Il est primordial d’auditer régulièrement vos fournisseurs afin de vous assurer de leurs capacités à reproduire la qualité attendue. Ce bilan que vous pouvez dresser en une journée de travail vous permettra de connaître factuellement le niveau de vos fournisseurs. Auditer une entreprise via un audit Qualité peut sembler compliqué la 1ère fois mais ce n’est finalement qu’une liste de critères à vérifier et un réflexe de questions à soulever. Gardez à l’esprit que lorsqu’un fournisseur vous décrit un processus, vous voulez en voir la preuve.

Si vous n’avez pas lu la 1er partie, vous la retrouverez sous ce lien : “Comment réaliser un Audit Fournisseur (partie 1/2)”

Logistique et Supply Chain

Planning et délais

Le planning de production et les délais de livraison sont les 2 éléments clés de cette partie. Premièrement, afin de rester pragmatique, vous devez comparer les délais de la société avec les délais habituellement observés sur ce secteur.

Ensuite vous devrez poser des questions sur le fonctionnement du planning de production. Existe-t-il une systématisation de la démarche ? Vous n’avez pas besoin d’être plus précis, votre interlocuteur se fera un plaisir de vous apporter les éléments.

Enfin, lorsque vous avez une demande urgente, trouvez vous en face des personnes conciliantes et flexibles ? Ou bien sont-ils rigides et n’acceptent-ils aucun imprévu ? C’est un point très important car vous rencontrerez toujours des imprévus à l’origine d’un client ou d’un loupé chez vous.

La méthode pas à pas pour faire un audit qualité fournisseur

Capacité de production

Il existe quelques questions simples à poser lorsque vous voulez faire un audit de cette partie. Vous pouvez commencer par demander le nombre d’équipes qui travaillent sur votre production. Ont-ils prévu un stock de sécurité chez eux pour palier à un problème de production ou d’approvisionnement ?

Enfin, combien de jours et d’équipes sont nécessaires pour produire l’équivalent d’une livraison de taille usuelle ?

Export et expérience logistique

Il peut être utile de savoir quel est le niveau d’expérience que possède le sous-traitant sur les livraisons à l’international. N’hésitez pas à lui poser des questions sur les lieux où se trouvent ses clients. Vous pouvez également demander de quels pays il importe ses achats. Vous saurez ainsi s’il a de l’expérience dans les 2 sens (import et export).

A titre pratique, est-ce que le fournisseur se trouve près d’un aéroport, d’une autoroute ou se situe-t-il dans une impasse sur un chemin non goudronné ?

Concepts logistiques

Votre fournisseur connait-il les différents modèles logistiques que vous utilisez ? A savoir, les commandes au fil de l’eau, les contrats quantitatifs, les contrats pour lesquels le fournisseur gère les appels et la consignation. Faire un audit de la logistique nécessite également que vous connaissiez les bases des modèles. Si vous le souhaitez, je pourrais développer ce sujet.

S’il ne les connaît pas ou n’a pas d’expérience, met-il un frein à leur utilisation ou est-il prêt à le faire ?

La volonté est souvent un point clé de réussite dans les relations commerciales.

Spécification de l’emballage et des étiquettes

Les documents nécessaires aux envois internationaux sont-ils bien conformes aux standards internationaux et en anglais ?

Il est possible (et conseillé) d’avoir son propre système d’étiquette. Avez-vous pu en discuter avec le fournisseur et est-il capable / d’accord pour l’utiliser ?

Lors d’expéditions internationales, il est souvent nécessaire d’avoir de bonnes connaissances sur les documents administratifs à présenter. Le risque est de voir ses expéditions bloquées en douane ou de n’être jamais payé par le client en cas de lettre de crédit. Vous pouvez alors questionner le prestataire sur son expérience en livraison aérienne et maritime.

Faire un Audit Qualité : Technologie, Production et Ingénierie

Processus de fabrication

Une visite de l’atelier de production s’impose pour bien évaluer cette partie. Il vous faudra avoir l’œil et bien connaître ce qui constitue le cœur des compétences à maîtriser en interne.

En effet, la première vérification consiste à déterminer si toutes les compétences clés sont présentes sur le site de production. Est-ce que les étapes déterminantes de la fabrication sont bien faîtes par votre fournisseur ? Dans le cas contraire, vous pourriez vous être trompé de cible.

