La conduite de réunion nécessite une bonne préparation et pour ce faire, il y a plusieurs questions à se poser. Vous devrez déterminer quel type de réunion allez-vous conduire, avec quels participants, vos conditions du succès et enfin les difficultés à attendre. En fonction du but recherché, la réunion ne prendra pas la même forme, par exemple information ou créativité ? Nous verrons en détail comment mobiliser et comment tirer avantage des profils des participants.
La préparation de la réunion
Quelle que soit la réunion que vous allez préparer, vous devrez être rigoureux dans votre préparation si vous voulez pleinement réussir.
Cela signifie que vous allez définir l’objectif de votre réunion. Vous répondrez ainsi à la question « qu’est ce qui fera de cette réunion un succès ? ».
Il peut y avoir des conditions très variées comme :
- Faire passer un message, une information
- Réfléchir à une nouvelle solution pour un problème donné
- Motiver les équipes afin de les emmener plus loin
- Transmettre des connaissances
- Etc…
En fonction de l’objectif, vous allez sélectionner des participants. Ceux-ci influenceront largement la conduite de réunion que vous tiendrez. En effet, vous n’agirez pas de la même manière en face du comité exécutif, de votre équipe ou de 300 personnes. On voit ici que le nombre et la hiérarchie sont des facteurs clés de décision sur le type de réunion que vous mènerez.
Afin de vous préparer à une réunion difficile, vous pourrez imaginer les difficultés que vous allez être amené à rencontrer durant votre réunion. Je peux vous citer un exemple personnel qui se répète tout au long de mon expérience professionnelle. Je suis souvent amené à apporter un changement dans une entreprise. Cela peut être un petit ajustement ou un bouleversement des habitudes de travail. J’ai ainsi remarqué que le changement soit important ou faible, la même difficulté apparaît constamment et vous la connaissez. C’est la résistance au changement. Cette phrase m’est cité tous les ans : « Je suis le/la premier à dire qu’il faudrait faire X, mais Y… (toutes les raisons sont bonnes pour ne pas faire ». C’est pourquoi j’ai pris l’habitude de lister toutes les remarques que je pourrais recevoir et ainsi je peux préparer les arguments ou explications adaptées.
Évidemment, suivant le niveau de désaccord, la discussion ne suffit pas toujours et il faut, dans les cas extrêmes, imposer la solution aux plus récalcitrants.
Le type de réunion
Le forme de la réunion que vous allez préparer se choisi en fonction de 2 critères. Le premier repose sur la compétence de l’animateur sur le sujet et le second sur l’influence de l’animation sur le groupe.
Les 2 critères de choix de la réunion
En fonction de ces 2 critères, il peut y avoir 4 types de réunion :
- La réunion de créativité
- De travail
- La réunion mobilisatrice
- et la réunion d’information
Vous pouvez voir sur ce graphique comment choisir votre forme de réunion :
Comment choisir la bonne conduite de réunion
Réunion d’information
Le but de la réunion d’information est d’informer, de communiquer et de transmettre un message ou une information.
Elle s’utilise dans le cas ou le groupe ne sait pas ou peu de chose sur le sujet de la réunion. Elle est très utile et appréciée lorsque le dirigeant d’une société invite ses salariés à une session d’information pour leur transmettre les dernières nouvelles au sujet de l’entreprise.
L’animateur se pose comme le spécialiste, l’expert du sujet abordé. Dans mon exemple, le dirigeant est le plus à même d’informer sur l’état réel de son entreprise.
Il devra néanmoins faire attention à la structure de son message. En effet, il doit être adapté au public. Il pourra être nécessaire d’éviter le jargon technique et de vulgariser l’information afin qu’elle soit comprise de tous.
Réunion mobilisatrice
Le but de cette réunion qui se veut participative est d’amener le groupe à découvrir les données et les solutions d’un problème précis. Vous pourrez alors former, persuader ou encore faire appliquer ces solutions plus facilement car le groupe aura compris le cheminement.
