1. Organisation du travail : Faîtes une liste de tâches (suite de la méthode GTD)

Lister toutes les actions, idées, informations que vous avez concernant tout ce que vous devez faire dans votre vie personnelle et professionnelle. L’organisation du travail passe obligatoirement par cette étape indispensable.

organisation du travail

Il n’y a pas lieu de distinguer les 2 à ce moment car pour votre cerveau, cela reste de l’encombrement à libérer.

Personnellement j’utilise Evernote. C’est un logiciel gratuit qui se synchronise sur PC, Mac, Tablette et Smartphone. Si vous avez une idée en vous baladant, vous pouvez la noter dans Evernote sur Smartphone et elle se retrouvera aussi sur votre ordinateur de bureau. C’est un outil extrêmement puissant qui est utilisé dans par beaucoup d’entrepreneurs pour mieux gérer l’organisation du travail. Je ferai sans doute un article pour présenter cet outil.

Une fois notées, vous pouvez les rassembler par thématique :

Vie Privé

  • Emmener mon fils au tennis à 14h
  • Allez chercher ma fille à l’anniversaire de sa copine à 17h00
  • Récupérer les courses au drive lundi 19h00

Vie professionnelle

  • M’abonner à la Newsletter de https//mon-entreprise-rentable.com
  • (Oui, il faut vraiment le faire)
  • Préparer le dossier commercial pour visite de la société bidule
  • Envoyer la consultation pour acheter l’équipement dont j’ai super besoin
  • Revue de performance des collaborateurs
  • Préparer présentation semestrielle des objectifs et de leur atteinte
  • Envoyer invitation réunion à mon collaborateur A pour faire un suivi des activités

Ces tâches peuvent encore être classées en sous catégories qui dépendent de votre organisation. Vous pouvez aussi déléguer tout ou partie de votre liste.

Organisez-les de la plus difficile à la plus facile car on est plus frais en début de journée pour démarrer les actions qui demandent de la réflexion.

Vous pouvez faire le parallèle avec le sport. Après un marathon, vous n’allez pas commencer à faire du fractionné. En d’autres termes, après une journée de travail, vous n’allez pas commencer à faire les tâches difficiles.

Si vous me dîtes que vous êtes plutôt du soir, alors vous avez le droit de garder les actions difficiles pour le soir. C’est vous qui décidez.

2. Soyez imperturbable

Les interruptions sont la cause d’une grande partie de perte de productivité. Je vous ai fait un exemple sur 1 heure de travail, vous me direz ce que vous en pensez :

  • 3 min pour se mettre dans le sujet en relisant et rassemblant toutes les informations
  • 12 min de travail
  • 5 min interruption pour lecture de mails
  • 1 min pour se replonger dans le sujet
  • 10 min de travail
  • 2 min lecture et réponse à un SMS
  • 2 min pour se replonger dans le travail
  • 10 min de travail
  • 10 min interruption au téléphone
  • 5 min interruption Facebook.

Vous avez ici 60 minutes supposées de travail. Ce travail aurait pu être en théorie 60 minutes intensives de travail effectif.

Finalement voici le résultat :

  • 6 minutes pour se plonger dans le sujet
  • 22 minutes d’interruptions
  • 32 minutes de travail

Soit un temps de travail effectif proche de 50% du temps alloué.

C’est à cause de ce phénomène multi tâches ou multi interruptions que nous côtoyons des personnes débordées qui n’avancent pas dans leurs projets. L’organisation du travail passe donc par une capacité à vous isoler des interruptions.

3. Une tâche à la fois

Vous l’avez sans doute deviné. Je vous préconise de faire 1 seule tâche à la fois. Dans le cas contraire vous perdrez toujours du temps à vous replonger dans les sujets parallèles et vous oublierez sans doute des étapes.

Au final le travail vous demandera plus de temps et sera moins bien réalisé.

Je sais que cette méthode est à l’encontre des tendances actuelles et demande de l’auto discipline. Je peux cependant vous le dire, les résultats en valent la peine.

Gardez cette phrase en tête, en anglais ça sonne bien :

Stop starting, start finishing.

