La gestion des processus d’affaires ou Business Process Management (BPM) est un élément crucial dans le monde des affaires moderne. Elle permet aux entreprises d’optimiser leurs opérations et de gagner en compétitivité sur le marché. Dans cet article, nous explorerons l’histoire et l’évolution du BPM, ses méthodes et techniques, ainsi que ses avantages pour les organisations. De plus, nous examinerons des exemples concrets d’application réussie du BPM dans les entreprises.
Histoire et évolution du Business Process Management
Origine du BPM
Le concept de BPM remonte aux années 1920 avec les travaux de Frederick Taylor et Henry Ford sur la rationalisation de la production industrielle. Cependant, c’est au cours des années 1990 que le BPM a véritablement émergé en tant que discipline à part entière, avec l’apparition de techniques permettant de modéliser, analyser et optimiser les processus métier.
Cela consiste à représenter toutes les tâches d’une fonction pour comprendre sa globalité. On peut la faire sous forme de liste de choses à faire mais la vue est limitée. Si on effectue une modélisation 3D des tâches et des déplacements dans l’espace, alors on peut mettre en évidence des contraintes jusqu’alors invisibles.
Image par Margaret8
Évolution du BPM au fil du temps
Au fil des ans, le BPM a continué à évoluer en intégrant de nouvelles méthodologies et approches, telles que Six Sigma et Lean. Aujourd’hui, les entreprises adoptent de plus en plus une approche centrée sur les processus pour améliorer leur efficacité opérationnelle et leur agilité organisationnelle.
Aujourd’hui on utilise le BPM en réalisant un schéma qui va décrire les processus, les interactions humaines ou machines. Pour les interactions machines, on représente les flux de données, les flux physiques et les tâches dans le schéma.
3 étapes dans la maturité du Business Process Management
On constate qu’un processus a 3 étapes de maturité :
- Ce que l’on croit qu’il est. C’est ce que pense le dirigeant mais il y a parfois ou souvent un écart avec la réalité
- Ce qu’il est réellement. C’est le constat terrain.
- Ce qu’il devrait être. C’est l’optimisation recherchée.
Le BPM nous permet d’aligner la croyance avec la réalité pour que tous aient le même niveau d’information. L’optimisation nous permet d’atteindre le but, à savoir ce qu’il devrait être.
Méthodes et techniques de BPM
Méthodes pour découvrir et modéliser les Business Process Management
La première étape dans la mise en œuvre du BPM consiste à découvrir et modéliser les processus métier existants. Ceci peut être réalisé à travers différentes méthodes, telles que l’observation directe, les entretiens avec les employés ou la documentation existante. Une fois les processus identifiés, ils peuvent être représentés sous forme de modèles graphiques à l’aide de notations standardisées comme BPMN (Business Process Model and Notation ou parfois Business Process Management and Notation).
On appelle aussi cette schématisation la Swim Lane ou ligne de nage car cela ressemble à des couloirs de piscine dans lesquels le processus avance.
Ci-dessus un extrait d’un Value Stream Mapping ou Business Process Management que j’ai réalisé pour un projet. Chaque colonne est une ligne de nage pour un service et le processus avance en naviguant de l’un à l’autre. L’étoile rouge sert à représenter les besoins d’amélioration.
Techniques pour analyser et mesurer les BPM
Une fois les processus métier modélisés, il est essentiel de les analyser et de les mesurer pour identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les domaines présentant un potentiel d’amélioration. Les entreprises peuvent utiliser diverses techniques d’analyse, telles que l’analyse des coûts, la simulation de processus ou encore le suivi des indicateurs clés de performance (KPI).
Les personnes utilisant les processus sont clés pour trouver et améliorer ce qui ne fonctionne pas. Pensez à les inclure dans ces workshops.
Méthodes pour améliorer et optimiser les processus d’affaires
Le but ultime du BPM est d’améliorer et d’optimiser les processus métier afin d’accroître leur efficacité et leur qualité. Pour ce faire, les organisations peuvent mettre en œuvre diverses méthodes, telles que la réingénierie des processus, l’automatisation par le biais de technologies telles que RPA (Robotic Process Automation) ou encore l’intégration avec d’autres méthodologies d’amélioration des processus comme Six Sigma ou Lean.
Avantages du Business Process Management
Amélioration de l’efficacité et de la productivité
L’un des principaux avantages du BPM est son potentiel à améliorer l’efficacité et la productivité au sein des organisations. En identifiant et en corrigeant les inefficacités dans leurs processus métier, les entreprises peuvent réaliser des gains significatifs en termes de temps et de coûts.
Réduction des coûts et amélioration de la qualité du service
Le BPM peut également contribuer à réduire les coûts opérationnels et à améliorer la qualité du service offert aux clients. Les entreprises peuvent ainsi gagner en compétitivité sur le marché et renforcer leur positionnement.
Exemples concrets d’application du BPM dans les entreprises
Exemple d’une entreprise qui a réussi à améliorer sa performance grâce au BPM
Un exemple notable d’entreprise ayant réussi à améliorer sa performance grâce au BPM est Toyota. En adoptant une approche Lean et en mettant en œuvre des techniques de Business Process Management, Toyota a pu rationaliser ses processus de production, réduire ses délais de livraison et augmenter la satisfaction de ses clients.
Exemple d’une entreprise qui a réussi à réduire ses coûts grâce au BPM
Un autre exemple d’entreprise ayant bénéficié du BPM est une grande banque internationale qui a réussi à réduire ses coûts opérationnels en automatisant certains processus métier, notamment dans le domaine de la gestion des prêts et des transactions financières. On pense ici aux banques en ligne.
Intégration du BPM à d’autres méthodologies d’amélioration des processus
Intégration du Business Process Management à Six Sigma
Le BPM peut être intégré avec succès à la méthodologie Six Sigma, qui se concentre sur l’élimination des défauts et la réduction de la variabilité dans les processus métier. L’association des deux approches permet aux entreprises d’optimiser davantage leurs processus en identifiant et en éliminant les causes profondes des inefficacités.
Intégration du BPM à Lean
L’intégration du BPM à la méthodologie Lean, axée sur la réduction des gaspillages et l’amélioration continue, offre également d’importantes synergies. En combinant les forces des deux approches, les entreprises peuvent accélérer leur transformation vers une organisation plus agile et performante.
Business Process Management : le mot de la fin
En conclusion, la gestion des processus d’affaires (BPM) joue un rôle essentiel dans le succès des entreprises modernes en leur permettant d’optimiser leurs opérations et de s’adapter rapidement aux défis du marché. Grâce à ses méthodes et techniques éprouvées, le BPM offre aux organisations la possibilité d’améliorer leur efficacité, de réduire leurs coûts et de renforcer leur positionnement concurrentiel. Un outil puissant que je vous aide à mettre en place, n’hésitez pas à me contacter.
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