Méthode GTD : l’outil pour mieux Organiser ses tâches

La méthode GTD (Getting Things Done) est une méthode qui permet de vous faire gagner du temps. Vous allez apprendre à mieux gérer votre liste de tâches et arrêter la procrastination. Cet outil vous aidera à vous organiser efficacement en vous donnant 5 actions à accomplir : collecter, traiter, organiser, réviser, agir. Votre organisation personnelle sera alors synonyme de productivité. Vous pourrez dire adieux à la gestion en mode pompier et vous serez au top sur la gestion des priorités. Cependant je vous préviens, elle demande rigueur et persévérance.

Gestion du temps et des priorités

Avant la méthode GTD (Getting Things Done) : Les solutions bateaux

Il existe de nombreux experts en gestion du temps ou gestion de projet qui vous donneront des méthodes qui peuvent, d’après eux, vous aider à mieux gérer votre temps et à devenir plus productif. Ils veulent surtout que vous achetiez une formation en gestion du temps. Malheureusement ils ne connaissent que trop rarement la méthode GTD de David Allen.

J’en ai rencontré à plusieurs reprises lors de formations et leurs présentations ressemblaient toujours à cela :

1. Se fixer des objectifs
   1. Annuel
   2. Mensuel
   3. Hebdomadaire
2. Définir les priorités et les tâches urgentes
   1. A l’aide d’une matrice classant les tâches en fonction de l’urgence et de leur importance. J’ai toujours observé mes collègues de formation un peu stupéfait lorsqu’on nous proposait ce modèle, comme si on avait besoin d’un formateur pour nous rappeler que nous devons classer nos tâches suivant des critères. Mais surtout, comme si le fait de le dire suffisait à résoudre le problème.
   2. Savoir dire non, cela permet d’alléger l’emploi du temps.
3. Fixer une limite de temps pour chaque action
4. Planifier les tâches
5. Réaliser la liste d’actions prévue

C’est le modèle théoriques des formateurs qui n’ont pas la pratique du travail en entreprise. Pour eux cela suffit à augmenter la productivité et l’efficacité professionnelle. Je pense que vous arriverez tout juste à avoir une bonne gestion des urgences et une petite amélioration de votre gestion de projet. Ce n’est pas la meilleure méthode.

Si comme moi, vous vous êtes senti sans soutien lors de ces sessions de formations pour organiser son temps, alors ce qui suit va clairement vous aider.

La méthode GTD (Getting Things Done)

Ce nom Getting Things Done signifie : Faire Les Choses. La méthode GTD a été définie par David Allen, auteur du Best Seller international Getting Things Done et traduit en français en “S’organiser pour Réussir“. Il a fait le constat que la multiplication des tâches, sources d’informations, sources de distractions et la polyvalence demandée, nécessitaient une nouvelle méthode pour s’organiser efficacement. Cette méthode m’a permis de :

• gagner en efficacité,
• progresser en gestion de projets,
• faire plus en moins de temps,
• dégager plus temps pour mes passions, ma famille, les amis.

C’est une méthode qui vient des Etats-Unis et est très populaire là-bas. Elle est encore peu connue en France, mais je serais prêt à parier que cela changera dans les années qui viennent. En effet les entreprises veulent de plus en plus fonctionner en mode projet et doivent donc s’organiser pour réussir ce changement.

La méthode GTD demande de la discipline mais en s’y tenant, vous diviserez réellement votre temps de travail par 5. Dans cet article, vous découvrirez les grands principes que nous nous approfondirons dans des billets de blog spécifiques.

Je vais maintenant vous détailler les étapes qui mène à ce processus.

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Collecter avec la boîte de réception

Vous avez actuellement des tonnes de données qui arrivent vers vous. Ces informations peuvent être personnelles ou professionnelles mais elles viennent encombrer votre cerveau.

Sachez le : Votre cerveau n’est pas fait pour emmagasiner de l’information. En effet, il est là pour vous aider à être créatif et à trouver des solutions. S’il se retrouve encombré de choses inutiles comme la liste de course ou votre rendez-vous chez le médecin, alors vous perdrez en concentration.