Elle est utile lorsque vous avez des participants qui connaissent un peu le sujet, sans être expert.
L’animateur de la réunion sera celui qui est réellement compétent sur le sujet et il pourra ainsi orienter dans les bonnes directions. Son rôle est de faire découvrir au groupe sa connaissance grâce à sa maîtrise de la conduite de réunion mobilisatrice.
Nous reviendrons en détail dessus dans un paragraphe un peu plus bas.
Réunion de travail
L’objectif de la réunion de travail est de prendre une décision. C’est-à-dire de faire construire par le groupe la solution posée à un problème. Vous arriverez ainsi à faire évoluer les participants.
La réunion de travail s’utilise lorsque le groupe est compétent sur le sujet.
L’animateur de la réunion ne se positionne plus comme le sachant. Ses compétences peuvent même être inférieures aux autres. Cependant il doit être très compétent sur les techniques d’animation ou conduite de réunion.
Réunion de créativité
Le brainstorming ou réunion de créativité est la dernière forme de réunion que nous allons voir dans cet article sur la conduite de réunion.
Le but de la réunion de créativité est de faire trouver par les participants des idées nouvelles. Nous sommes donc sur de la création de solutions.
Elle est très intéressante lorsque le groupe a une capacité à créer. Il est donc en principe très compétent sur le sujet.
L’animateur quant à lui, n’a pas prévue la solution à l’avance comme dans la réunion participative. Il peut même être non compétent sur le sujet. Cependant il devra parfaitement maîtriser les techniques de conduite de réunion ou techniques d’animations des réunions de créativités.
Réunion mobilisatrice en détail
Nous allons voir le détail des bonnes pratiques de ce type de réunion car elle est la plus utilisée et constitue bien souvent la base pour effectuer les réunions de travail ou de créativité. Seules quelques légères adaptations seront à faire pour passer de l’une à l’autre.
Les étapes de la réunion mobilisatrice
Rappelons au préalable que le but de la réunion mobilisatrice est de faire adhérer à des idées, des moyens ou des méthodes pour l’amener à s’engager à l’action.
Prise de contact
La prise de contact sert à créer une dynamique dans le groupe. Vous en profitez pour détendre l’ambiance et créer une atmosphère positive. Une ambiance détendue permet d’amener plus facilement les moins extravertis à participer. Souvent on demande si tous les participants sont d’accord pour se tutoyer afin de mettre de côté la distance que provoque le vouvoiement. Il est aussi fréquent que la tenue soit dite casual et surtout pas costume cravate. La raison est la même, cela casse la distance hiérarchique que provoque la tenue.
Si vous êtes expérimentés dans la tenue de réunion, vous commencerez par souhaiter la bienvenue aux membres du groupe. Puis vous les mettrez à l’aise en étant souriant, en proposant un café, etc… Vous pouvez aussi commencer par une plaisanterie ou un fait divers (amusant ou intéressant) qui peut concerner les participants.
Analyse de la situation actuelle
Dans cette partie, vous allez sensibiliser le groupe sur les problèmes que posent la situation actuelle. Bien souvent, les participants n’ont qu’un fragment d’information sur le contexte. Vous allez donc en profiter pour leurs donner l’intégralité des informations nécessaires à la compréhension du problème.
Vous allez commencer par énoncer la réalité factuelle du problème qui concerne les membres du groupe. Cela rendra la problématique concrète. Il vous faudra décrire la situation telle qu’elle est et présenter les faits utiles qui engendre le problème. Vous les aiderez à être lucide sur les conséquences du problème. Puis vous les amènerez à faire émerger les causes du problème.
Ce passage peut devenir difficile si vous mettez le groupe en accusation. Afin d’éviter de leur donner ce sentiment, vous pourrez vous impliquer dans les causes citées. Vous montrerez ainsi que vous aussi vous êtes parfois à l’origine du problème.
Une fois l’analyse terminer, vous allez conclure et obtenir l’accord du groupe sur le problème. Il est crucial que tous les participants acquiescent sur le fait qu’il y a un souci à résoudre.
