En ce moment, je regarde pour acheter un logiciel de gestion qui coûte dans les 20 000€. C’est une petite société prometteuse qui le propose. Cependant j’ai du mal à visualiser où se trouvent ces coûts de 20 000€. Car vous le savez aussi bien que moi, le coût de reproduction d’un logiciel ou le coût d’ouverture d’un compte pour un logiciel SaaS est proche de zéro. C’est pourquoi j’en conclus que le coût du logiciel est peut-être de 1000 € et que le coût des réunions de travail qui s’ensuivent complètes à hauteur de 19 000€.
De ce fait, j’ai demandé à l’éditeur de me décomposer son tarif et effectivement, la grande partie des coûts sont des journées de travail facturées. Plus précisément, la plupart de ces journées sont des réunions de travail à mener avec mon entreprise pour comprendre comment elle fonctionne. C’est finalement assez logique. La question qui se pose alors est une question à 19 000€ : Comment réduire le nombre et la durée des réunions de travail ?
Pourquoi organiser une réunion de travail efficace
L’éditeur du logiciel ne sait pas à quel type de client il a affaire. C’est pourquoi il se couvre en facturant un nombre de journées de travail qui peut sembler élevé. Il ne faut pas croire qu’il le fasse avec une mauvaise intention. En réalité, la plupart de ses clients (et peut-être aussi son équipe) sont de mauvais organisateurs de réunions de travail. Il se base sur son expérience sans tenter d’améliorer ses conditions. En effet, ce statu quo lui permet de facturer ses clients alors pourquoi s’en priver.
Réunion et temps utile
Les participants arrivent en réunion en découvrant les sujets au lieu d’avoir tout préparé à l’avance. Cela fait perdre un temps précieux qui n’est pas un temps efficace pour le projet. C’est la différence entre le temps utile et le temps perdu. Personnellement, j’estime que sur toutes les réunions qui ont lieu dans 1 année, seul 5% du temps est un temps utile. Les 95% restants ne signifient pas que les participants ne travaillent pas. Simplement, j’observe ces situations :
- Certains bavards aiment s’écouter parler. Ils monopolisent la parole sans apporter de valeur ajoutée à la réunion ;
- Le sujet de la réunion est détourné au profit d’un des participants ;
- Votre présence est demandée mais finalement seul 2 minutes sur l’heure de présence vous a été utile ;
- Des invités ne veulent pas participer et attendent simplement la fin de la réunion de travail ;
- Aucun ordre du jour n’est communiqué dans l’invitation, vous ne savez donc pas ce qui est attendu.
- Vous avez sûrement d’autres exemples en tête, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires au bas de cet article.
Les conséquences d’une réunion de travail performante
La réflexion que vous devez mener si vous êtes aussi dans ce cas est :
Dans quelle mesure votre travail serait-il plus rapide, plus facile et mieux construit si vous commenciez le travail avec toutes les réunions déjà faites, avec les spécifications confirmées, avec des paramètres clairs ?
Vous, comme moi, pourrions alors espérer faire grimper le temps utile de 5% à 30%. Il sera sans doute difficile d’aller plus loin mais rendez-vous compte ? La durée des réunions serait alors divisée par 6. Vous pourriez utiliser ce temps pour faire avancer d’autres projets. Les bénéfices seraient considérables.
Rendre une réunion de travail intéressante et efficace
Si vous y voyez, comme moi, un avantage à mieux structurer vos réunions, alors vous pouvez vous aider d’une série de questions.
- Quel est le sujet de la réunion ? Autrement dit, quelle est le problème à résoudre ou quelle est la question ?
- Qui doit participer ? Vous garderez en mémoire que moins il y a de monde et plus la réunion sera efficace.
- Les participants ont-ils une préparation à apporter ? Si oui, il faudra le préciser dans l’invitation. Dans le cas où la préparation serait conséquente, une pré-réunion pourrait être efficace pour les aider à faire cette préparation.
- Dans mon introduction, je mentionnais un budget pour le logiciel. En avez-vous un pour votre projet ?
- De la même manière, avez-vous un délai de réalisation ?
- A la fin du rendez-vous, vous rédigerez un rapport de réunion contenant une liste d’actions. L’astuce que je vous recommande est de nommer un responsable pour chacune des actions et de lui attribuer une date de rendu.
- Vous êtes peut-être dans la position du décideur pour ce projet mais si ce n’est pas le cas, alors vous pouvez lui communiquer le compte rendu. Ainsi vous vous assurerez que le travail mené est approuvé par la hiérarchie.
- Dans le cas où des complications surviendraient, quelle est votre approche pour y remédier ?
Dans de nombreux cas, la manière la plus efficace pour mener une réunion est de ne pas en faire. Vous favoriserez alors la discussion en tête à tête avec les personnes concernées.
Vous pourrez lire en cliquant sur le lien des bonnes pratiques pour votre organisation.
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