Quelles formes de boîtes de réception

Vous pouvez utiliser une forme papier et / ou numérique si vous le souhaitez. Cela peut être :

• une bannette à courrier,
• un carnet de note papier ou électronique,
• des classeurs,
• un enregistreur,
• une boîte e-mails
• etc…

Utilisez un ou plusieurs outils avec lesquels vous êtes à l’aise. Moins vous aurez de boîtes de réception et moins vous perdrez de temps à chercher dans chacune d’elles.

Les bénéfices de la collecte

Le but est d’y placer toutes les pensées que vous avez en tête afin de libérer les capacités de votre cerveau. Vous retrouverez ainsi :

• Calme,
• Sérénité,
• Capacité de réflexion,
• Efficacité.

Vous veillerez en même temps à respecter 3 règles pour que la collecte fonctionne bien :

1. Notez toutes vos pensées et placez les dans votre boîte de réception
2. Ayez un minimum de boîte de réception
3. Videz régulièrement votre boîte de réception afin d’éviter une accumulation

Ainsi vous allégerez votre esprit de toutes ces choses qui l’encombrent au quotidien. Vos idées seront enregistrées dans vos données et ne seront plus soumises aux aléas de votre mémoire. La collecte des données est un élément central de votre projet visant une meilleure organisation.

Traiter en analysant des informations entrantes

C’est la partie qui vous fera ressentir les premiers effets bénéfiques de la méthode GTD. Pour faire la différence avec toutes les autres méthodes de gestion du temps, gestion des tâches et gestion des priorités, il faut classer (analyser) de manière exhaustive tous les intrants (toutes les éléments placées dans votre boîte de réception).

Comment faire ?

Il n’y a qu’une seule question à laquelle répondre : Pouvez vous concrétiser ? Les réponses possibles sont très simples et au nombre de 2 : OUI ou NON.

Vous ne pouvez pas réaliser l’action

Si la réponse est NON, alors vous avez 3 possibilités :

1. Inutile ou obsolète : Poubelle !
2. Pas utile maintenant : Incubation. On place un rappel dans son calendrier pour y réfléchir dans 6 mois.
3. Information intéressante à garder : à classer dans un dossier numérique ou un classeur. Le classement doit être suffisamment bien fait pour que vous soyez capable de retrouver cette information dans 2 ans.

Vous pouvez concrétiser l’action

Si la réponse est OUI, alors vous avez 2 possibilité :

1. Est ce à placer dans un projet ?
   • Projet signifie ici un ensemble d’actions s’enchaînant pour atteindre un objectif.
2. Demande-t-elle moins de 2 minutes pour être réalisée ?

Une action demandant moins de 2 minutes doit impérativement être faite par vous tout de suite. En fait, la raison est très simple. Vous aurez besoin de plus de temps pour la noter ou l’expliquer à quelqu’un d’autre.

Une action demandant plus de 2 minutes doit être sous-traitée si vous n’êtes pas la meilleure personne pour la réaliser. Déléguer une action est une bonne option pour augmenter la qualité lorsque vous ne savez pas faire. Dans le cas où vous réaliseriez cette tâche, alors il vous faut la planifier à la suite de votre liste d’actions à réaliser. La planification est une manière de bien prioriser ces tâches, vous serez alors beaucoup plus efficace.

Organiser pour Maîtriser son Temps

Vous êtes le Chef d’Orchestre

En tant que chef d’orchestre, vous avez la chance de pouvoir organiser les tâches à accomplir.

Vous pouvez donc effectuer 3 actions dans votre organisation personnelle.

• Reporter une tâche car ce n’est pas le moment opportun et vous avez d’autres actions plus prioritaires. Savoir gérer ses priorités est fondamental.
• Déléguer une mission ou un projet à une personne capable de la mener à bien. En fonction de son niveau d’autonomie, vous devrez être plus ou moins directif dans la façon de faire. La mission peut se limiter à une action, une tâche si besoin. L’idée derrière la délégation est de faire faire.
• Planifier l’action. Cette fois-ci, c’est pour vous ! Vous allez vous organiser pour la mettre dans votre agenda des tâches à accomplir. Si c’est un grand projet, alors un découpage en petites tâches sera nécessaire.

Solution Pomodoro

La solution Pomodoro qui signifie tomate vient de l’invention du minuteur en forme de tomate que vous avez sans doute eu dans votre cuisine. Cette astuce permet de mieux gérer le temps passé à effectuer une tâche.

