Comment rédiger un Contrat Cadre

Dans cet article vous allez voir comment rédiger un contrat cadre pour l’achat de fourniture. C’est-à-dire tout ce qu’une entreprise pourra vous livrer comme produit. Nous excluons ici les services et les prestations. La fourniture pourra concerner des produits standards comme des produits spécifiques à votre besoin. Chacune des parties de cet article sur les contrats cadres explique l’un des articles à faire apparaître dans vos contrats.

Périmètre d’application du contrat cadre

Dans cet article, vous préciserez si ce contrat s’applique à toutes les commandes que vous passerez. Vous pourrez également préciser si vos filiales bénéficient de cet accord. Le périmètre géographique pourra aussi être défini à ce niveau.

Finalement vous préciserez dans le périmètre d’application tout ce que le contrat doit englober.

Ordre de priorité des documents

Ce paragraphe sert à préciser quels sont les documents importants et dans quel ordre l’un prévaut sur l’autre en cas de notifications différentes.

On peut avoir la commande qui soit le document le plus important.

Puis viennent les conditions énoncées dans tout accord (y compris ses annexes) auquel le bon de commande se réfère.

Ensuite les conditions énoncées dans tout accord (y compris ses annexes) conclu par le fournisseur et le client concerné si cet accord prévoit explicitement son applicabilité aux bons de commande du client.

Le suivant sera les conditions énoncées dans tout accord (y compris ses annexes) conclu par les Parties (par exemple, un accord de prix) si cet accord prévoit explicitement son applicabilité aux bons de commande des clients

Les conditions énoncées dans le présent accord-cadre (y compris ses annexes) même si le bon de commande ne s’y réfère pas explicitement.

Il est à noter qu’en général on annule les conditions générales d’achats (CGA) et les conditions générales de ventes (CGV), qu’elles soient présentes ou non dans le bon de commande ou dans la confirmation de commande.

Produits, prix, délais, prévisionnel, livraison et conditions de paiement

Comme le titre l’indique, il s’agit de l’article du contrat cadre dans lequel vous préciserez tous ces éléments.

Cela fait souvent l’objet d’une annexe car elles sont plus faciles à mettre à jour à chaque évolution de prix ou de produits. Ainsi vous conviendrez :

• Les produits que le fournisseur est prêt à vous fournir ;
• Les prix de ces produits ;
• Les délais maximums entre l’émission d’un bon de commande et la livraison des produits commandés au point de livraison convenu.

Si vous choisissez de fournir un prévisionnel au fournisseur afin qu’il ait une vision des commandes qui pourraient venir, alors vous penserez à préciser qu’il ne présente pas d’obligation d’achats. En effet, le contrat quantitatif vous force à acheter les quantités contractualisées mais pas le prévisionnel.

Les livraisons de produits vers toute destination doivent être effectuées en DAP (exemple) au point de livraison convenu selon Incoterms® 2020. Vous choisirez l’incoterms qui vous convient le mieux.

Les conditions de paiements devront être précisées et restées conformes à la LME (Loi de Modernisation des Entreprises). Vous pourrez aller jusqu’à 60 jours net ou 45 jours fin de mois à date de réception de facture.

Vous pouvez négocier des réductions contre le paiement anticipé. Il est courant de voir -3% pour un paiement en 14 jours, -2% pour 30 jours.

Les commandes ou contrats d’applications

Les bons de commande devront, de préférence, être envoyés par écrit. Le mail est à privilégier. Cependant la loi reconnait la validité des commandes orales.

Vous préciserez que le fournisseur a X jours pour accepter ou refuser la commande. S’il l’accepte, alors il vous enverra un accusé réception de commande précisant le produit, son prix et la date de livraison.

Je vous recommande aussi de préciser que le refus d’une commande devra être motivé. En effet, vous comptez sur vos fournisseurs et n’avez pas de temps à perdre à chercher sans arrêt des alternatives.

La commande est une relation contractuelle, c’est pourquoi on l’appelle aussi contrat d’application.

Report et annulation de livraison

Vous pouvez prévoir les cas d’annulation de commande ou de report. Ces sont des situations qui peuvent arriver et il vaut mieux que vous vous mettiez d’accord avec votre fournisseur sur le comportement à prévoir.