Vous pouvez aussi noter combien d’étapes de fabrication sont nécessaires à la création de votre produit. Ainsi, vous pourrez reconstituer le schéma de production de votre sous-traitant.

Auditer l’équipement de production

Vous devrez répertorier à cette étape le nombre de machines présentes et leurs niveaux techniques. Par exemple, s’il s’agit de presses, combien de tonnes font-elles ? A quel âge estimez-vous la moyenne des différents équipements que vous voyez ? Pouvons-nous dire que l’équipement est moderne ou dépassé ? C’est vraiment une question clés.

J’ai parfois rencontré des directeurs de production qui étaient fiers de me présenter leurs outils qui avaient 30 ans. Il s’agissait sans doute des meilleurs équipements à l’époque, mais je voyais bien qu’ils n’avaient pas visité leurs concurrents qui s’étaient modernisés à plusieurs reprises. Les différences de coûts s’expliquent très souvent par l’équipement d’une entreprise.

Pour donner suite à cette remarque, vous penserez à comparer les équipements que vous voyez à ceux de ses concurrents.

Enfin, on mesure la maturité d’un fournisseur à sa capacité à préparer l’avenir. Vous pourrez ainsi demander son plan d’investissement pour les 2, 3 ou 5 ans à venir.

Compétences en ingénierie et R&D

Il va vous être difficile d’évaluer le niveau de leurs ingénieurs ou de leurs centres de R&D, ce n’est évidemment pas le but. Vous devrez cependant demander des exemples de projets réalisés en codéveloppement. C’est-à-dire des projets où ils ont fait travailler ensemble leur R&D et celle de leur client.

Vous pourrez aussi demander des exemples de produits qu’ils fabriquent et ainsi estimer le niveau de complexité qu’ils sont capables de maîtriser.

Une autre manière d’évaluer la complexité est de savoir s’il leur arrive de travailler en équipe internationale. En effet, les différences culturelles posent des problèmes supplémentaires. Il peut s’agir d’une équipe en interne ou un mélange avec une entreprise externe.

Échange de Données Informatique, EDI

C’est une vérification simple sur les possibilités d’automatisation informatique. Si l’EDI est possible, alors lorsque votre système ERP détecte un besoin, la commande peut partir automatiquement sans intervention humaine.

Lorsque ce fonctionnement est maîtrisé, c’est un énorme gain de temps.

Pour que cela fonctionne, vous devrez spécifier un format pour l’échange de données. Un projet est souvent monté entre les 2 services informatiques.

Diagnostic de la Compétences et Polyvalence du personnel

On s’intéresse maintenant au niveau de qualification des employés, techniciens, ingénieurs et du management de l’entreprise fournisseur. Il faut réussir à déterminer si leur niveau de connaissances, leur savoir-faire sont connus et suffisants.

Vous pourrez demander s’il existe des matrices de polyvalence pour chacun des services de l’entreprise. Vous n’hésiterez pas à demander à voir ces matrices, cela servira de preuve.

La formation régulière est primordiale. Alors vous questionnerez sur l’existence d’un plan de formation annuel.

Propreté de l’établissement

C’est un critère qui me sert personnellement de base à l’évaluation que je fais d’un fournisseur. Il ne m’a encore jamais induit en erreur. Si l’entreprise est propre et bien rangée, alors l’organisation et le processus qualité sont souvent à un bon niveau.

Vous pouvez commencer par les poubelles de l’entreprise. Si vous voyez qu’il y a un tri de fait pour la valorisation alors il est fort probable que la production soit impeccable. En effet, prendre soin des poubelles est souvent la dernière chose qu’on met en place.

Vous pouvez aussi interroger sur les plans de prévention des accidents.

Contrôle sur le Management du Processus et Flux de Production

Il s’agit de faire un léger VSM ou Value Stream Mapping. En d’autres termes, vous suivez le flux des pièces de la réception à l’expédition. Si vous concluez que le flux est logique, simple et claire alors le point est validé. Au contraire si le chemin est illogique, alors vous noterez qu’il y a un progrès à faire.

