Tout savoir pour bien organiser son travail à partir de la vision d’entreprise

“Pour se rendre à un endroit, encore faut-il savoir où on veut aller”. C’est à partir de cette phrase que j’ai construit cet article qui aide à organiser son travail de chef d’entreprise. Nous allons voir ensemble comment définir concrètement où vous voulez emmener votre entreprise en partant de votre vision jusqu’au travail quotidien.

La vision de l’entreprise

Quelle vision pour votre entreprise avez-vous en tant qu’entrepreneur ? Vous devez vous poser la question, prendre le temps d’y réfléchir et y répondre avec honnêteté. En effet, c’est la base, les fondations qui vont vous permettre d’organiser votre travail.

Les visions peuvent être qualitatives ou quantitatives. Voici 2 exemples :

• Mon entreprise sera la 1^ère épicerie permettant à ses clients d’adopter le zéro déchet.
• Nous ferons 1 million d’euros de CA dans 3 ans.
• Notre compagnie aérienne sera LA compagnie Low Cost.

Ces 3 visions sont valables et permettront d’en déduire un ou plusieurs objectifs. Grâce à ces objectifs, nous pourrons déployer le plan d’actions.

Ainsi, votre vision résumera en 1 phrase votre volonté d’accomplissement pour les 3 à 5 prochaines années.

La Vision d’entreprise par service

Votre vision présente donc le résultat à atteindre dans 3 à 5 ans. Ce résultat peut être découpé en différentes catégories comme :

• Les Ventes
• Les Achats
• La Production
• Le Marketing
• La Relation Clients
• Les Ressources Humaines
• La Qualité
• Le Web
• …

En effet, chacun des services de l’entreprise doit, à priori, progresser pour que l’entreprise atteigne la vision décrite. En résumé chaque service devra organiser son travail dans le but d’atteindre l’objectif demandé.

Par exemple, pour passer de 0€ à 1 million d’euros de CA en 3 ans, il est probable que les RH doivent recruter. Il est également fortement probable que le marketing doive s’adapter, que les achats doivent renégocier les prix, que les ventes aient un plan d’actions à mettre en place, etc…

On peut présenter cette répartition sous forme d’un tableau

Une fois ce grand tableau complété par des blocs d’objectifs généraux, vous allez pouvoir construire votre Roadmap.

La Roadmap pour organiser son travail

La Roadmap ou « plan de route » va positionner les blocs d’objectifs généraux à travers le temps.

Si vous vous donnez 3 ans pour atteindre votre vision alors vous pouvez répartir équitablement (en charge de travail) ces blocs sur les 3 années. Il y a peut-être certains blocs qui ne pourront pas être réalisés avant d’autres. Prenez bien tout en compte pour votre chronologie.

Si vous avez la capacité à déléguer, alors plusieurs blocs pourront être travaillés en parallèle.

Les objectifs annuels

Vous savez maintenant ce que vous devez faire pour l’année. Vous n’avez pas encore écrit le détail mais vous savez quoi faire.

Si votre vision était de 1 million d’euros dans 3 ans, alors votre objectif annuel pour l’année 2 peut être de faire 700 k€. On peut imaginer que vous aviez fait 335k€ en année 1 et que l’année 3 doit être 1 000 k€.

Comment décliner un objectif en actions ?

Prenons pour exemple une activité de commerce. Vous pouvez segmenter par canal de vente ou par segment de clientèle.

Une fois fait, vous devez comparer à l’état actuel et voir si c’est réalisable. Mais surtout, vous allez réfléchir à des actions concrètes pour combler l’écart.

On voit dans cet exemple qu’il va falloir mettre un sacré coup de collier pour y arriver mais c’est normal. L’activité était encore petite, les chiffres vont vite grimper. Malgré tout, ce tableau permet de commencer à organiser son travail en ayant une stratégie ciblée.

Comment fait-on pour combler l’écart ?

Cela va dépendre de votre domaine mais pour l’exemple d’un commerce on peut :

• Agrandir la gamme de produits
• Augmenter notre visibilité pour attirer plus de clients
• Augmenter les prix
• Ajouter des services
• Proposer un système d’abonnements
• Embaucher un commercial supplémentaire
• Ouvrir un nouveau point de vente
• Revoir les rayonnages
• Avoir une stratégie pour les promotions
• Développer une stratégie de fidélisation de la clientèle
• …

Il faut aller dans le détail pour devenir concret et bien organiser son travail. En effet, un agrandissement de gamme doit se traduire par la catégorie de produits à ajouter. Un commerce bio pourra par exemple ajouter :

• Huiles essentielles
• Fleurs de Bach
• Petit-déjeuner
• Fromage à la découpe

Ces catégories se déclinent ensuite en produits précis. Nous devons choisir la marque avec qui travailler et les références à sélectionner.

Je pense que vous commencez à comprendre le fonctionnement de cette méthode.

Si je continue avec l’objectif sur les places de marché, on peut lister les places sur lesquelles s’inscrire afin d’augmenter le volume de vente. Ainsi on peut évoquer Amazon, Cdiscount, Price Minister, Sevellia, Nature et Découverte, Galerie Lafayette, Carrefour, etc…

Concernant la boutique physique, une publicité locale pourrait être intéressante via Facebook et des tracts dans les rues.

Chronologie des objectifs tout au long de l’année

Evidemment vous ne pourrez pas tout réaliser en même temps et vous devrez alors séquencer leurs réalisations. L’année va être divisée en trimestres, puis en mois, ensuite en semaines et enfin en jours.