4. Allouez vous du temps pour chaque tâche

compteur de temps par tache

Je m’organise toujours avec 2 supports de listes en parallèle.

L’un est finalement une boîte de réception qui peut être un carnet ou une application de note.

L’autre est une liste temporelle : mon agenda.

A première vue, on peut se demander légitimement : What’s the fuck ? qu’on traduira ici en « Mais pourquoi donc ? »

Chaque fin de journée, je prends 5 min pour réfléchir à mes actions du lendemain. J’en liste entre 5 et 20, cela dépend de leur complexité et du temps qu’elles nécessitent. Cela me permet de démarrer directement la journée par du travail effectif.

Ensuite je leur attribue une durée, mon agenda ressemble ensuite à cela  :

  • Petite action 1  : 8h00 – 8h05
  • Grosse action 2 : 8h05 – 9h00
  • Moyenne action 3 : 9h00 – 9h35
  • Grosse action 4 : 9h35 – 11h00
  • Petite action 5 : 11h00 – 11h20
  • Petite action 6 : 11h20 – 11h45
  • Repas : 11h45 – 13h15
  • Moyenne action 7 : 13h15 – 14h00
  • Etc…

Cette méthode, je vous l’avoue, m’a bluffé. On ne s’y attend pas mais elle change notre comportement.

Si on ne met pas de limite temporelle alors on s’étale dans la durée. Je ne sais pas pour vous, mais pour moi c’étais assurément le cas.

Cette méthode m’a permis de doubler mon efficacité alors que je me considérai déjà comme bien organisé. On peut vraiment toujours s’améliorer.

L’agenda électronique que j’utilise est simplement celui de mon smartphone. C’est un outil gratuit, impeccable  Smile.

5. Organisation du travail : le principe des grosses pierres

Cette méthode n’est pas de moi, je ne fais que réutiliser des méthodes éprouvées par des personnes admirables qui maîtrisent l’organisation du travail. Le principe des grosses pierres est très intéressant.

Vous avez un projet qui peut être gigantesque ou petit. Ce projet a forcément un objectif. On est bien d’accord ?

Pour atteindre cet objectif, vous allez segmenter les différentes tâches à réaliser. Jusque là, je n’ai effrayé personne ?

Toutes ces tâches ne peuvent pas être réalisées en même temps, il faut donc leur donner une notion temporelle.

C’est là qu’apparaissent nos grosses pierres. A chaque fin de journée, lorsque je planifie mon lendemain, j’identifie mes « grosses actions ». Vous les avez vues dans la section précédente. Elles portent les numéros 2 et 4.

Ces grosses pierres ou actions majeures sont les actions qui vont vous rapprocher de votre objectif final. C’est le Pareto (20/80) de ce qui vous permettra d’atteindre votre but. Les 20% de vos actions qui rapporteront 80% des résultats.

Il faut absolument réaliser 1 à 3 grosses pierres par jour si vous voulez réellement avancer. Vous allez me dire, « oui mais voilà Maxime, comment on fait pour les identifier ? ».

Je ne pourrais pas répondre à votre place mais en général vous le sentirez. Il m’arrive d’identifier certaines grosses pierres qui n’apporteront finalement rien. Ce n’est pas grave, c’est le métier qui rentre. Je ferai et vous ferez encore des erreurs d’appréciations sur les meilleures actions à entreprendre afin d’atteindre notre objectif.

A la fin ce qui compte c’est d’y arriver.

5 Et demi. Le moment des félicitations

Oui c’est un moment crucial qui arrive à chaque fin de journée. Lorsque toutes les tâches ont été supprimées de notre liste du jour, il faut en profiter pour regarder dans le rétroviseur et se dire :

BRAVO

Un grand pas de plus vers la réalisation de notre objectif.

Vous vous souvenerez de ce qu’il vous reste à faire à la fin de la journée ?

Merci à ceux qui ont suivi, c’est bien la planification du lendemain qui commence.

Retrouvez tous nos articles sur la gestion du temps dans la catégorie gestion du temps.

 

Et vous, avez vous déjà utilisé ces méthodes ? En connaissez-vous d’autres que vous trouvez efficace ? Commentez cet articles et échangeons ensemble sur les meilleures pratiques.

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