Grâce à cet article, vous allez apprendre à rédiger une fiche de poste afin de préciser les domaines ainsi que les activités dans lesquelles vos employés vont intervenir.
Son but est d’aider à la parfaite compréhension du rôle de chacun dans l’entreprise. Elle est utile aux employés, managers et aux ressources humaines. De plus, elle est un bon support lors d’un recrutement.
Fiche de poste : Définition
La fiche de poste décrit le rôle de chacun ainsi que les missions ou activités qui lui sont associées. Elle contient les principaux composants concernant le poste. La fiche de poste indique les objectifs ainsi que les moyens mis à disposition pour les atteindre.
Elle n’est pas obligatoire mais c’est un vrai plus pour une bonne gestion d’entreprise. Vous n’êtes pas sans savoir qu’une bonne gestion vous permettra de gagner du temps et d’augmenter votre rentabilité. C’est pourquoi j’en parle sur ce blog.
Qui rédige la fiche de poste ?
Les RH, le manager et l’employé concerné peuvent participer à sa rédaction. L’employé aura l’avantage de pouvoir aller en profondeur dans le détail de ses activités. C’est intéressant car par rapport à une personne des RH, il connaîtra sans doute mieux son travail et les domaines sur lesquels il intervient.
Le manager a également une idée de ce qu’il attend du poste en question. Il est donc nécessaire qu’il valide au minimum la fiche de poste.
Les ressources humaines finaliseront la fiche car ils en sont responsables.
A qui s’adresse la fiche de poste ?
Une fois n’est pas coutume, les destinataires de la fiche de poste sont les mêmes que ses rédacteurs. En effet, elle s’adresse aux salariés, RH et dirigeants.
Salarié
Elle leur offre un cadre concret dans lequel le salarié sait qu’il est attendu. Il a ainsi connaissance de là où démarre ses missions et de là où elles s’arrêtent. C’est une base pour l’entretien annuel d’évaluation.
RH
Elle sert de support au recrutement pour construire le profil de poste. Nous verrons ça plus bas. Elle est aussi utile voir nécessaire pour une bonne gestion des ressources humaines.
Les dirigeants et managers
La fiche permet de définir les besoins en personnels.
Les avantages de la fiche de poste
La fiche de poste est un excellent outil de communication interne. Elle permet à chacun de clarifier son rôle et ses missions.
Un chef d’entreprise pourra les utiliser pour valider qu’il ne manque personne dans son processus.
Elle servira également de base dans la relation entre le collaborateur et le manager afin d’identifier les points forts et faibles. Elle permettra également de visualiser rapidement si des missions n’ont pas le temps d’être réalisées. Ce sera alors l’occasion de se poser la question de la création d’un poste spécifique.
La fiche de poste peut aussi permettre d’ouvrir la discussion sur une évolution du poste en question.
Enfin elle donne la possibilité au chef d’entreprise d’anticiper sur la gestion des ressources concernant :
- Les besoins de formations
- Le niveau de compétence des collaborateurs
- La chaîne des responsabilités dans un processus
- La gestion des carrières
Une petite remarque, la fiche de poste n’est pas contractuelle. Elle peut évoluer pour s’accorder à la réalité changeante d’un poste.
Fiche de poste : La rédaction
Elle est divisée en plusieurs catégories qui permettent d’obtenir une vue d’ensemble du poste et des missions. On y retrouve les caractéristiques nécessaires à l’accomplissement du poste. On y parle donc savoir-faire et savoir-être.
- Le savoir faire concerne les connaissances du métier dont il est question.
- Le savoir être se rapporte plus à la relation et au comportement à avoir avec les autres.
Conseils de rédaction
- Il est important d’utiliser un vocabulaire concret et d’éviter le jargon technique.
- L’implication des collaborateurs dans la rédaction est importante car vous voulez qu’elle soit fidèle à la réalité.
- Une fiche de poste n’est pas nominative.
- Sa rédaction sera faîte de manière concise.
Les rubriques de la fiche de poste
Intitulé du poste
Le titre doit être compris par tout le monde, même des personnes qui ne connaissent pas votre entreprise. Un exemple : Commercial.
Activités
Il ne faut pas entrer dans des détails très précis mais il faut quand même lister les activités principales et secondaires liées au poste. Dans votre description, vous mettrez en lumière les missions de manière pratique. Ce qui veut dire que vous décrirez par des phrases comment mener à bien un aspect de la mission.
Exemple : En tant que commercial, vous réserverez 1 jour par semaine à faire de la prospection de nouveaux clients. Vous utiliserez le courrier, email et téléphone pour obtenir des rendez-vous. Le nombre de tentatives de prise de contact, le nombre de prise de contact réussie ainsi que le nombre de rendez-vous obtenus seront consignés dans le CRM (outils de gestion de la relation client) par vos soins.
Objectifs
Vous mentionnerez vos attentes vis-à-vis du poste.
Exemple : Vous devrez recruter de nouveaux clients pour l’entreprise.
Ici la quantité n’est pas à préciser. Cela fera l’objet de l’entretien annuel qui fixe les objectifs pour l’année.
Les moyens à disposition
Vous pourrez décrire ici les moyens matériel et humains à disposition. Cette partie n’est pas toujours utile.
L’organigramme
Vous préciserez où se situe le poste dans l’organigramme de l’entreprise et à qui il est rattaché.
Savoir-faire et Savoir-être
Il s’agit des compétences nécessaires à la bonne tenue du poste.
Ne pas confondre fiche de poste et profil de poste
Dans un profil de poste, les missions sont idéalisées. On ne les détaille pas mais on cite les grands axes pour que les candidats aient une idée du travail à faire.
La fiche de poste, par contre, peut aller dans le détail. On pourra par exemple décrire que pour remplir telles missions, il faut utiliser tel logiciel et se référer à telle procédure. En d’autres termes, la fiche de poste est concrète.
Son utilisation pour un recrutement
Comme nous l’avons vu précédemment, la fiche de poste est différente du profil de poste. C’est celui-ci qui sera utilisé lors d’un recrutement. Vous allez donc vous servir de votre fiche de poste pour construire le profil de poste idéal que vous cherchez. Vous y mentionnerez les compétences nécessaires ainsi que les missions dans leurs grandes lignes. Le candidat aura tout loisir de vous poser les bonnes questions sur votre fonctionnement. Cela vous aidera à trier les candidats ayant une bonne expérience des autres.
En tant que chef d’entreprise, la fiche de poste vous permet de vous structurer et de formaliser vos besoins. Même si elle peut paraître fastidieuse, elle est une des clés qui vous feront faire la différence face à l’immense majorité de vos concurrents qui ne l’auront pas mise en place.
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