Organiser son travail par trimestre

Un agrandissement de gamme pourra avoir la structure suivante sur l’année :

• Trimestre 1 = Huiles essentielles
• Trimestre 2 = Fleurs de Bach
• Trimestre 3 = Petit-déjeuner
• Trimestre 4 = Fromage à la découpe

Prenons l’exemple du Trimestre 2 et des Fleurs de Bach. Cela signifie qu’entre le 1^er avril et 30 juin, il faudra avoir réalisé les actions suivantes :

• Analyse du marché des producteurs de Fleurs de Bach
• Définition de nos critères de sélection, ex Label Bio, Vegan, marque connue, marque bon marché, forte concurrence entre les revendeurs, taux de marge brute, etc…
• Envoi de l’appel d’offres aux fournisseurs répondant à nos critères
• Analyse des offres reçues
• Négociation avec les fournisseurs intéressants
• Rédaction et signature d’un contrat
• Envoi de la première commande
• Création des emplacements en boutique physique, création des articles sur la boutique en ligne ainsi que sur les places de marché, création d’une offre pour les professionnels

Il est possible que j’ai oublié une ou deux étapes mais le travail à réaliser ressemble quand même à cela. Ces étapes sont valables pour n’importe quel commerce. Cela montre comment organiser son travail de façon plus opérationnelle.

Objectifs mensuels

Nous allons continuer avec l’exemple des Fleurs de Bach afin de voir comment organiser son travail chaque mois.

En avril, nous souhaitons avoir réalisé :

• Une analyse marketing achat des fabricants de Fleurs de Bach
• La définition de nos critères de sélection
• L’envoi des consultations

Puis en mai, nous pensons pouvoir faire :

• L’analyse des offres fournisseurs
• Ainsi que la négociation avec les meilleurs fabricants (3 maximum)

Et enfin en juin :

• L’envoi de la première commande
• Puis la création des emplacements et des articles.

Evidemment, vous n’allez pas faire que cela en 1 trimestre. Vous allez aussi réaliser d’autres objectifs qui peuvent être dans la partie agrandissement de gamme, publicité, programme de fidélisation, etc…

Ensuite vous allez pouvoir diviser les tâches, si vous le souhaitez, par semaine, puis jours, puis heures.

Les objectifs SMART

Il est difficile de parler d’objectifs sans mentionner les objectifs SMART. L’atteinte de ces objectifs permet aussi d’organiser son travail.

Un objectif SMART signifie :

• Spécifique : il doit être en lien avec le travail de la personne qui doit le réaliser. Ainsi l’objectif doit être simple, clair et précis.
• Mesurable : il doit être possible de mesurer l’atteinte ou non de l’objectif, que ce soit pour un objectif quantitatif ou qualitatif.
• Acceptable : l’objectif doit être accepté par les 2 parties. Il doit être ambitieux pour générer un défi intéressant mais quand même atteignable.
• Réaliste : afin de garder la motivation des équipes, il faut que l’objectif soit réaliste.
• Temporellement défini : c’est-à-dire limité dans le temps.

Un exemple :

Le chiffre d’affaire doit être de 1 millions d’euros au 31 décembre de la 3^ème année d’exercice.

Le chef d’entreprise ou le responsable des ventes sont concernés par cet objectif, il leur est spécifique.

Mesurable car le chiffre d’affaires est quantifié.

L’objectif est acceptable et ambitieux car c’est à la fin du 3^ème exercie.

Il est réaliste car d’autres entreprises ont réussi ce challenge.

Une limite de temps de 3 ans a été posée.

Tous vos objectifs doivent être de cette forme afin de ne souffrir d’aucune contestation possible.

PDCA : Plan Do Check Act pour organiser son travail

Cet acronyme anglais est très intéressant pour atteindre un objectif. Il signifie Planifier, Faire, Vérifier, Agir.

Cela veut dire que vous devez commencer par poser votre plan d’actions. C’est ce que nous venons de voir depuis le début de l’article. Ensuite il faut évidemment faire ce qui a été prévu. Puis vient le moment de vérifier que tout a été fait et que c’est en accord avec ce qui a été défini. Enfin, si on remarque des écarts, alors il faut agir pour les combler. C’est le moment où on corrige des erreurs.

Les 2 dernières actions “Vérifier” et “Agir” sont les 2 clés que la majorité des entreprises n’ont pas le courage de faire. Si vous le faîtes

KPI : Key Performance Indicators / Indicateurs Clés de Performance

Il est intéressant de se créer un tableau de bord afin de suivre certains indicateurs considérés comme clés pour votre entreprise. Ils peuvent être différents selon les secteurs d’activités mais on y retrouve généralement :

• Chiffre d’affaires
• Marge
• Nombre de commandes
• Nombre d’unités produites ou vendues
• Taux de livraison dans les temps
• Satisfaction clients
• Accidents de travail
• Surcoûts en réparation de produits défectueux en production ou en produits périmés non vendus, etc…
• Etc…

Ces chiffres sont intéressants à comparer chaque mois par rapport à l’année précédente car vous verrez si vous avez un effet de saisonnalité. Cela vous permettra de comparer des mois comparables entre eux.

La saisonnalité est un pic en hausse ou en baisse d’une activité à cause d’un évènement qui apparait toujours au même moment :

• Au mois d’août, les ventes sont généralement en baisse car il y a les vacances
• Les TV se vendent mieux au moment de la coupe du monde de football
• Les radiateurs se vendent plus en hiver et les climatisations en été.

Retrouvez ICI tous nos articles sur la gestion du temps.

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