Deuil de la solution actuelle
Il s’agit de la 3ème étape de la conduite de réunion mobilisatrice. Vous venez d’obtenir l’accord sur le fait que la situation actuelle pose problème. Il vous faut maintenant les amener à convenir sur le fait que la solution actuelle n’est pas la meilleure.
Vous allez donc les faire analyser la solution actuellement en place et vous noterez les avantages, inconvénients qu’elle présente.
Naturellement, le groupe viendra à conclure qu’il faudrait trouver une meilleure solution.
Présentation des différentes solutions
Votre objectif est ici de faire adhérer le groupe à la nouvelle solution retenue. Pour ce faire, vous allez les faire réfléchir à plusieurs solutions possibles. Puis vous les aiderez à peser les avantages et inconvénients de ces nouvelles idées. Un système de vote ou de notation vous aidera à identifier la meilleure solution.
Le groupe aura ainsi élu la meilleure solution qu’il aura lui-même trouvé ou que vous l’aurez amené à identifier.
Adhésion à la nouvelle solution
Dans cette partie de votre conduite de réunion, vous allez renforcer l’adhésion de chaque participant en lui montrant en détail les avantages pour chacun.
Vous présenterez en avantages concrets en vous mettant à la place de chacun des intervenants. Un point de vue sur différents niveaux tels que la société, l’équipe et l’individu aidera à convaincre tout le monde.
Ainsi vous concluez cette étape en explicitant les avantages pour tous.
Engagement à l’action
Il est maintenant temps de mettre tous les protagonistes en action. Vous allez donc les faire s’engager à mettre en œuvre la solution. Pour ce faire, vous pourrez demander à chacun ce qu’ils pensent de la solution retenue et s’ils sont en accord avec ce choix.
Vous pourrez alors définir un planning d’actions et demander l’approbation de chacun.
En clair, vous allez attribuer :
- Des objectifs à chacun
- Un délai fixé à l’avance
- Les indicateurs clés de suivi
- Fixer un rendez vous régulier pour que chacun puisse informer le groupe de ses avancés et difficultés rencontrés.
Afin d’aller plus loin dans la conduite de réunion, il m’a semblé utile de vous parler des participants.
Les différents comportements des participants
Lors des réunions que vous serez amené à conduire, vous rencontrerez au total 9 typologies de personnalités. Nous allons les voir une par une, les décrire brièvement et vous donner un conseil simple à retenir pour réussir à les manœuvrer.
Le bagarreur
Vous le reconnaîtrez car il attaque les autres, est agressif et fait des remarques négatives lorsque d’autres membres interviennent.
Un bon moyen de le contrer est de le forcer à développer ses arguments. Vous le ferez aller au bout de sa démarche afin de le « vider ». Vous verrez ainsi que le fond du problème ne repose souvent sur peu de choses et il se décrédibilisera aux yeux des autres participants. S’il attaque des membres du groupe, vous le recadrerez sur l’objectif de la réunion. Cependant vous veillerez à ne pas le prendre en direct sinon il s’attaquera à vous.
Vous lui rappellerez les règles de la réunion, vous resterez calme et s’il continue, vous pourrez l’ignorer.
Le sage
C’est la personne qui interviendra peu mais de manière positive. Il va apporter au débat à chaque fois qu’il parlera et les participants l’écouteront.
Vous vous en servirez comme point d’appui. C’est pourquoi vous le ferez étayer ses propos par des exemples concrets.
Le joueur
C’est la personnalité qui ne prend rien au sérieux. Il vous sera utile au début pour détendre l’ambiance, quelques blagues ne font pas de mal. Cependant il ne faut pas qu’il vous fasse perdre trop de temps.
Il vous faudra bien souvent le recadrer en lui rappelant que les sujets abordés sont importants et sérieux.
Le bavard
Vous avez déjà rencontré des personnes qui aiment s’entendre parler. Elles ont un besoin presque irrépressible de se mettre au centre de l’attention du groupe.
