Management délégatif

Vous vous êtes peut-être déjà dit que vous n’aviez pas le temps de tout faire, que vous n’arriviez plus à bien faire les choses. Vous vous êtes sans doute déjà posé la question “que puis-je déléguer à mes employés, à des sous-traitants ou à des fournisseurs?”. Si vous êtes dans ce cas, le management délégatif est une solution pour vous. Vous pourrez ainsi gagner du temps et vous consacrer sur les tâches prioritaires. C’est une clef de réussite pour un manager ou un chef d’entreprise.

Délégation définition

La délégation est simplement le fait de charger une personne de remplir une mission, une tâche. Vous lui confiez ainsi du travail à réaliser. Certaines tâches sont à déléguer et d’autres doivent rester en votre possession. Ceci garantira une bonne gestion de votre temps.

Savoir déléguer et faire du management délégatif

Pourquoi faut-il savoir déléguer?

Vous êtes peut-être le fondateur de votre entreprise. Vous avez tout créé, votre entreprise (TPE, PME, ETI) est devenue votre bébé que vous chérissez. Vous voulez lui donner les meilleures chances de réussir et vous pensez que vous êtes le meilleur. C’est sans doute vrai, car vous l’avez créé.

Cependant, à force de vouloir tout contrôler, votre niveau de stress a augmenté. Vous n’avez plus le temps de faire de pause. Vous n’avez plus le temps de jouer avec vos enfants. Votre vie sociale n’est pas épargnée et vous voyez de moins en moins vos amis.

Le cœur du problème est que vous concentrez sur vous tout le travail de l’entreprise. En d’autres termes, rien ne peut se faire sans vous. Vous ralentissez alors la progression de votre business car des temps morts apparaissent. En effet, vos employés doivent attendre que vous ayez du temps libre pour qu’ils puissent vous demander une autorisation. Ou bien, si vous travaillez seul, des actions qui pourraient se faire en parallèles sont mises en attente car vous n’arrivez pas à tout faire.

Management délégatif : ce qu’il faut savoir déléguer

Comment prendre conscience et sur quelle base prendre ses décisions de délégation

Vous pouvez commencer par changer votre état d’esprit et voir les choses sous un nouvel angle.

Voici l’exercice que vous allez faire :

• Réfléchissez maintenant à combien vous voulez gagner par mois. Allez-y, dîtes un chiffre. Mais choisissez une valeur réelle et atteignable. Vous pouvez aussi vous fixer des étapes que vous augmenterez au fur et à mesure. Ne me dîtes pas que vous voulez gagner 15 000€ / mois si vous en gagnez 2000 € aujourd’hui. Restez crédible pour vous-même.
• Convertissez ce salaire mensuel en taux horaire. Par exemple 5000€/mois donne environ 30€/heure. Cela constitue la base de comparaison pour prendre vos décisions de délégation.
• Maintenant, faîtes vos choix ! Tout ce qui rapporte moins de 30€/heure devra être délégué pour notre exemple. Si je vous parle de mon E-commerce, j’ai rapidement pris la décision de déléguer la préparation des commandes pour les clients. La raison était simple, je n’avais pas le meilleur matériel me permettant de faire les colis rapidement. Cela me prenait beaucoup de temps que j’aurais pu passer à développer mon entreprise et mes ventes. J’ai ensuite délégué la rédaction d’articles de blog car les recherches nécessaires me prenaient trop de temps. (Ce n’est pas le cas sur Mon Entreprise Rentable où j’ai fait le choix de rédiger les articles).

Et maintenant nous allons voir ensemble des exemples de raison de déléguer des missions de votre entreprise.

Manque de compétences

En tant qu’entrepreneur, vous devez absolument prendre conscience que vous ne possédez pas toutes les compétences. En effet, vous n’êtes pas omniscient et vous n’êtes pas le meilleur dans tout. Il n’y a pas de honte à avoir, c’est le cas de tout le monde. Vous pouvez faire le parallèle avec les sportifs. Le meilleur attaquant de football sera un piètre gardien. Vous comprenez peut être mieux ainsi que vous ne pouvez être partout.

Il serait aussi contre-productif de vouloir tout contrôler.

Dale Carnegie disait qu’il aimait s’entourer de personnes plus intelligentes que lui. Il pensait que c’était ce que les meilleurs managers devaient faire. Comme il fut l’un des industriels les plus performants du siècle dernier, j’ai choisi de prendre exemple sur lui.

En conséquent, je vous recommande d’identifier avec honnêteté toutes les tâches pour lesquelles vous n’êtes pas compétents.

Pour ma part, je ne suis pas compétent dans la gestion des réseaux sociaux. Par contre, je suis très bon dans la sélection des personnes ou entreprises sachant effectuer une tâche. C’est pourquoi j’ai engagé ceux que j’ai considéré comme les meilleurs pour ce travail.

Faible valeur ajoutée

Le management délégatif est également intéressant pour déléguer les tâches à faible valeur ajoutée.

Vous avez forcément repéré des tâches pour lesquels vous avez l’impression de perdre du temps. Il s’agit des tâches qui ne rapportent rien directement à votre business. On peut citer « répondre au téléphone », « gérer un client mécontent », « préparer une présentation », « faire le ménage dans vos locaux », …

Afin d’éviter tout malentendu, lorsque je mentionne la gestion d’un client mécontent, je fais référence au fait que le client n’attend pas d’être mis en relation avec le gérant de l’entreprise. Un employé ou un sous-traitant, à l’écoute, suffira. Des tâches à plus fortes valeur ajoutée vous attendent.

