Pour tous ceux qui ont du mal à rester motivé et organisé, le combat quotidien contre la procrastination peut sembler insurmontable. En effet, comment pouvez vous affronter cet ennemi invisible qui nuit à votre organisation au travail ?
Il vous faudra acquérir des bonnes habitudes pour gérer vos tâches et projets. Nous allons donc explorer comment surmonter la procrastination et améliorer son organisation du travail à travers quatre éléments :
- identifier les tâches et projets à accomplir,
- trouver les moyens de se motiver pour atteindre les objectifs fixés,
- planifier le temps et l’espace de travail pour être plus productif
- et trouver des solutions efficaces pour surmonter les problèmes liés à la procrastination et à l’organisation du travail.
Les causes de la procrastination
La procrastination est le fait d’éviter de réaliser des tâches ou des projets importants. En conséquence, vous prenez du retard sur vos objectifs. Elle peut être causée par différents facteurs, tels que les distractions, la peur de l’échec, la difficulté à se concentrer et le manque de motivation.
Les distractions
Elles sont l’une des principales causes de procrastination, car elles nous empêchent de nous concentrer sur ce que nous devons faire. Les distractions peuvent prendre la forme de notifications, mails non lus, conversations en ligne inutiles et plus encore.
Pour éviter cela, nous devons créer un espace calme et sans distraction pour nous concentrer sur nos tâches à accomplir. Vous prendrez la résolution de couper votre téléphone et vos accès aux réseaux sociaux. La télévision et la radio seront également éteintes.
La peur de l’échec
Une autre raison fréquente pour laquelle les gens procrastinent est qu’ils ont peur de l’échec. Ils redoutent les conséquences qui pourraient découler d’un travail mal fait. La meilleure solution face à cette peur est d’accepter son imperfection. En effet, il est normal de ne pas être parfait ou d’avoir besoin d’aide pour améliorer le travail.
La difficulté à se concentrer
Parfois, même si une personne a les bonnes intentions, elle peut avoir du mal à se mettre au travail. Par exemple, elle n’arrive pas à se concentrer suffisamment pour terminer sa tâche. Il y a plusieurs solutions pour contourner ce problème :
- se lever plus tôt,
- organiser le temps en bloques
- ou trouver un lieu calme où on peut aller travailler. Un bureau isolé semble tout indiqué.
Le manque de motivation
Le manque de motivation est souvent lié à un sentiment démotivant comme ‘’à quoi sert mon travail ?’’ ou ‘’est-ce vraiment important? ‘’. Ces pensées vous limiteront et vous n’atteindrez pas vos objectifs. Pour y remédier, vous pourrez vous fixer un objectif personnel qui pourra être atteint si le travail est effectué. Quelques exemples d’objectifs personnels :
- Obtenir une promotion
- Avoir une augmentation
- Réussir son projet d’entreprise
La mauvaise organisation
Souvent la cause principale derrière la procrastination est une mauvaise gestion du temps ou une organisation pratiquement inexistante du travail que l’on doit effectuer. On doit établir des priorités et apprendre à hiérarchiser chaque action afin que rien ne soit oublié ou ignoré.
Les conséquences de la procrastination
La procrastination peut causer des problèmes sur le long terme qui ne sont pas à prendre à la légère. Il est important de comprendre que sans un bon plan, la procrastination mène à une perte de temps et d’opportunités qui ne peuvent pas être récupérés. Elle vous fera manquer vos promotions, augmentations ou vous n’arriverez pas à lancer votre entreprise. Ce sont des projets de vie qui peuvent être remis en cause.
Le stress
En effet, le principal effet négatif de ce comportement est le stress. Le simple fait de devoir rattraper un retard crée une pression supplémentaire et met le corps sous tension constante.
Cette montée en pression peut avoir des effets néfastes sur la santé mentale et physique.
La perte de temps
Lorsqu’on reporte les tâches à plus tard, on dilue inutilement son énergie et sa concentration en réalisant plusieurs petites tâches au lieu d’une seule grande. Ainsi, on perd en efficacité et cela nécessite plus d’effort. C’est donc contre-productif !
La perte de productivité
Cela va sans dire que si on passe trop de temps à procrastiner, on finit par produire moins de travail et donc avoir moins d’avancée sur nos objectifs à court ou long terme. Ceci peut nuire aux relations avec nos clients ou partenaires car ils attendent toujours des résultats ou un travail concret qui est retardé inutilement.
Il en va de même pour votre vie privée. Si vous remettez sans cesse à plus tard la réservation de vacances, l’organisation d’une soirée, l’achat d’un cadeau, vous finirez par décevoir vos proches.
La mauvaise qualité du travail
Quand on attend jusqu’à la dernière minute pour commencer ou finir un projet, la qualité du travail en souffre. Ceci peut affecter notre réputation professionnelle et entraîner des conséquences négatives sociales ou matérielles très importantes.
Comment organiser son travail pour éviter la procrastination
Organiser son travail, c’est apprendre comment bien gérer son temps afin d’atteindre ses objectifs rapidement et efficacement. Voici quelques conseils pour vous aider à structurer votre journée et à gérer correctement votre temps.
Définir des objectifs clairs et réalisables
Avant de commencer quoi que ce soit, vous devez savoir exactement ce que vous allez réaliser aujourd’hui. Définissez des objectifs clairs, réalistes et mesurables qui puissent être atteints dans un laps de temps limité.
Cela vous donnera une meilleure vision à long terme.
Se fixer des délais réalistes
Une fois que les objectifs sont clairement définis, les délais pour y arriver doivent ensuite être précisés. Établissez une échéance raisonnable et essayez de la respecter le plus possible.
Prioriser les tâches
Vous ne pouvez pas faire tout ce que vous voulez en même temps ! Lorsque vous organisez votre journée, commencez par prioriser les tâches importantes ou urgentes et organisez les autres en fonction de leur ordre de priorité.
Créer une liste de tâches pour contrer la procrastination
Une liste de tâches permet non seulement d’organiser son travail, mais aussi de clarifier ses idées et son plan d’action. Vous pouvez utiliser différentes applications pour créer cette liste et bien gérer votre temps en tenant compte des délais à respecter. Trello ou un CRM comme Hubspot peuvent être utiles.
Se fixer des pauses régulières
Prendre des pauses est essentiel pour garder l’esprit alerte et concentré. Faites-vous une pause régulière tout au long de la journée pour vous reposer et recentrer sur ce que vous faites.
La procrastination : le mot de la fin
C’est un problème dont souffre beaucoup de personnes. Elles ne s’en rendent pas directement compte et certaines s’en vantent au début. Les conséquences peuvent être importantes mais pas toujours quantifiable. En effet on est souvent dans de l’opportunité manqué, dans le coût d’une opportunité non réalisée. Ce qui est sûr, c’est que les personnes qui réalisent les tâchent dans le temps imparti vont beaucoup plus loin et plus vite que celles qui repoussent sans cesse les échéances.
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