne va pas dans le meuble à chaussures, etc…

Pour vous aider à ranger votre lieu de vie ou de travail, je peux vous conseiller un best seller mondial à lire. Il s’agit de la méthode Konmarie : La magie du rangement.

En l’utilisant, je me suis débarrassé de plusieurs mètres cubes d’affaires inutiles.

Zen Attitude : Les archives

Ce sont une des clefs de votre réussite. Vous pouvez avoir des archives électroniques ou bien dans des pochettes physiques. Pensez à toujours en avoir en stock (des pochettes physiques) au cas où et n’hésitez jamais à créer un nouveau dossier. Il ne faut surtout jamais avoir de fichier « Divers », car votre classement perdrait tout intérêt.

L’habitude numéro 6 demande bien 30 jours d’essai avant de la réussir parfaitement. Les avantages que vous apporteront la zen attitude sont faramineux.

Routine 7 : Revue hebdomadaire

L’intégralité de votre système ou outil de gestion doit être passé en revue, audité chaque semaine. Le but est d’éviter que certaines zones prennent la poussière. Si c’est le cas, vous avez un système trop compliqué et vous devez le simplifier.

Vous passerez ainsi en revue l’atteinte des objectifs, ce qui vous permettra d’ajuster les objectifs de la semaine à venir.

De même vous relirez vos notes afin de penser à traiter chacune d’entre elles. Vous vous remémorerez vos différentes listes pour les garder en tête.

Enfin, vous reverrez votre planning en tenant compte de vos capacités de travail, des impératifs familiaux, etc…

Cette révision prend en général 30 minutes et ne devrait pas dépasser 45 minutes.

Zen Attitude, Routine 8 : Simplifier

Si vous êtes comme moi, alors vous avez parfois des listes avec un nombre de tâches à n’en plus finir. Certaines peuvent être tellement longue qu’il est impossible de les traiter chaque jour.

Vous savez ce que cela veut dire ? Vous n’êtes pas allé à l’essentiel. Lorsque les listes s’allongent, il faut pouvoir les planifier et les prioriser afin de rester simple.

Votre To Do List quotidienne ne doit contenir que quelques actions majeures. Ce sont les 3 à 5 grosses pierres dont je vous parlais plus haut. C’est tâches importantes sont complétées de petites choses à faire, plus simples, plus rapides et qui vous procureront la délicieuse sensation d’avoir progressé.

Je fais personnellement cette planification quotidienne, chaque soir avant d’aller me coucher, dans Google Calendar. Il me procure les avantages suivants :

• L’outil est gratuit
• Il est synchronisé sur le cloud donc accessible sur PC, Smartphone et tablette.
• Il permet de fixer des limites de temps pour chaque tâche
• On peut les ordonner de manière à prioriser les actions
• Il permet aussi des rappels automatiques à intervalles de temps réguliers.

Vous pouvez aussi utiliser un autre logiciel de gestion qui vous conviendrait mieux.

Comment réussir à simplifier ?

Voici les clefs :

Éliminer les tâches

Faîtes cet exercice et prenez le comme un challenge. Regardez votre liste de tâches à accomplir et essayez de la réduire de moitié. Certaines sont peut-être déjà ancienne, vous pouvez alors vous demander si elles sont toujours d’actualité ? Si vous en avez que vous repoussez sans cesse, alors pensez-vous réellement les faire un jour ? Il est toujours difficile de prendre la décision d’éliminer une tâche qu’on avait décidé de mener. Cependant, si elle reste là sans être implémentée, alors elle pollue votre environnement et vous n’obtiendrez pas la zen attitude recherchée.

Savoir ce qui est essentiel

Vous ne garderez ainsi que l’essence même que constitue votre objectif principal. Vous pouvez bien sûr avoir 2 ou 3 grands objectifs dans l’année, je suis ok là-dessus. Mais n’essayez pas d’en avoir 10. Vous n’y arriveriez pas. Vous allez alors regarder votre liste de projets et éliminer ceux qui ne sont pas en lien direct avec l’atteinte des objectifs principaux.

Apprendre à dire non

Vous devez réduire le nombre d’engagements que vous avez pris sous peine de souffrir des effets de la dispersion. Ainsi, vous allez commencer à dire non à des missions, projets qu’on peut vous proposer mais qui mettront en péril vos principaux objectifs. Il n’y a pas de honte à ne pas être capable de tout faire. C’est plutôt un signe de lucidité.

