Vous avez sans doute 1 ou plusieurs acheteurs dans votre organisation. Si vous êtes plutôt mature dans votre fonction achat, des stratégies par commodités sont édités chaque année avec un plan d’actions sur 3 ans. Cela permet d’être certains d’avancer dans le sens de la stratégie de votre entreprise. Est-ce suffisant ? Oui pour certains. Mais pour d’autres, un besoin de communication interne et externe est nécessaire. Vous ne pouvez pas publier vos stratégies, alors il vous faut un autre support. C’est là que la politique achats intervient. Elle va permettre de communiquer à tous ceux qui le souhaitent, le rôle de la direction achats au sein de votre entreprise. Nous allons voir ensemble de façon concrète comment construire une politique achats.
Politique achats : cadre et définition
Votre politique d’achat se doit d’être en ligne avec la stratégie globale de votre entreprise. Elle vise principalement à donner une ligne directrice pour que la fonction achat rende votre société la plus compétitive possible. Les points clés regroupent les domaines suivants :
- La collaboration à la définition et l’application de la politique produits ;
- La création d’une politique fournisseurs ;
- Une communication interne à l’entreprise pour les services avec lesquels votre service achat travaille ;
- Une communication externe à destination principalement de vos fournisseurs mais aussi des clients qui peuvent s’intéresser à vos achats dans le cadre d’audits ou de marché public ;
- La politique qualité achats ;
- Des règles d’éthiques pour préserver l’éthique dans les affaires et éviter la corruption ;
- Enfin votre politique RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale) pour les plus avancés d’entre vous.
Contribution à la Stratégie d’entreprise
Vous noterez ici en quoi votre stratégie achats est cohérente par rapport à votre stratégie d’entreprise. Par exemple, si votre stratégie est de devenir plus compétitif en baissant vos coûts de revient, alors la stratégie d’achats sera simple à décrire. La stratégie d’achats est d’optimiser les dépenses afin de réduire le coût de revient de l’entreprise pour en augmenter sa rentabilité. C’est intéressant mais reste une vision à court terme.
Si on veut aller à plus long terme, voici quelques exemples :
Cela peut également porter sur la captation de l’innovation. Vous pouvez demander à vos acheteurs d’être constamment en veille sur les nouveaux développements afin de garder une avance technologique sur vos concurrents.
Vous pouvez vous engager sur la notation ESG (Environnement, Sociale, Gouvernance).
Il est aussi pertinent d’ouvrir la voie à la Responsabilité Sociale et Environnementale de l’entreprise. Si vos achats représentent plus de 50% de votre chiffre d’affaires, alors la politique achats sera clé pour la réussite.
Objectifs de la direction achats
La mise en place de votre stratégie d’achats nécessite des indicateurs clés de performance ou des objectifs mesurables.
A titre d’exemple, vous pourriez y mettre :
- Générer des économies sur les achats directs et indirects de X% par an, soit XXX k€ par an ;
- Approvisionner l’usine de façon fiable en évitant tout arrêt de production ;
- Avoir un taux de service livraison fournisseurs supérieur à 90% ;
- Maintenir le taux de non qualité fournisseurs en dessous de Y% ou YY ppm ;
- Rationaliser le panel fournisseurs, s’il y a lieu ;
- Décarboner les achats de Z % chaque année ;
- Justifier la création d’emplois localement par la relocalisation de vos dépenses.
Les différentes politiques associées à la politiques achats
La politique achats est liée à d’autres politiques de l’entreprise.
Politique produits
La politique produit se base sur une description technique ou fonctionnelle à l’aide d’un cahier des charges. Elle reflète le souhait de la R&D qui doit être partagée avec les services :
- Industrialisation. Cela permet de s’assurer que votre entreprise est capable d’industrialiser les idées de la R&D à des coûts acceptables ;
- Ergonomie afin de vérifier que la santé des opérateurs est prise en compte ;
- Qualité pour comparer à l’expérience passée et valider que des process répétables soient utilisables ;
- Emballage. Ce service s’assurera que la livraison peut se faire directement sur votre ligne de production ;
- Achats qui interviendront après que les services ci-dessus aient donné leurs avis. Le service achats sera à même d’indiquer si les spécifications demandées sont dans les standards de l’industrie, dans les capacités des fournisseurs ou bien exceptionnelles. Il pourra aussi rediscuter avec la R&D sur la nécessité de certaines tolérances trop restreintes qui feraient grimper les coûts de fabrication.