Vous devez régulièrement lui laisser la parole afin de satisfaire son envie, son besoin de s’exprimer. Cependant vous éviterez de l’interroger, il parlera assez de lui-même. Si cela ne suffit pas, vous devrez par intermittence lui rappeler que ses collègues doivent aussi pouvoir s’exprimer. Pour ce faire, vous pourrez utiliser des phrases comme : « vous vous êtes déjà exprimés sur le sujet et je serai curieux de connaître l’avis de M. X » ou « merci de votre intervention, je vais maintenant donner la parole à M. Y ». Il faut que vous restiez poli et courtois tout en gardant la main.
Dans le cas où les participants auraient un blanc, c’est-à-dire qu’il y aurait un creux de participation, le bavard sera un bon point d’appui pour rebondir.
Le timide
La personne timide ne parlera pas beaucoup et son langage corporel vous permettra de la distinguer du sage.
N’oubliez pas de l’interroger pour obtenir son opinion. Les timides ont tendance à vouloir se faire oublier mais vous avez besoin de lui car 100% du groupe doit adhérer.
De plus, il n’est pas impossible qu’il soit l’expert dans un domaine crucial pour la réunion. Dans ce cas, vous vous appuierez beaucoup sur ses connaissances. Vous le valoriserez plus facilement qu’un autre sur un point positif qu’il aura avancé.
Un point important dans le placement des participants, vous ne le mettrez surtout pas à côté du bavard car cela le bloquerait.
Le buté ou le pinailleur
Nous avons là deux mots pour un même problème. Personnellement, je trouve que ce sont les plus pénibles. Il s’agit des personnes qui critiquent constamment ce que disent les autres et qui ne sont jamais d’accord avec ce qui est décidé.
Il vous faudra lui faire dérouler sa logique en l’amenant à expliquer sa position. On dit qu’il faut lui faire dérouler sa pelote de laine. Vous le remercierez pour les rares points positifs qu’il pourra citer. De plus, comme il n’est pas d’accord, vous lui ferez proposer une solution et la soumettrez à l’évaluation du groupe. Le sage pourra vous servir d’appui dans votre conduite de réunion avec le buté.
Une autre alternative consiste à lui demander ce qui manquerait, à la solution qui ne lui convient pas, pour qu’il soit d’accord.
Le dormeur
Il est souvent dans la lune ou est en retard dans le débat.
Afin de le maintenir avec vous, vous ferez régulièrement une synthèse de l’avancement de la réunion. De plus, vous pourrez l’interroger afin de le garder éveiller. Toutefois, il ne faut pas le mettre en danger.
Le grand seigneur
Il veut dominer la situation en tant que seigneur. Si le groupe arrive en désaccord avec lui, il ne l’acceptera pas et se mettra en retrait. Bien souvent, il ne voudra plus participer.
Afin d’avoir une bonne atmosphère de groupe, vous lui rappellerez que chacun a des problématiques et une façon de voir différente. Il se peut que toutes les personnes n’aient pas le même niveau d’information et c’est donc le but de cette réunion d’harmoniser l’information pour tous.
De plus, comme il est susceptible, vous éviterez de le critiquer.
Le rusé
Il est assez compliqué à manœuvrer et à détecter car il a un but caché. Il veut saboter le travail, mettre une personne en mauvaise posture, satisfaire son ambition, etc…
Une fois que vous l’avez trouvé, vous devrez le recadrer. Surtout, vous n’entrez pas dans son jeu et vous recentrez les discussions sur le sujet de la réunion. Vous serez sûrement sa cible.
Conduite de réunion : le mot de la fin
La conduite de réunion est souvent une question d’équilibre entre les participants. Il faut en limiter certains et en pousser d’autres. Dans une même réunion, les gens peuvent changer de comportement. Afin de réussir, vous devrez minimiser les impacts négatifs et maximiser les éléments positifs. L’ambiance est importante pour que la réunion vous amène à l’objectif visé.
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