L’apport de valeur

Vous devez apprendre à distinguer les tâches qui vous occupent des tâches qui vous apportent de la valeur. A titre d’exemple, je peux vous parler des achats. Un acheteur qui passera 70h par semaine à tenter des négociations avec tout son panel de fournisseurs sera très occupé et aura l’impression de se donner à fond pour l’entreprise. A l’opposé, un acheteur qui travaillera à peine 35h par semaine mais qui sera capable de cibler les fournisseurs impactant et peaufiner des appels d’offres ainsi que des négociations de grandes qualités, vous rapportera des gains phénoménaux. Lequel des 2 sera à récompenser ?

C’est pourquoi il faut toujours travailler en penser à la loi de Pareto ou loi du 20/80.

C’est la même chose pour un commercial qui rencontrera un maximum de prospects par rapport à celui qui aura au préalable mené une étude marketing sur le profil type de client à cibler. Le second aura vraisemblablement des résultats plus élevés.

Ainsi vous simplifierez vos actions en ciblant celles à plus forte valeur ajoutée.

Fonctionner en lot de production

C’est astuce est très intéressante car facile à mettre en place. Vous devez essayer de regrouper les tâches qui se ressemblent. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps.

C’est pourquoi il faut regrouper tous les appels téléphoniques que vous devez passer au même moment de la journée. Vous ferez également de même avec la lecture de vos emails. Il vous suffira sans doute d’1 ou 2 plages horaires pour vous satisfaire et ne rien rater d’urgent.

Enfin vous pourrez aussi regrouper sur 30 min à 1 heure toutes les petites tâches que vous vous étiez noté. C’est ce qu’on appelle fonctionner par batch (par lot).

Routine 9 : Fonctionner en routines et habitudes

La Zen Attitude n’est pas quelque chose qui doit vous surexciter tout au long de la journée. En fait, il s’agit de vous concentrer chaque jour sur l’utilisation de vos routines quotidiennes.

Il faut réellement travailler chacune des routines précédentes de manière à les intégrer dans vos habitudes de vie. Pour bien démarrer, je ne peux que vous conseiller de travailler chacune d’entre elles pas à pas, l’une après l’autre.

Vous pourriez par exemple dédier 30 jours à l’intégration de chaque habitude en commençant dans l’ordre. A chaque fin de mois, vous démarreriez l’intégration de la suivante. Il n’y a qu’en vous programmant ces changements d’habitudes que vous réussirez à vivre plus sereinement, sans stress.

C’est ainsi que vous apprendrez à collecter les informations, les traiter, les planifier et les réaliser. De plus, vous serez capable de maintenir le tout dans un système simple, fiable et maintenu régulièrement. Vous aurez acquis une meilleure gestion de votre temps.

Routine 10 : Découvrir votre passion

Cette habitude peut être perçu comme la plus importante et en même temps elle n’est pas directement reliée aux autres. C’est un bonus qui vous rendra beaucoup plus productif. En effet, on travaille plus volontiers à quelque chose qui nous passionne qu’à quelque chose qu’on répugne. C’est une évidence qu’il est utile de rappeler. Elle sera vraie même si vous n’appliquez pas les 9 routines précédentes.

Vous êtes peut-être déjà dans une situation ou votre travail vous passionne et c’est tant mieux. Dans le cas contraire, je vous conseille de vous faire aider afin de trouver votre voie.

Si vous avez une passion, un hobby, etc… alors vous pouvez réfléchir à en faire votre métier. Il n’est pas toujours simple de savoir comment faire, cependant vous êtes libre de consulter votre entourage qui se révèlera peut-être avoir de précieux conseils.

Vous pouvez aussi lire mon article qui décrit comment estimer le potentiel du marché de votre passion. Vous aurez ainsi une idée de sa monétisation potentielle.

Zen Attitude : ce qu’il faut retenir

Pour évoluer sereinement dans la vie professionnelle ou privée, il existe une méthode éprouvée. Cependant si vous êtes actuellement stressé et pressé, alors il vous faudra adopter un changement d’organisation. Les 10 habitudes de la méthode Zen To Done vous aideront de manière certaine à progresser. Vous éviterez le burn-out, apprendrez à gérer votre stress et arrêterez la procrastination. Grâce à cette méthode simple, vous allez gagner du temps et améliorerez votre efficacité professionnelle. Les heures supplémentaires ne seront bientôt plus qu’un lointain souvenir.

Testez les routines et mettez-les en place 1 par 1.

Vous vous intéressez à l’organisation ? Vous retrouverez tous nos articles sur la gestion du temps sous ce lien.

Et vous, comment gérez-vous votre temps ? Comment êtes-vous organisé ? Partagez-nous vos expériences.