Les flux d’informations doivent également circuler de manière simple et fiable. Un minimum de papier doit être utilisé afin d’éviter que l’information ne se perde en route.

Tout le personnel de l’entreprise doit savoir qui sont les responsables qualité à contacter en cas de problème. Vous pourrez questionner à ce sujet.

Fiabilité de la production

Vous poserez la question à votre interlocuteur sur ce qui est prévu au cas où la machine qui produit vos pièces tombe en panne. En fait, il s’agit de connaître le plan B. S’il n’y en a pas alors vous devrez avoir un second fournisseur en vue.

Le mieux étant que votre fournisseur ait sa machine en double avec une réserve de capacité de production. De même si le site de production a un double similaire sur un autre site alors vous avez une sécurité supplémentaire.

Afin de prévenir cette situation, vous n’hésiterez pas à demander le plan de prévention de maintenance. Un coup d’œil au local maintenance peut s’avérer utile pour voir comment il est géré. Il faudra demander si les pièces de rechange sont accessible rapidement.

Faire un Audit : Sujets Additionnels

Audit achats

Vous poserez quelques questions simples comme par exemple :

  • Y a-t-il une stratégie produit ?
  • La feuille de route existe-t-elle ?
  • Comment prennent-ils en compte la responsabilité sociale de l’entreprise ?
  • Comment s’assurent-ils que leurs fournisseurs respectent l’environnement ?
  • Sont-il d’accord pour travailler en « Open Book Policy », c’est à dire en étant transparent sur la structure de coûts ?

Audit R&D

Vous devrez observer s’il y a une réelle volonté de fabriquer les pièces selon vos spécifications. Les documents que vous fournissez sont-ils correctement étudiés et pris en compte ?

Enfin, quelles sont les réelles capacités de développement du sous-traitant ? Pour ce point, vous devrez demander des exemples de réalisation.

Audit Qualité

Il faut évaluer sur ce point la volonté de vouloir s’engager sur la qualité avec un contrat. Il devient souvent plus compliqué pour une entreprise d’écrire les promesses faites par les commerciaux.

Vous veillerez bien sûr à savoir si le fournisseur est prêt à s’engager dans une démarche de qualité préventive et de coopération afin de réduire au minimum les non-conformités.

Audit Environnement

Quelle est la politique de l’entreprise fournisseur vis-à-vis de l’environnement ? Existe-t-il une réelle démarche ? Vise-t-elle la certification ISO14001 ?

C’est important de s’y intéresser car cela affecte le monde dans lequel on vit.

Responsabilité sociale de l’entreprise

Concernant le respect de la loi et la prohibition de la corruption, quelles sont les mesures concrètes que le sous-traitant a mis en place afin de lutter contre la violation de la loi et la corruption ?

Pouvez-vous certifier que le fournisseur respecte les droits de l’homme et qu’il interdit le travail des enfants ?

Savez-vous si l’entreprise a mis en place les mesures nécessaires pour assurer à ses salariés un environnement de travail sûr ?

Le fournisseur s’assure-t-il que ses propres fournisseurs respectent tous ces points ?

Faire un Audit Qualité : ce qu’il faut retenir

Grâce aux 2 articles traitant de ce sujet, vous avez pu vous rendre compte qu’il n’y a rien de difficile dans un audit d’entreprise. En effet, nous avons 4 grandes étapes que sont :

  • Structure, Capacités et Savoir-Faire
  • Qualité et processus de Management
  • Logistique et Supply Chain
  • Technologie, Production et Ingénierie

Pour chacune de ces étapes vous connaissez la démarche à entreprendre ainsi que les questions à poser. Vous n’avez plus qu’à vous lancer !

Je vous encourage aussi à me tenir informé de vos résultats soit en postant un commentaire, soit en m’envoyant un message privé.

Les articles qui concernent les fournisseurs vous intéressent ? Vous retrouverez tout ce qu’il faut savoir sur la maîtrise des coûts en cliquant sur ce lien.

Si vous avez aimé cet article ou si vous l’avez trouvé utile, alors n’hésitez pas à mettre un commentaire et à le partager.

Vous apprécierez sans doute d’en savoir un peu plus sur les normes ISO grâce à cette page de Wikipédia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_de_normes_ISO

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