Gestion du temps et des priorités

Avant la méthode GTD : Les solutions bateaux

Il existe de nombreux experts en gestion du temps qui vous donneront des méthodes qui peuvent, d’après eux, vous aider à mieux gérer votre temps. Malheureusement ils ne connaissent que trop rarement la méthode GTD.

J’en ai rencontré à plusieurs reprises lors de formations et leurs présentations ressemblaient toujours à cela :

  1. Se fixer des objectifs
    1. Annuel
    2. Mensuel
    3. Hebdomadaire
  2. Définir les priorités
    1. A l’aide d’une matrice classant les tâches en fonction de l’urgence et de leur importance. J’ai toujours observé mes collègues de formation un peu stupéfait lorsqu’on nous proposait ce modèle, comme si on avait besoin d’un formateur pour nous rappeler que nous devons classer nos tâches suivant des critères. Mais surtout, comme si le fait de le dire suffisait à résoudre le problème.
  3. Fixer une limite de temps
  4. Planifier
  5. Réaliser

C’est le modèle théoriques des formateurs qui n’ont pas la pratique du travail en entreprise. Si comme moi, vous vous êtes senti sans soutien lors de ces sessions de formations, alors ce qui suit va clairement vous aider.

gestion du stress

La méthode GTD (Getting Things Done)

Ce nom signifie : Faire Les Choses. Elle a été définie par David Allen, auteur du Best Seller international Getting Things Done et traduit en français en “S’organiser pour Réussir”. Il a fait le constat que la multiplication des tâches, sources d’informations, sources de distractions et la polyvalence demandée, nécessitaient une nouvelle méthode pour s’organiser efficacement. Cette méthode m’a permis de :

  • gagner en efficacité,
  • faire plus en moins de temps,
  • dégager plus temps pour mes passions, ma famille, les amis.

C’est une méthode qui vient des Etats-Unis et est très populaire là-bas. Elle est encore peu connue en France, mais je serais prêt à parier que cela changera dans les années qui viennent.

La méthode GTD demande de la discipline mais en s’y tenant, vous diviserez réellement votre temps de travail par 5. Dans cet article, vous découvrirez les grands principes que nous nous approfondirons dans des billets de blog spécifiques.

Méthode GTD

Je vais maintenant vous détailler les étapes qui mène à ce processus.

La méthode GTD de David Allen

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La boîte de réception aide mieux gérer son temps en n’oubliant rien

Vous avez actuellement des tonnes de données qui arrivent vers vous. Ces informations peuvent être personnelles ou professionnelles mais elles viennent encombrer votre cerveau.

Sachez le : Votre cerveau n’est pas fait pour emmagasiner de l’information. En effet, il est là pour vous aider à être créatif et à trouver des solutions. S’il se retrouve encombré d’informations inutiles comme la liste de course ou votre rendez-vous chez le médecin, alors vous perdrez en concentration.

Une boîte de réception pour quoi ?

Vous pouvez utiliser une forme papier et / ou numérique si vous le souhaitez. Cela peut être :

  • une bannette à courrier,
  • un carnet de note papier ou électronique,
  • des classeurs,
  • un enregistreur,
  • une boîte emails
  • etc…

Utilisez un ou plusieurs outils avec lesquels vous êtes à l’aise. Moins vous aurez de boîtes de réception et moins vous perdrez de temps à chercher dans chacune d’elles.

Le but est d’y placer toutes les pensées que vous avez en tête afin de libérer les capacités de votre cerveau. Vous retrouverez ainsi :

  • Calme,
  • Sérénité,
  • Capacité de réflexion,
  • Efficacité.

3 règles :

  1. Notez toutes vos pensées et placez les dans votre boîte de réception
  2. Ayez un minimum de boîte de réception
  3. Videz régulièrement votre boîte de réception afin d’éviter une accumulation

Analyse des informations entrantes

C’est la partie qui vous fera ressentir les premiers effets bénéfiques de la méthode GTD. Pour faire la différence avec toutes les autres méthodes de gestion du temps, gestion des tâches et gestion des priorités, il faut classer (analyser) de manière exhaustive tous les intrants (toutes les informations placées dans votre boîte de réception).

Comment faire ?

Il n’y a qu’une seule question à laquelle répondre : Est ce concrétisable ? Les réponses possibles sont très simples et au nombre de 2 : OUI ou NON.

Si la réponse est NON, alors vous avez 3 possibilités :

  1. Inutile ou obsolète => Poubelle !
  2. Pas utile maintenant => Incubation. On place un rappel dans son calendrier pour y réfléchir dans 6 mois.
  3. Information intéressante à garder => A classer dans un dossier numérique ou un classeur. Le classement doit être suffisamment bien fait pour que vous soyez capable de retrouver cette information dans 2 ans.

Si la réponse est OUI, alors vous avez 2 possibilité :

  1. Est ce à placer dans un projet ?
    1. Projet signifie ici un ensemble d’actions s’enchaînant pour atteindre un objectif.
  2. Demande-t-elle moins de 2 minutes pour être réalisée ?

Une action demandant moins de 2 minutes doit impérativement être faite par vous tout de suite. La raison est très simple, vous aurez besoin de plus de temps pour la noter ou l’expliquer à quelqu’un d’autre.

Une action demandant plus de 2 minutes doit être sous-traitée si vous n’êtes pas la meilleure personne pour la réaliser. Dans le cas où vous réaliseriez cette tâche, alors il vous faut la planifier à la suite de votre liste d’actions à réaliser.

Retrouvez ici nos articles sur la gestion du temps.

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