Des clauses de ce type sont intéressantes :

En ce qui concerne les produits standards, le client peut, sans frais, en donnant au moins au fournisseur 10 jours ouvrés avant la date de livraison convenue, reporter cette date pour tout ou partie des produits commandés, ou résilier le bon de commande convenu en tout ou en partie.
En ce qui concerne les produits personnalisés pour le client, le client peut, sans frais, en donnant au moins au fournisseur 30 jours ouvrés avant la date de livraison convenue, reporter cette date pour tout ou partie des produits commandés, ou résilier le bon de commande convenu en tout ou en partie.

Évidemment, ce sont des clauses négociables et vous laisserez à votre fournisseur la possibilité de modifier votre 1ère proposition.

Arrêt du contrat cadre

Nous distinguons le cas du produit standard et celui du produit spécifique.

Si votre fournisseur décide de suspendre la fourniture d’un produit standard, alors vous pouvez spécifier qu’il doit vous en informer par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) au moins 12 moins à l’avance.

Si votre fournisseur envisage de suspendre la fourniture des produits spécifiques, alors il ne peut le faire qu’avec une LRAR envoyée 24 mois en avance et en ayant reçu votre accord. Ceci est fait pour que vous ayez le temps de trouver un autre fournisseur. En effet, les produits techniques peuvent demander beaucoup de temps pour valider un nouveau fournisseur.

Confidentialité

Il est toujours intéressant d’ajouter une clause de confidentialité dans ses contrats afin que les informations ne soient pas divulguées à des tiers.

Vous pourrez alors inclure ces paragraphes dans votre contrat.

Lorsque le fournisseur et le client se communiquent des informations, la partie qui reçoit des informations marquées comme « confidentielles » ou marquées de manière similaire ou manifestement confidentielles par leur nature n’utilisera ces informations qu’aux fins pour lesquelles elles ont été fournies. La partie qui reçoit doit empêcher les tiers d’y accéder.

Cette obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations dîtes :

• Généralement connues ;
• Démontrées avoir été développé indépendamment par la partie destinataire ;
• Acquises d’un tiers sans obligation de non-divulgation à la partie divulgatrice ;

Cette obligation de confidentialité survivra à la durée du présent accord-cadre pendant une période de 3 années (exemple).

Droit applicable

Il est important de préciser quel est le droit applicable. Il s’agit ici de choisir le droit du pays que vous voulez utiliser. En tant que français, je vous conseille le droit français car vous trouverez plus facilement des personnes capables de vous aider. Cependant, si vous êtes une grande société, alors le droit allemand ou suisse présente des avantages.

Vous pouvez commencer par écrire que si un différend apparaît entre les parties, alors les parties s’efforceront de régler ce différend de bonne foi.

Si, après un certain délai à préciser, les 2 parties ne parviennent pas à trouver un accord, alors vous pouvez faire appel à un arbitrage. Vous vous retrouverez donc à une cour de tribunal afin de statuer sur le règlement du litige. Il vous faut pour cela choisir la ville où se situera le tribunal.

Validité du contrat cadre

Il est usuel de définir que le présent accord-cadre entre en vigueur à la date de sa signature.
Vous définissez ensuite un délai pour le résilier, comme par exemple 6 mois à l’avance. Il faut être raisonnable sur le délai. En effet, il doit être en relation avec les engagements pris par chacune des parties. De plus il faut tenir compte de la difficulté de remplacement du fournisseur ou du client afin de ne pas mettre en danger les 2 entreprises.

Contrat cadre : le mot de la fin

Évidemment je ne suis pas juriste et il pourra y avoir autant de version de contrat que de juriste. Cependant ces informations sont celles que j’ai utilisé dans plusieurs sociétés et qui fonctionnent.

Le but de cet article est de vous donner une idée de la composition d’un contrat. Vous retiendrez alors les grandes étapes suivantes :

• Périmètre d’application
• Priorité des documents
• Produits, prix, délais, prévisionnel, livraison et conditions de paiement
• Les commandes
• Report et annulation
• Arrêt du contrat
• Confidentialité
• Droit applicable
• Validité

Le contrat cadre définit des règles de fonctionnement entre les parties. Il n’oblige pas à acheter, vendre ou livrer quoi que ce soit.

Afin d’acheter vos produits tout en baissant vos prix, vos délais et en augmentant votre taux de service, je vous recommande mon modèle de contrat quantitatif :

Vous aimerez peut être lire les articles traitant de la maîtrise des coûts.

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