Aujourd’hui, face à la complexité croissante des projets et au besoin de productivité accrue, il est essentiel de s’appuyer sur un outil pratique et simple pour gérer son travail. Heureusement, Trello est là pour répondre à ce besoin avec sa mise en page intuitive, sa variété d’organisation et ses fonctionnalités avancées qui rendent le suivi des éléments plus efficace que jamais. Dans cet article, on découvrira comment utiliser Trello pour améliorer la productivité et maîtriser les projets grâce à étapes faciles.
Ces informations vous seront utiles en entreprise et dans votre organisation personnelle.
Utiliser Trello pour gérer des projets et des tâches
Trello est un outil de gestion de projet, conçu pour trouver des solutions et gérer le travail avec une plus grande efficacité. Cette application Web permet aux utilisateurs de créer des cartes, des tableaux et des listes pour organiser leurs activités.
Il vous aide à améliorer la productivité en vous fournissant les outils pour planifier, suivre et réaliser rapidement vos objectifs.
Comprendre le concept de Trello
Avant de pouvoir commencer à utiliser Trello dans votre entreprise ou à domicile, il est important que vous compreniez son concept. Le principe derrière Trello est très simple: vous créez des cartes qui représentent des tâches ou des projets spécifiques, puis les structurez dans des listes.
Chaque liste peut contenir autant de cartes que nécessaire, ce qui rend la gestion des projets extrêmement facile.
Créer un compte Trello
Une fois que vous avez compris le concept de Trello, la première étape consiste à créer un compte gratuit sur le site Web officiel Trello. Avec ce compte, vous pouvez accéder à l’ensemble des fonctionnalités offertes par Trello, dont la possibilité de créer et partager des tableaux avec d’autres membres.
Créer un tableau Trello
Après avoir créé votre compte Trello, vous êtes prêt à commencer à utiliser cet outil efficace pour organiser votre travail. La première étape consiste à créer un tableau.
Un tableau peut servir à diffuser les informations sur un projet spécifique ou à partager les tâches entre plusieurs membres d’une équipe. Une fois que le tableau est configuré, vous pouvez ajouter des cartes afin d’organiser les informations pertinentes
Créer des cartes, des tableaux et des listes pour organiser le travail
Une fois que votre tableau a été mis en place, il est temps de développer un système complet pour planifier et suivre les progrès du travail. Pour ce faire, vous devez créer une combinaison de cartes, de tableaux et de listes qui reflète fidèlement l’avancement du projet.
Créer des cartes
Les cartes contiennent le plus de détails et sont utilisées pour suivre les étapes et les progrès des projets. Les informations qui peuvent figurer sur une carte incluent la description, l’assignation de la tâche à une personne, les dates limites et toute autre information pertinente. On peut y ajouter des checklists, des images, des pièces jointes, des notifications à chaque fois qu’un membre de votre équipe fait une mise à jour, …
Vous pouvez créer autant de cartes que nécessaire pour organiser le travail.
Créer des listes
Les listes sont des séries de cartes regroupées par thème ou objectifs communs. Elles vous permettent d’organiser plus facilement les tâches en fonction du besoin: urgent/important, à faire aujourd’hui, ce semaine, idées de sortie, films à voir, restaurants à tester, etc.
Les listes peuvent être déplacées d’un tableau à un autre afin de suivre les progrès et leurs mises à jour
Créer des tableaux
Les tableaux sont destinés à regrouper diverses informations liées à une catégorie spécifique. Par exemple, on peut y définir : gestion du SAV, gestion du projet X, sorties en famille, travaux pour la maison. Ils contiennent différentes listes qui répertorient les activités associées à ce projet ou tâche.
Vous pouvez partager ces tableaux avec d’autres membres de votre équipe ou organisme afin qu’ils puissent voir quelles tâches ont été assignées à qui et comment avancer rapidement vers la conclusion.
Utiliser les fonctionnalités avancées de Trello
Trello propose une série d’outils avancés conçus pour améliorer l’efficacité de votre travail. Ces outils comprennent les checklists, les étiquettes et les exemples qui vous aident à rester organisée durant des projets complexes.
Utiliser les étiquettes
Les étiquettes sont très utiles pour marquer des informations telles que le statut du projet ou le type de tâche – essentiellement un moyen efficace d’organiser et d’identifier rapidement chaque élément du projet. Les couleurs peuvent être attribuées aux étiquettes afin que vous puissiez identifier plus rapidement ce dont il est question.
On peut imaginer une étiquette verte pour le service marketing, une bleu pour la R&D, une orange pour la finance, etc… Ou si on est dans notre vie personnelle, une couleur pour madame, une pour monsieur et ainsi de suite.
Utiliser les checklists
Les checklists sont un excellent moyen de garder la trace des progrès accomplis. En effet, vous retrouverez sans peine les actions effectuées et en cours. Lorsque vous créez une checklist, vos membres savent exactement quoi faire et ce qui est attendu de leur part.
C’est une façon simple et rapide d’organiser les tâches et de s’assurer qu’elles soient réalisées.
A titre personnel, je me sers des checklists pour faire les valises de la famille afin de ne rien oublier. Qui n’a pas regretté d’avoir oublié le doudou des enfants ou les médicaments contre l’allergie ?
Utiliser les exemples
Les exemples sont également très utiles pour organiser un projet complexe. Les exemples vous permettent de créer des modèles prédéfinis à partir desquels vous pouvez copier et coller les informations qui vous seront utiles.
Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile si vous avez besoin de traiter souvent des projets similaires. Trello propose de nombreux modèles d’organisation qui ont fait leurs preuves. Vous pouvez sans problème les adapter à votre contexte.
Gérer une équipe avec Trello
Grâce à Trello, il est très facile de gérer plusieurs membres d’une équipe en même temps. En effet il permet aux utilisateurs de partager des tableaux et d’inviter des membres à participer au projet. C’est également lié à un calendrier qui permet de gérer les tâches dans le temps.
Partager des tableaux
Vous pouvez partager vos tableaux avec autant de personnes que vous le souhaitez. De plus, elles peuvent être ou non membres du même organisme ou entreprise que vous. En partageant un tableau, chaque personne invitée peut modifier les cartes, les listes et participer activement au projet.
Inviter des membres à participer à un projet
Une fois que votre tableau est configuré et prêt à accueillir de nouveaux membres, l’étape suivante consiste à inviter ces personnes pour qu’elles puissent commencer leur travail. Avec Trello, vous pouvez inviter des membres en seulement quelques clics. Ensuite ils ont accès à la gestion du projet en toute simplicité.
Assigner des tâches aux membres
Une fois que votre équipe est assemblée, vous êtes prêt à assigner chaque tâche individuelle afin que chacun puisse savoir exactement ce qui doit être fait et ce dont chaque membre est responsable. Il suffit d’utiliser la fonctionnalité assignation pour attribuer une tâche spécifique à un membre spécifique, ce qui rend le travail beaucoup plus simple. De plus, il est possible de donner une date limite pour réaliser la tâche. La personne voit ainsi ce qu’elle a à faire dans sa liste de tâche ou son calendrier. L’organisation est ainsi beaucoup plus aisée.
Comment utiliser Trello : le mot de la fin
Trello est bien conçu pour améliorer la productivité et faciliter la gestion de projets complexes. Cet outil offre une variété de fonctionnalités puissantes et pratiques qui peuvent vous aider à réaliser vos objectifs. Enfin, vous pouvez être débutant ou chevronné en gestion de projet, Trello vous sera une aide précieuse.
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