Politique fournisseurs
La relation fournisseur est prise très au sérieux par la direction achats. Votre but est de viser une relation à long terme afin de les fidéliser et de les faire monter en compétences.
De ce fait, vous mettrez en place un système d’évaluation fournisseurs et de plan d’actions annuel. Ainsi votre service achat récompensera les meilleurs prestataires, fera progresser les moins bons afin que l’ensemble du réseau s’améliore.
Politique de communication
Communication interne
Les achats sont un lieu privilégié pour discuter des besoins de l’entreprise et notamment sur les :
- Spécifications,
- Standards,
- Délais,
- Niveau de qualité attendu,
- Coûts,
- Innovations,
- Taux de carbone,
- Etc…
Communication externe
La direction achats doit fournir une image irréprochable en matière d’éthique, de traitement des fournisseurs et de compétences. Cela permet de renforcer l’image de la société à l’extérieur.
Politique Qualité
L’objectif du service achats sur le plan qualité est d’assurer la satisfaction clients. Pour cela, la politique achats s’appuie sur 4 piliers QCDI :
- Qualité ;
- Coûts ;
- Délais ;
- Innovation.
La qualité achats vise à optimiser ces 4 piliers en sélectionnant les fournisseurs les plus adaptés à vos besoins.
La qualification d’un nouveau fournisseur suit une procédure bien établie :
- Validation du cahier des charges ;
- Comparaison des offres suivant la matrice de comparaison fournisseurs ;
- Audit fournisseur ;
- Commandes tests ;
- Validation des pièces achetées ;
- Signature du contrat cadre ;
- Démarrage progressif des achats séries.
La procédure de qualification est garante d’un choix pragmatique et d’un accord commun avec les autres services qui travailleront avec le fournisseur.
L’éthique dans les achats
La déontologie dans la politique achats est un point essentiel car il prévient des dérives auxquelles peuvent être tentées les acheteurs.
Égalité de traitement entre fournisseurs
L’acheteur transmet, aux fournisseurs d’un même appel d’offre, le même dossier et les mêmes informations. Il prend le temps de répondre aux questions de chacun de ses interlocuteurs. Les critères d’évaluation sont transparents et communiqués autant en interne qu’en externe.
Aucune offre concurrente n’est transmise à une autre société.
Une relation respectueuse
L’acheteur respecte ses fournisseurs et tient sa parole. Il représente la société et agit donc en ambassadeur. Son but est de tisser des relations à long terme avec les sous-traitants et cela se bâtit sur la confiance.
Les 2 parties doivent consentir à des efforts communs pour grandir ensemble sur la durée. La politique achats s’engage sur la voie du partenariat. A ce titre le partenaire doit apporter ce qui se fait de mieux à l’entreprise en termes d’innovation et de performances.
Anti-corruption
L’acheteur est une personne intègre. Les choix d’attribution de marché sont faits indépendamment des cadeaux reçus. C’est d’ailleurs pour cela qu’il refuse tout cadeau dépassant un montant raisonnable. Ainsi il n’est pas redevable et garde sa liberté de choix.
La séparation des rôles est importante. Ce n’est pas la même personne qui identifie le besoin, qui prépare la consultation, sélectionne le fournisseur, réceptionne et paie la facture.
Elle comporte 4 thématiques que sont l’environnement, l’éthique, les droits de l’homme et du travail, les achats responsables.
Les entreprises qui adoptent une politique RSE dans leur Supply Chain voient de nouveaux débouchés de croissances et un intérêt par de nouveaux clients. L’accès a certains financement et investisseurs leur est ouvert.
En quelques mots, le RSE demande à être capable de :
- Mesurer son impact environnemental
- Utiliser les technologies les plus propres
- Garantir de bonnes conditions de travail à vos employés
- Favoriser la diversité (origine, homme/femme, etc…)
- Fabriquer des produits recyclables (voir déjà recyclés) ou proposer des services verts
- Favoriser l’emploi local
- Lutter contre la corruption
Politique achats : le mot de la fin
La politique achats regroupe sur quelques pages ce que la direction achats doit apporter à l’entreprise. Elle agit comme l’étoile polaire pour les navigateurs. Les acheteurs peuvent s’y référer pour savoir si leur décision va bien dans le bon sens.
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