Vous avez construit votre liste de tâches et votre planning. Disons que vous avez prévu 4 tâches à effectuer ce jour. Ces 4 actions sont alors hiérarchisées en 1 difficile, 2 moyennes et 1 facile. La règle d’or est de toujours commencer par la plus difficile. Comme cela, le reste de la journée vous semblera plus simple.

Vous allez maintenant quantifier le temps nécessaire par action. Par exemple la 1ère durera 1h30 et les 3 autres 25 minutes chacune. Afin de vous contrôler, vous placerez un minuteur avec le temps prévu. Pendant le laps de temps prévu, vous n’accepterez pas d’interruptions et de distractions extérieures. Et vous savez quoi ? Vous réussirez à vous y tenir car vous avez conscience que ce temps ne représentent pas grand-chose dans votre journée. De plus la théorie de Parkinson, qui s’avère souvent juste, vous montrera que vous arriverez plus souvent à terminer une tâche si vous vous donnez un temps limité.

En ne vous attribuant pas trop d’actions par jour, vous gardez ainsi le luxe de pouvoir gérer les imprévus.

Réviser par un suivi régulier

Contrôler le travail en faisant un suivi de l’avancement est nécessaire et essentiel pour la réussite de la méthode. Ainsi vous verrez si vous progressez ou non. Vous serez alors en mesure de prendre les décisions qui s’imposent afin de corriger une mauvaise trajectoire. Un changement d’organisation peut être nécessaire.

Vous allez donc trouver un moment dans votre semaine, pour faire ce suivi. Je vous conseille le jeudi, car vous aurez alors le vendredi pour effectuer les corrections et vous recommencerez une nouvelle semaine du bon pied. Cependant, vous ferez comme vous pouvez, en fonction de votre agenda professionnel et de votre fonctionnement personnel.

Il est important de garder ce point de contrôle régulier car il évite les déviations.

Quelques exemples de questions :

• Où en suis-je par rapport à mes objectifs ?
• Suis-je débordé dans mon organisation ?
• L’outil GTD est-il efficace ?
• Ai-je augmenté ma productivité ?

Agir pour optimiser votre efficacité

Vous pouvez vous reposer sur la méthode GTD qui est un outil fiable et qui a fait ses preuves. De plus, il a l’avantage de s’adapter à votre façon de travailler. La lecture du livre Getting Things Done (S’organiser pour Réussir) de David Allen vous apportera des informations plus détaillées pour compléter cet article.

Les précédentes étapes vous donnent un cadre d’organisation et il ne vous reste plus qu’à agir.

Il n’y a plus que 4 facteurs à évaluer pour agir efficacement :

• Vous avez identifié vos priorités en fonction de leurs impacts et des échéances où il vous faut les avoir terminées. Prenez le temps de bien gérer les priorités du jour, de la semaine et du mois. Hiérarchiser ses tâches est important.
• Votre temps est limité et vous ne pourrez pas tout faire en 1 seule journée. Vous devrez donc planifier.
• Votre niveau d’énergie diminue au fil de la journée. Cela peut impacter votre motivation pour réaliser telle ou telle tâche. Je vous recommande donc de commencer votre journée par les plus difficiles.
• Votre environnement vous permet il de téléphoner, de rédiger, de réfléchir, de faire un email, etc… En fonction du contexte, vous pouvez être amené à privilégier une action plutôt qu’une autre. Si c’est bruyant par exemple, un coup de fil ne sera pas adapté.

Méthode GTD de David Allen : Ce qu’il faut retenir

La méthode Getting Things Done ou s’organiser pour réussir doit être vue comme un projet personnel qui augmentera votre efficacité.

Vous allez fonctionner en 5 étapes.

1. Collecter les données, les actions, les idées, les listes, les projets, … Tout ce qui vient à vous sur 1 nombre de support limité.
2. Traiter ces flux entrants en fonction d’ 1 question principale : pouvez-vous faire l’action vous-même ?
3. Organiser les actions et les projets sur 3 critères que sont reporter, déléguer ou planifier.
4. Réviser votre avancement par rapport à vos objectifs.
5. Agir pour réussir avec la méthode.

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