Vous savez aussi que des sociétés spécialisée dans la gestion téléphonique sont apparues dans les pays francophones à bas coûts. Si cette activité se développe c’est que des clients y ont trouvé leur intérêt.

Enfin, pour l’exemple du ménage, vous pouvez passer 3h par semaine à nettoyer vos locaux ou vous pouvez choisir d’avoir ce temps en repos (ou de l’utiliser pour développer votre société).

Management délégatif par manque de temps

Il y a des tâches qui deviennent nécessaire à déléguer car vous n’avez de toute façon pas le temps de les réaliser. Ces tâches devront être sélectionnées en fonction de vos compétences et de leurs valeurs ajoutées.

Pourquoi ai-je fait ce paragraphe si c’est pour répéter la même chose ?

En fait, je me mets à la place d’un entrepreneur qui démarre seul. C’était le cas à mes débuts. J’avais du temps mais pas d’argent. Je faisais donc tout naturellement les tâches chronophages, à faible valeur ajoutée et pour lesquelles je n’étais pas compétent. Vous imaginez le succès 🙂 ?

Au fur et à mesure que l’entreprise se développait, il me fallait me dégager du temps libre pour approfondir des missions plus stratégiques. J’ai donc délégué les tâches petit à petit sur le modèle défini plus haut.

Une des tâches que je n’ai jamais faîte moi-même a été la gestion des publicités sur Google. Il y a tellement de concurrence que beaucoup y brûlent des billets de 500€ par liasses entières avant d’en retirer le moindre bénéfice. En plus de cela, c’est devenu un vrai métier et c’est beaucoup rentable d’utiliser les services d’une personne compétente.

Délégation de signature

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi faire de la délégation de signature, vous gagnerez un temps précieux car vous créerez encore moins de temps mort dans votre société. Attention cependant à bien choisir les bénéficiaires. Il faut qu’ils soient de véritables bras droits.

Il s’agit en fait d’une délégation de pouvoir que vous donnez à des personnes de confiance comme vos managers intermédiaires.

Management délégatif par l’automatisation

Déléguer ne veut pas toujours dire déléguer à un être humain. Il y a des tâches que vous pouvez automatiser par des logiciels.

Le plus simple et le plus couramment utilisé est Excel. Grâce aux macros, vous pourrez automatiser des tâches manuelles que vous effectuez régulièrement sur votre base de données. Il existe aussi de nombreux autres logiciels comme par exemple l’agenda dans lequel vous pouvez automatiser des rappels pour des actions à effectuer. Vous trouverez une application ou un logiciel pour presque tout ce dont vous avez besoin.

La gestion des emails envoyées aux clients peut aussi se déléguer à un auto-répondeur. Cela permet d’être plut productif dans la relation-client. Votre ERP ou logiciel de gestion pourra aussi effectuer des tâches, des analyses à votre place comme l’organisation de votre production, du planning, etc… Un CRM fera de même pour la gestion des clients.

Des tableaux de bord générés automatiquement rendront visuels la synthèse des principales informations clés de votre entreprise. Cela facilitera le pilotage de vos activités.

Management délégatif en externe ?

Le management délégatif étant très orienté résultat, il n’est pas totalement absurde d’y associer la délégation à des entreprises.

Votre société n’a pas besoin de savoir tout faire. Un exemple simple est l’informatique. Il est plus judicieux pour vous d’acheter un ordinateur que d’en concevoir un. Comme on dit, on ne va pas réinventer la roue. Ceci est vrai pour tout.

Vous pouvez faire de même avec la prestation intellectuelle et confier votre communication à une agence spécialisée.

Si vous fabriquez un produit, disons une montre connectée, vous pouvez acheter le processeur à un fabricant ou revendeur. Cela n’est pas forcément votre cœur de métier et n’est pas le cœur de la valeur ajoutée que vous apportez à vos clients. Lorsque vous réfléchissez à déléguer à une entreprise, écartez toujours ce qui fait la valeur ajoutée de votre produit ou service. Il faut que vous gardiez cette compétence en interne.

En résumé, vous pourrez déléguer une tâche à un logiciel, un employé ou une entreprise.

Le management délégatif est aussi un type de management

Nous venons de brosser les différentes façons de déléguer. Le management délégatif s’avère être aussi le nom donné à un mode de management particulier. Cette méthode s’avère être un art du management.

Elle consiste à diriger certaines employés en leur accordant une grande confiance. Je précise “certains” car tous en seront pas aptes à être géré en style délégatif. En effet, cela ne fonctionne que si vous vous focalisez sur des collaborateurs compétents et autonomes dans une tâche donnée. Le rôle du manager devient alors plutôt celui d’un conseiller ou d’un coach. Il ne sait pas comment résoudre le problème mais il saura conseiller son employé. Vous pourrez en savoir plus sur le management situationnel en suivant le lien.

Les employés managés en style délégatif verront leurs motivations augmenter car c’est une reconnaissance de leurs compétences.

Retrouvez ICI tous nos articles pour vous aider à gérer votre temps et votre organisation.

Et vous, avez vous déjà utilisé ces méthodes ? En connaissez-vous d’autres que vous trouvez efficace ? Commentez cet articles et échangeons ensemble sur les meilleures pratiques.